Электронный офис

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Января 2012 в 17:50, доклад

Описание

Я разработала базы данных торговой организации по поставке одежды. С помощью моей базы можно без затруднений и специальных знаний вести базу данных, которая позволяет делать все операции с клиентами, заказами, производителями. То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные. Кнопочная форма позволяет просматривать отчеты о клиентах и товарах, делать заказы и обновлять данные. На примере моей базы данных для торговой организации, я предоставила к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности Microsoft Accsess.

Содержание

Введение ......................................................................................................................2
1. Этапы проектирования базы данных ...................................................................3
1.1 Определение цели создания базы данных..............................................3
1.2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных ...…...3
1.3 Присвоение ключевых полей ..................................................................4
1.4 Редактирование структуры базы данных.................................................4
1.5 Добавление данных и создание других объектов базы данных……….5
1.6 Инфологическая модель............................................................................5
2. Даталогическая модель..........................................................................................7
2.1 Структура моей базы данных. Таблицы ..................................................7
2.2 Нормализация ............................................................................................9
2.3 Схема данных ...........................................................................................11
3. Создание пользовательского интерфейса .........................................................12
3.1 Запросы .....................................................................................................12
3.2 Формы .......................................................................................................21
3.3 Отчеты ......................................................................................................25
3.4 Макросы ...................................................................................................28
4. Основной интерфейс базы данных ....................................................................28
Заключение.................................................................................................................30
Список литературы…................................................................................................31

Работа состоит из  1 файл

Курсовая работа электронный офис.doc

— 575.50 Кб (Скачать документ)

Содержание 
 

Введение ......................................................................................................................2

1.  Этапы проектирования базы данных ...................................................................3

     1.1   Определение цели создания базы данных..............................................3

     1.2   Определение таблиц, которые должна содержать база данных ...…...3

     1.3   Присвоение ключевых полей ..................................................................4

     1.4  Редактирование структуры базы данных.................................................4

     1.5  Добавление данных и создание других объектов базы данных……….5

     1.6  Инфологическая модель............................................................................5

2. Даталогическая модель..........................................................................................7

     2.1 Структура моей базы данных. Таблицы ..................................................7

     2.2 Нормализация ............................................................................................9

     2.3 Схема данных ...........................................................................................11

3. Создание пользовательского интерфейса .........................................................12

     3.1 Запросы .....................................................................................................12

     3.2 Формы .......................................................................................................21

     3.3 Отчеты ......................................................................................................25

     3.4 Макросы ...................................................................................................28

4.  Основной интерфейс базы данных ....................................................................28

Заключение.................................................................................................................30

Список  литературы…................................................................................................31 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 

     Базы  данных - совокупность данных, организованная по определенным правилам, предусматривающая  общие принципы описания, хранения, манипулирования данными, независимыми от прикладных программ.

     СУБД  – система управления базами данных – совокупность программ, предназначенных  для управления БД и возможности  получения пользователями необходимой  информации из базы. В задачи СУБД входят следующие задачи:

  • Формирование и поддержание БД
  • Обработка информации
  • Прием запросов
  • Предоставление информации пользователям
  • Обеспечение целостности и реорганизации ценностей БД
  • Организация совместной работы пользователей

     На  сегодняшний день существует множество  различных систем управления базами данных. Они все используют разные средства и функции, но преимущественно у всех СУБД в основе лежат одинаковые понятия. Поэтому для обобщения  этих понятий, приемов и методов на весь класс СУБД, я хотела бы  взять программу, входящую в Microsoft Office, Microsoft Access.

     Microsoft Access – реляционная СУБД, в которой предусмотрены все необходимые  средства для определения и обработки данных, а также управления ими при работе с большим объемом информации.

     Access - функционально полная система, имеющая мощные средства для работы в этой программе. Ее преимуществом перед другими является простота,  наличие всех средств для успешной обработки и управления  БД.  

1.  Этапы проектирования базы данных

1.1  Определение цели создания базы данных

 
 

     На  первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

     Моя база данных разработана для торговой организации, занимающейся поставкой  товаров женской одежды клиентам. Схема работы очень просто. Клиент организации (все данные и контакты находятся в таблице Клиенты) делает заказ на определенный товар (например, Майки, Lacoste, без рисунка, по цене 3525 руб., 2 шт.). Этот заказ заносится в таблицу Заказанные товары. Организация привозит со склада нужное количество и далее осуществляется сама сделка: клиент получает товар, а мы получаем деньги за выполненный заказ. После этого проданный организацией товар вносится в таблицу Выполненные заказы с пометкой выполнено. То есть фактически будут использоваться в основном 2 таблицы – на заказ товара и его выполнение. Остальные таблицы, формы, запросы базы  будут нужны для информационной, правильной, четкой, работы. Чтобы можно было сразу узнать кто заказал, кто производитель, описание товара, посчитать суммы заказов, сделать отбор по определенным данным, обновить, удалить, добавить товар, получить отчеты по товарам и клиентам и выйти из базы.  
 

     1.2  Определение таблиц, которые должна содержать база данных 
 

     Один  из наиболее сложных этапов в процессе создания базы данных  -  разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

     Таблицы должны содержать всю информацию разрабатываемой базы. В моем случае это Клиенты, Товары, Описание товаров, Выполненные заказы, Заказанные товары, Заказы, Производитель товара. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных.  
 

1.3  Присвоение ключевых полей 
 

     Для связи данных из разных таблиц, например, данные о заказчике и продукции, каждая таблица должна содержать  набор полей или поле, где будет  задаваться индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или  набор полей называют основным ключом. Именно благодаря ключам будет функционировать база данных, сопоставляя, связывая и формируя информацию из разных  таблиц. Количество ключей варьируется от одного до нескольких. Вообще, ключ – это минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности.

       

1.4 Редактирование структуры базы данных 
 

     Для проверки правильности работы базы необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, а затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные отчеты и формы и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить  всевозможные повторения данных. Иначе база не будет работать и выдавать нужный запрос или информацию или будет работать с ошибками, что для серьезной организации неприемлемо.  
 

1.5   Добавление данных и создание других объектов базы данных 
 

     Если  структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные (в режиме конструктора таблиц). После ввода создаются любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули (удобнее, проще и правильнее создавать все с помощью мастеров).  
 

1.6  Инфологическая модель 
 

     Прежде  чем начинать проектирование базы данных, необходимо разобраться, как функционирует предметная область создаваемой БД. Для этих целей используют искусственные формализованные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств. Вообще, лучше сначала нарисовать на бумаге таблицы с данными, потом преобразовать их из 1 нормальной формы во вторую, и из второй – в  третью. Так удобнее будет.

     Определяют  три основные класса сущностей:

  • стержневые
  • ассоциативные
  • характеристические

     Стержневая  сущность – независимая сущность, которая имеет независимое существование, хотя может обозначать другие сущности.

     Характеристическая  сущность (характеристика) – это связь вида "многие к одному" или "одна к одной" между двумя сущностями (частный случай ассоциации). Цель характеристики состоит в описании или уточнении некоторой другой сущности предметной области.

     Ассоциативная сущность (ассоциация) – это связь вида "многие ко многим" между двумя или более сущностями или экземплярами сущности.

     Для наглядности покажу на примере торговой организации:

Стержневая  сущность

     «Заказ», «Заказчик», «Поставщик»

     Заказ (Заказ, код заказа, количество, цена,  характери-стика)

     Заказчик  (Заказчик, телефон, адрес, название фирмы)

     Поставщик (ФИО,  телефон, адрес, страна)

Характеристическая  сущность

     «Выполненные заказы», «Заказанные товары» 

     Выполненные заказы (код заказа, заказчик, дата заказа, цена, дата выполнения, количество)

     Заказанные товары (код товара, количество)

2.  Даталогическая модель

2.1  Структура моей базы данных. Таблицы

 
 

     Моя База Данных содержит 7 таблиц:

           -  Товар

           - Производитель товара

           - Описание товара

           - Клиенты

           - Заказы

           - Заказанные товары

         - Выполненные заказы

     Во  всех таблицах в режиме конструктора указываются первичные или внешние  ключи.

     Таблица Товар: предназначена для хранения всех товаров с полным  их описанием. Например, кем произведены, по какой цене и в каком количестве.

     

     Номер – номер товара.  Поле является счетчиком.

     Тип -  тип товара. Он берется из таблицы Описание_товара

     Производитель – производитель товара. Берется из таблицы производитель_товаров.

     Характеристика – поле, где котором содержится описание товара. Данные вводятся вручную в режиме конструктора.

     Цена – цена товара за одну единицу. Значение вводится вручную.

     Количество – количество товаров. Если значение равно нулю, то товара нет в наличие. Цена вводится от руки. Чтобы систематизировать столбец, надо указать формат поля.

     

     Дата  поставки – день, месяц и год поставки товара. Вводится вручную.

    Количество  проданных товаров – от руки вводится количество товара. Поле заполняется с помощью запроса (заказанные товары и клиенты)

       

     Таблица Производитель товара: содержит 4 поля:

     

     Производитель – Поставщик, фирма-производитель товара.

     Адрес, страна и телефон – более подробная информация. Все поля таблицы заполняются пользователем.

     Таблица Описание товара: состоит из двух полей:

     

     Тип – тип товара (например: шубы, шорты и т.п.)

     Описание  типа – поле предоставляет более полную информацию о товаре.  

Информация о работе Электронный офис