Hiflex - система управления

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Февраля 2013 в 12:24, реферат

Описание

В данной работе описывается система Hiflex

Работа состоит из  1 файл

doklad.doc

— 489.00 Кб (Скачать документ)

Когда товар выписывается со склада, его стоимость автоматически учитывается в соответствующей работе. Когда отдельные единицы товара резервируются под работу, остатки склада автоматически уменьшаются. Это позволяет избежать проблемы залежавшегося товара.

Система предлагает интегрированный  подход к учету материалов для  рулонной офсетной печати и печати бесконечных формуляров, где регистрация  поступления каждого роля и его отпуска со склада выполняется по штриховым кодам.

Базирующийся  на заказах учет обеспечивает постоянную информированность о  количествах заказанных, полученных, отпущенных, резервированных и оставшихся материалов. Различные поисковые алгоритмы и проверка достоверности информации помогают пользователю системы в каждодневной работе и при выполнении инвентаризации. [20]

Сравнительная характеристика модулей складского учета автоматизированных системы  управления Hiflex и 1С: Предприятие 8.0. Полиграфия

Сравнительная характеристика Hiflex и 1С: Предприятие 8.0. Полиграфия

Функции модуля

АСУ

Hiflex

1C: Предприятие

1

2

3

Перечень документов складской  программы (список накладных)

Приходная накладная

+

+

Передаточная накладная (переброска)

+

+

Реализация по себестоимости с  наценкой

+

-

Реализация по свободной цене (из подразделения)

+

-

Реализация через кассу (из нескольких подразделений)

+

+

Списание товара

+

+

Списание с производства

+

+

Накладная производства

+

+

Возврат поставщику

+

+

Возврат от покупателя

+

+

Составление заборного листа

+

+

Составление инвентаризации

+

+

Передача товара в аренду

+

+

Возможности работы с документами

Основная работа с документом (создать, изменить, закрыть, удалить)

+

+

Импорт экспорт содержимого документа через текстовый файл

+

+

Печать документа (для большинства  документов существует по несколько  печатных форм)

+

+

Экспорт содержимого печатной формы  в 

MS Excel

+

+

Получение продаж из кассы или какой-либо компьютерной системы

+

+

Печать счет-фактуры, расходного кассового  ордера для документов реализации

+

+

Установка валюты документа

+

+

Справочники системы

Классификатор номенклатуры (полный перечень товаров)

+

+

Клиенты (предприятие со всеми подразделениями, поставщики, покупатели)

+

+

Справочник курсов валют

+

+

Справочник налогов

+

+

Справочник видов оплаты

+

+

Справочник товарного минимума

+

+

Работа со справочниками

Создание подразделов классификатора номенклатуры

-

-

Создание разделов классификатора номенклатуры на корневом уровне

-

-

Создание, изменение, удаление товара

+

+

Создание, изменение, удаление технологических  карт

+

+

Описание технологии

+

+

Печать технологических и калькуляционных  карт

+

+

Поиск по классификатору

+

+

Печать классификатора

+

+

Экспорт товаров в текстовый файл

+

+

Экспорт товаров в другие системы

+

-

Изменение структуры поставщиков, покупателей

+

-

Изменение внутренней структуры предприятия 

+

+

Добавление поставщиков, покупателей

+

+

Отчеты

Движение товара

+

+

Движение партий товара

+

-

Остатки в подразделении

+

+

Оборотная ведомость

+

+

Товарный отчет

+

+

Реестр приходных и расходных  документов

+

-

Последние закупочные цены

+

+

Средние по приходам за месяц цены

+

+

Отчет о реализации в отпускных  ценах

+

+

Отчет о реализации в закупочных и отпускных ценах с абсолютной и процентной наценкой

+

+

Отчет о расфасовке товара

+

+

Отчет о реализации телефонных контрактов

-

-

Отчет о товарах, количество которых  меньше минимального

+

+

Анализ продаж

+

+

Отчет о выручке в MS Excel

+

+

Печать ведомостей, актов, бланков

+

+

Получение отчетов в произвольной валюте из справочника валют

+

+

Экспорт отчетов в MS Excel

+

+

Специальные возможности

Многопользовательская работа в системе

+

+

Создание, изменение, удаление пользователей системы

+

-

Сетевая версия складской программы

+

+

Сетевой пейджер (обмен сообщениями  между пользователями сетевой версии программы)

+

-

Настройка прав в системе

+

-

Просмотр статистики по работе с  программой

+

+

Архивация данных

+

+

Учет товаров по серийным номерам

-

+

Учет товаров, сдаваемых в аренду

+

+

Поддержка удаленных подразделений (репликация данных)

+

-

Дополнительные возможности

Работа с оборудованием штрихового кодирования (печать штрих кодов  товаров)

+

-

Работа с кассовыми аппаратами

+

-

Работа с фасовочным оборудованием

+

-

Первичная конфигурация системы

+

+

Обучение работе с системой, методологические рекомендации

+

+

Доставка и установка системы

+

+

Организация доставки

+

-


 

На основании данного сравнительного анализа можно сделать вывод о том, что модуль складского учета системы Hiflex гораздо функциональнее модуля системы 1С: Предприятие 8.0. Полиграфии, имеет ряд преимуществ, таких как специальные возможности: сетевой пейджер, добавление прав в системе и других пользователей, а также дополнительные возможности, включающие штриховое кодирование, работа с кассовыми аппаратами и фасовочным оборудованием, организация доставки.

Внедрение модуля складского учета  системы Hiflex позволит в разы ускорить процессы получения материалов и отгрузки готовой продукции за счет технологии штрих кодирования. Первый полиграфический комбинат – одна из крупнейших типографий в России, она выполняет заказы на печать журналов, газет, книг, представительской продукции и т.д. Каждый день на предприятии происходят колоссальные информационные и материальные потоки. На данный момент все технологические процессы предприятия связаны с системой управления Hiflex, поэтому есть смысл внедрения и модуля складского учета данной системы для получения полной интеграции со всеми подразделениями типографии за счет введения единой системы управления. Это позволит сократить время прохождения заказа от получения материалов и до отгрузки и доставки в несколько раз.

Модуль складского учета системы  Hiflex наиболее оптимальное решение для ООО «Первый полиграфический комбинат».

Финансовые  и материальные потоки на предприятии

Финансовый поток – перевод  финансовых ресурсов из капиталоизбыточных отраслей в отрасли, испытывающие нехватку капитала. В ООО «Первый полиграфический комбинат» денежные средства, получаемые от заказчика, идут на закупку расходных материалов, оплату услуг, выплату зарплаты работникам и прочие нужды предприятия.

Оплата поставщику происходит по следующей  цепочке:

- От менеджера отдела снабжения  поступает счет на оплату директору, так как только руководитель организации имеет права распоряжаться денежными средствами.

- Если директор разрешает оплату  расходных материалов – счет  с его подписью переходит к  заместителю директора по финансам, чтобы он в свою очередь, скорректировал сроки оплаты данного счета и последующих.

- Бухгалтерия перечисляет денежные  средства на счет поставщика.

- Информация о прохождении оплаты  от заказчика поступает через  бухгалтерию заместителю директора  по финансам для рационального распределения денежных средств.

Материальный поток – понятие  непрерывного изменения и движения продукта труда по стадиям производства и в сфере обращения, включая рециркуляцию отходов.

В ООО «Первый полиграфический комбинат» это работает таки мобразом:

- Компания получает от поставщика  расходный материал.

- Производство печатает заказ,  получая отходы  и отсеивая  брак.

- Готовую продукцию приобретает  заказчик, при этом количество  расходных материалов в ней меньше чем до начала производства.

Материальные финансовые потоки можно  посмотреть на рисунке 4.1.

Финансовые и материальные потоки

Информационные  потоки предприятия

Информационные потоки – это  физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому.

Система информационных потоков –  совокупность физических перемещений  информации, дающая возможность осуществить  какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система  информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками –  оптимизация работы предприятия.

Взаимодействие отдела снабжения  с другими подразделениями показано на рисунке 4.2.

Отдел снабжения с менеджером взаимодействует  только по вопросам наличия расходных  материалов для выполнения заказа. Инженеру по планирования производства важно знать дату прихода всех необходимых материалов на склад, чтобы поставить выполнение заказа в план.

Иногда менеджеры по снабжению  обращаются к плану производства, чтобы  контролировать свои действия, координировать поставки. В случае выяснения  несоответствия расходного материала требованиям производства непосредственно в цеху при печати или упаковки заказа отдел снабжения получает претензию от начальника производства и оперативно реагирует на нее.

Менеджеры составляют план закупок  не только для себя, но и для заместителя директора по финансам. Чтобы он мог планировать затраты на месяц вперед. Откорректированный и согласованный план отдел снабжения использует для дальнейшего контроля оплаты и закупок товара.

Информационные потоки

Информация со склада нужна по приходу, расходу материала и остаткам. Те же данные от склада получает бухгалтерия. Кроме того, при корректировке  количества товара на складе, такие  данные известны только бухгалтерии  и складу. После внедрения склада материалов информационные потоки на этапе складирования и отгрузки на Первом полиграфическом комбинате будут показаны на рисунке 4.3.

Рисунок 4.3. Информационные потоки на этапе складирования и отгрузки

Благодаря введению модуля складского учета Hiflex на предприятие – вся необходимая и достоверная информация будет доступна всем отделам Первого полиграфического комбината. Менеджер по снабжению может увидеть наличие товара на складе в любое время и проследить его движение. Соответственно планирование дальнейших заказов расходных материалов не будет зависеть от потраченного времени на выяснение достоверных данных.

 

Маршруты движения товаров к  конечным потребителям могут быть самыми разными. Но независимо от длины и  сложности этих маршрутов, товары непременно, хотя бы один раз, попадают на склад.

Склад - это не просто место, где  хранятся товарно-материальные ценности. Это один из важнейших источников информации о том, насколько успешно  работает фирма, т.е. насколько продуманы  ее ассортиментная и ценовая политика, какова эффективность работы службы закупок и службы продаж и т.д.

В настоящее время для торговли самым актуальным является оперативное  получение информации. Как идут продажи, когда следует заказать новую  партию товаров, какой продукт расходится быстро, а какой не идет, хватит ли складских запасов на сегодня, если скорость продаж уже известна, не истек ли срок хранения у скоропортящейся продукции? Над этими и подобными вопросами задумываются руководители торговых фирм. Если директор магазина, не говоря уже о директоре супермаркета с огромной номенклатурой, будет надеяться только на продавца, который записывает в тетрадку, сколько продано пакетов сока, или на товароведа, который знает, сколько килограммов конфет должен получить магазин сегодня, то собрать воедино всю информацию он не сможет никогда.

Большой проблемой сегодня, когда  прилавки магазинов и склады оптовых  фирм далеко не пусты, становятся колебания  спроса. Нужно уметь регулировать наличие товаров в зависимости  от покупательского спроса. При ведении суммового учета в тетрадках невозможно определить численное изменение потребности покупателей по дням недели, от местоположения магазина, от наличия или отсутствия рекламы, так как слишком трудоемка обработка данных вручную. А отсутствие подобной статистики ведет к затовариванию. Мало того, что товар может испортиться, но для большинства участников торгового рынка крайне важно, что вложенные финансы оказываются замороженными, падают обороты и растут убытки.

Не стоит забывать и о так  называемом "человеческом факторе" - ошибки и злоупотребления. Если первые носят неумышленный характер (ошибки в расчетах, недостаток квалификации у бухгалтера), то вторые - вполне сознательны и простираются от "лоббирования" сотрудником магазина или оптовой фирмы "своих интересов" до примитивного воровства. И опять же, если в магазине нет хорошо поставленного учета и контроля, ведется лишь суммовой учет, а количественный не ведется, то обнаружить пересортицу, "левые" продажи, подмену товаров и их кражи весьма затруднительно. Где же выход?

Сегодня на рынке информационных технологий предлагается довольно большой выбор  решений для разных уровней. Это, во-первых, бухгалтерские программы, позволяющие вести учет деятельности компании, движения ее денежных средств  и отражать это в соответствующей отчетности; во-вторых, торгово-складские системы, дающие возможность отслеживать и анализировать движение товаров и обеспечивающие оперативный учет.

Даже применение только лишь бухгалтерских  систем дает определенных эффект - уменьшается время на рутинные числовые расчеты, количество ошибок. Облегчается и формирование отчетов, которые нужно сдавать в налоговую инспекцию и прочие контролирующие органы. По данным бухгалтерского учета можно провести и простейший анализ финансово-хозяйственной деятельности. Недостаток его будет только в том, что такой анализ не всегда применим для оперативного управления. Бухгалтерский учет - это констатация свершившихся фактов (оплат, продаж, возвратов, перемещений товаров и т.д.), которая иногда отстоит от самих фактов на весьма заметный отрезок времени.

Торговые системы отличаются тем, что в большой мере позволяют  наладить именно оперативный учет, контроль за движением товаров, анализ товарооборота и денежных потоков  и состояние взаиморасчетов с  поставщиками и партнерами. Такие возможности торговых систем позволяют, анализируя товарооборот, управлять им и в большой мере планировать его. Если торговая система сопряжена с модулем бухгалтерского учета, это дает возможность не только уменьшить количество ошибок (информация вводится в систему один раз - в месте ее возникновения, а использоваться может в различных местах системы), но и усилить функциональность.

В настоящее время на рынке программных  продуктов представлено множество  систем, предназначенных для автоматизации склада, но выбрать программную разработку, которая наиболее полно отвечала бы требованиям конкретного предприятия - непростая задача. Как это сделать? 
 
Сегодня основными критериями при выборе программ являются возможность работы в сетевом режиме, быстродействие, надежность, функциональная полнота, и удобство работы. На какие моменты следует обратить внимание при выборе системы для автоматизации складского учета?

Гибкий подход к учету особенностей и свойств складируемой номенклатуры - одно из важнейших свойств складской системы. В одних случаях крайне необходим контроль сроков годности, в других - раздельный учет по размерам, цветам, маркам, сортам и т.д. Ряд предприятий, например, те, которые осуществляют торговлю компьютерами, нуждаются в наличии функциональных возможностей по оформлению операций комплектации. Для предприятий, работающих с большой номенклатурой товаров, крайне важна программная поддержка учета по партиям. Это нужно для правильного определения цены списания и контроля срока годности той или иной партии товара или продукции. Таким образом, при выборе системы для склада следует обратить внимание на то, насколько хорошо она адаптируется к номенклатурной специфике, характерной для данного предприятия.

Информация о работе Hiflex - система управления