Анализ эффективности системы управления

Также в крупных  гостиничных предприятиях в дополнение к руководству высшего звена  используют такую организационную  форму, как исполнительный комитет, который состоит из руководителей  главных функциональных подразделений (служб) гостиницы. В него входят руководители таких направлений, как размещение, питание, маркетинг (коммерческая служба), административно – хозяйственная  работа. Каждый из руководителей за эти направления несет ответственность  за решение стоящих перед ним  задач.

Руководители  среднего звена (руководители структурных  подразделений), обладают полномочиями принятия оперативных решений в  рамках своих подразделений.

Менеджмент в  любой организации (предприятии) выполняет  четыре основные функции – планирование, организация, мотивация, контроль, - без  которых управление организации  не будет осуществляться на должном  уровне. Помимо основных функций менеджмент имеет главную задачу, которая обеспечивает прибыльность, а значит эффективность работы всех подразделений. Гостиницы и отели мирового стандарта имеют свою определенную структуру менеджмента, которая осуществляется с помощью определенных служб. Каждая служба имеет менеджера, заместителя менеджера, супервайзера и хостеса - это среднее управленческое звено отеля и гостиницы. Но судьбоносные решения для организации принимает только высшее звено руководства в иерархии управления. Чтобы управление на местах было более эффективным нужно иметь небольшое число уровней управления и подразделения (службы) должно быть минимальным.  

4.4. Диагностические  исследования типологических  особенностей,

влияющих на стиль управления 

Менеджмент осуществляется с помощью:

1. Высшее управленческое  звено – владельцы предприятия,  генеральный директор и его  заместитель (генеральный менеджер).

2. Генеральный  директор – является посредником  между владельцами предприятия  и управляющим персоналом с  одной стороны и гостями с  другой. Эта функция может быть  охарактеризована как функция  перевода общих постановочных  задач, определяющими владельцами  в конкретные управленческие  решения.

3. Управленческая  структура включает заместителя  генерального директора (генерального  менеджера), который находится на  уровне принятия оперативных  решений, постоянно находившимся  на предприятии.

4. Руководители  структурных подразделений (и  их заместители), которые обладают  полномочиями принятия оперативных  решений в рамках своих подразделений.

Менеджер номерного  фонда:

· Менеджер службы приема (Front Office)

· Менеджер службы посыльных

· Менеджер службы горничных (House keeping)

· Менеджер прачечной (Maintenance)

· Менеджер инженерной службы

· Менеджер службы охраны (Security)  

Менеджер Отдела Напитков и Питания:

· Шеф повар

· Менеджер службы ресторанного обслуживания

· Менеджер по банкетам

· Сменные повара.

Менеджер по маркетингу:

· Менеджер коммерческой службы

· Менеджер Business– Center

· Региональные и коммерческие менеджеры.

Менеджер финансовой службы:

· Главный бухгалтер

· Менеджер кадровой службы (Human Resource)

Менеджер Fitness Center 

Стиль управления менеджеров гостиничного хозяйства  не предполагает прямой зависимости  от их типологических особенностей. Именно в гостиничном менеджменте он проявляется по-разному. Такие проявления не имеют зависимость от типологических особенностей личности менеджера. 

4.5. Стиль управления  в деятельности  менеджера 

Слово «стиль»  – греческого происхождения. Первоначально  оно означало стержень для писания  на восковой доске, а позднее употреблялось  в значении «почерк». Следовательно, стиль руководства своего рода «почерк» в действиях менеджера. Более  полное определение стиля руководства  – относительно устойчивая система  способов, методов и форм практической деятельности менеджера. Под стилем управления понимают манеру и способ поведения менеджера в процессе подготовки и реализации управленческих решений.

Все определения  стилей управления сводятся к совокупности характерных для менеджера приемов  и способов решения задач управления, то есть стиль – это система  постоянно применяемых методов  руководства.

Стиль и метод  руководства существует в определенном единстве. Стиль представляет собой  форму реализации методов руководства, принятую данным менеджером в соответствии с его личными, субъективно –  психологическими характеристиками.

Каждому из сложившихся  методов руководства адекватен  определенный стиль управления. Каждый метод для своей реализации нуждается  в личностях, обладающих вполне определенными  качествами. Кроме того метод управления является, более подвижным и чувствительным к новым потребностям в сфере  управленческих решений, чем стиль  руководства.

Стиль, как явление  производственного порядка, в определенной мере, отстает от развития и совершенствования  методов управления, и в связи  с этом может выступать с ним  в противоречия. То есть, вследствие определенной автономизации стиль руководства в качестве отражения устаревших методов управления может привносить в них новые, более прогрессивные элементы.

Менеджер с  присущим только ему стилем руководства  и своей деятельности используют различные методы управления экономические, организационно – административные (распорядительные), социально –  психологические.

Менеджмент в  гостиничном бизнесе, если рассматривать  эту проблему в общих чертах, имеет  четкую управленческую структуру, она  осуществляется с помощью четырех  базовых функций и менеджера (руководителя) организации (гостиницы), который управляет этим предприятием:

1. Планирование - основа будущего предприятия.  Разработка политики, намеченных  целей, анализ конкурентно –  способности на рынке услуг,  стратегия организации.

2. Организация  - обеспечивает упорядочение экономической,  социально - психологической, правовой  и технической стороны деятельности  гостиницы или организации.

3. Мотивация.  Для менеджмента в гостиничном  хозяйстве, эта функция имеет  очень большое значение - это мотивы  поездки и мотивация трудовых  отношений.

4. Учет и контроль - оценка достигнутых результатов  и целей с намеченными.

Стиль управления менеджеров гостиничного хозяйства  не предполагает прямой зависимости  от их типологических особенностей. Именно в гостиничном менеджменте он проявляется по-разному.

4.6. Организационная  структура гостиничного  предприятия 

Организационная структура гостиничного предприятия  – это административно-иерархическая  система его менеджмента. Как правило, ею охватываются: владелец гостиницы, генеральный директор, заместитель генерального директора, директор номерного фонда, руководитель службы приема, руководитель службы горничных, директор прачечной, главный инженер, руководитель службы безопасности, директор по питанию, шеф-повар, директор ресторана, сменные повара, региональные коммерческие руководители, директор финансовой службы, главный бухгалтер, кассир, руководитель кадровой службы, руководитель хозяйственной службы, директор по обслуживанию.

Для достижения поставленных целей и задач в  компаниях индустрии гостеприимства должна быть разработана окончательная  организационная структура, а работа в ней должна быть разделена между  всеми работниками. Также структура  нужна для эффективного преобразования ключевых функций работников, определения  их подотчетности, обеспечения должных  усилий со стороны персонала.

Корректная разработка организационной структуры –  это главный показатель эффективного организационного преобразования.

Организационная структура компаний индустрии гостеприимства определяет не только ее экономическую  эффективность, но и моральную и  трудовую удовлетворенность персонала.

Менеджерам необходимо определить влияние организационной  структуры и методов организации  работы на поведение и деятельность сотрудников компании. Структура  также является главным компонентом  эффективной корпоративной стратегии. Организационная структура неразрывно связывает процесс менеджмента  и поведение людей на рабочем  месте.

При разработке организационной структуры специалисты  отталкиваются от целевых функций  и функциональных элементов организации. Первые – это основные функции  организации, которые обеспечивают производственный процесс, нацелены на конечный продукт, включая в себя процесс создания продукта, предложение  продукта, маркетинг и финансирование организации. Функциональные элементы являются также значительной частью процесса менеджмента. Это те функции или действия, которые не нацелены на конечный продукт, а оказывают поддержку целевым функциям и включают: административную поддержку, планирование, контроль качества и др. К функциональным элементам можно отнести обеспечение безопасности, инженерное обеспечение, бухгалтерский учет и др. При разработке организационной структуры важную роль играет и количество уровней в иерархии предприятия, когда командные ступени выстраиваются в вертикальный ряд и строится схема взаимоотношений между руководителями и подчиненными. По этой схеме каждый член персонала должен знать свое место в организационной структуре, а для эффективного управления необходимо четкое определение обязанностей.

Однако по возможности  надо стараться сокращать количество иерархических уровней. В противном  случае это может негативно повлиять на систему взаимосвязей и иметь  отрицательное моральное воздействие.

Как уже упоминалось  выше, в зависимости от выполняемой  работы, персонал гостиницы делится  на следующие службы:

• служба управления номерным фондом (СПиР, служба горничных, служба портье, инспектор по уборке номеров, служба безопасности и др.);
• административная служба (секретариат, финансовая служба, кадровая служба, инспекторы по пожарной безопасности и технике безопасности и др.);
• служба общественного питания (кухня, ресторан, служба банкетинга, служба работников ресторана и др.);
• инженерно-технические службы (главный инженер, служба текущего ремонта, служба связи, электрик, сантехник и др.);
• вспомогательные службы (прачечная, бельевая, службы уборки помещений и др.);
• дополнительные службы.

Теперь более  подробно рассмотрим функции каждой из служб и, исходя из них, рассчитаем потребность в персонале.

В функции службы приема и размещения входит бронирование, регистрация, распределение номеров, оказание гостям различных информационных услуг, взимание оплаты за проживание и ведение необходимой документации. В обязанности этой службы входит также введение и поддержание в рабочем состоянии базы данных, отражающих информацию о гостях и состоянии номерного фонда.

Обслуживание  гостей в период проживания сводится к продлению срока проживания, переводу гостя из одного номера в  другой (в необходимых случаях), взиманию платы за проживание, организации  предоставления дополнительных услуг  по желанию клиента.

Служба приема и размещения осуществляет также  сбор заявок и бронирование мест в  гостинице, то есть обслуживает потенциальных  клиентов. 

• агент по приему и размещению гостей (дежурный администратор), оформляющий гостей на проживание, принимающий оплату и выписывающий счет клиенту, ответственный за предоставление информации гостям и функциональным службам гостиницы, а также за сбор, подшивку и хранение документации, кроме того, ответственный за выдачу ключей; бронирование мест в гостинице с ведением соответствующей документации, а также телефонный оператор, поддерживающий связь с междугородней и международной телефонными станциями, фиксирует наличие телефонных переговоров клиентов из номеров, контролирует их оплату, а также оказывает услуги по утренней побудке, по просьбе клиента.

Основные цели и стратегии СП и Р гостиницы совпадают с главной задачей всей гостиницы – это предоставление гостям самого высокого качества услуг, а также увеличение процента занятости гостиницы. Что же касается стратегий для достижения поставленных целей, то это, например, улучшение рекламы представления бизнес – мотеля, уменьшение времени регистрации гостей.