Закупочная деятельность

Выбор поставщика является одной из наиболее важных задач закупочной логистики. Она является одной из четырех основных задач отдела снабжения/закупок  фирмы. Некоторые менеджеры недооценивают  значения правильного выбора поставщика для эффективного функционирования всей компании. Собственный успех  компании-покупателя в обеспечении  потребителей качественной продукцией и услугами зависит во многом от того, насколько четко поставщики выполняют свои функции. Некоторые  исследования показывают, что во многих компаниях мира, по крайней мере, 50% проблем, связанных с качеством, возникает из-за товаров и услуг, которыми их обеспечили поставщики. Поэтому  выбор «правильного» поставщика является основой успешного функционирования и создания устойчивой базы снабжения  любой компании. Хорошей иллюстрацией этого является следующий пример.

Несколько лет назад некий  производитель автомобилей решил  закупать все стекла у одного поставщика. За несколько месяцев до заключения соглашения о поставке выяснилось, что предстоящие переговоры между  рабочими и работодателями могут  зайти в тупик и вызвать  длительную забастовку рабочих и  служащих стекольного предприятия. Чтобы обезопасить себя, наш производитель  создал 90-дневный запас стекла, несмотря на то, что расходы по доставке были очень высокими и возникали проблемы складирования большого объема запасов. Но компания оказалась права. В стекольной отрасли произошла забастовка, и  профсоюз бастующих нанес удар именно по тому стекольному предприятию, которое  снабжало стеклом данного автопроизводителя. Забастовка длилась 118 дней, и автопроизводитель  вынужден был закрыть производство более чем на месяц.

Производитель автомобилей  в тот год понес крупные  финансовые потери, объем продаж упал ниже допустимого уровня. Президент  компании объяснил акционерам, что  забастовка на стекольном заводе стоила ему продажи около 100 тыс. автомобилей (месячная норма продаж).

Производитель потерял не только клиентов, который не пришли и не купили эти 100 тыс. автомобилей, но и потенциального клиента, возможно, на следующие 700 тыс. автомобилей, который, купив одну машину у конкурента, в следующий раз снова придет к конкуренту. Просчет с выбором  поставщика дорого обошелся компании. Вот почему эффективная работа отдела снабжения так важна для всей корпорации в целом, а поиск, анализ данных и выбор поставщиков является одной из важнейших функций отдела снабжения.

Эффективный выбор поставщика — настоящее искусство. Принять  правильное решение о поставщике, имея порой лишь ограниченную субъективную информацию, под силу только профессионалам. Необходимость обосновать решение (перед руководством компании) дополнительно  усложняет задачу, так как иногда лица, ответственные за принятие решений  о закупках, часто действуют интуитивно. Обычно решение покупателя зависит  от его оценки способности поставщика удовлетворять критериям качества, объема, условий доставки, цены и  обслуживания.

Возможны два направления  выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из  числа компаний, которые уже были  вашими поставщиками (или являются  ими) и с которыми уже установлены  деловые отношения. Это облегчает  выбор, так как отдел закупок  фирмы располагает точными данными  о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда).

Основные этапы решения  этой задачи:

• сбор информации о поставщиках;

• анализ информации на основе критериев выбора поставщика;

• принятие решения о  выборе поставщика.

2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа интересующего рынка: рынка, с которым фирма уже работает, или совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать деятельность). Для проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается более высокая эффективность.

 

5. Анализ рынка поставщиков в системе оптимизации закупочной деятельности

 

1. Рыночные факторы оптимизации

Основная цель изучения конъюнктуры  рынка – установить связь между  деятельностью предприятия и  рынком, как обеспечить равновесие спроса и предложения. Конъюнктурное  исследование включает в себя оценку рынка в текущий период, прогноз  изменения показателей рынка, предложения  и рекомендации по деятельности предприятия  в процессе изменения обстановки на рынке.

Деятели промышленного рынка  в разных сделках выступают в  разном качестве – могут быть и  продавцами, и покупателями, и партнерами. Это различное состояние деятелей промышленного рынка обеспечивает их активную позицию по отношению  к выбору партнера по сделке. Обе  части промышленного рынка –  покупающие и продающие фирмы  – одинаково активны в выборе контрпартнеров, они проводят анализ и оценку потенциальных поставщиков, тратят значительные ресурсы на принятие решения о совершении сделки, подписывают  договоры и контракты и т.п.

Практически все компании-продавцы имеют специально разработанную  систему скидок на продаваемую продукцию: различные покупатели в зависимости  от объема закупки и других деталей  соглашения получают продукцию по разным ценам, а также с различными условиями  доставки и оплаты. Кроме этого, продавцы стараются удовлетворять любые  пожелания своих постоянных клиентов – возможно специально для постоянного  крупного покупателя произвести модификацию  своего товара, либо изменить упаковку (ввести надпись и инструкцию на русском языке) и т.п.

Важно отметить, что на промышленных рынках конкурентами являются не только производители однотипных товаров, как на потребительских рынках, а  все промышленные деятели, осуществляющие операции на данном рынке – продавцы, покупатели, банки, государство и  т.д. Промышленные рынки очень нестабильны. Постоянные изменения в технике и технологии ведут к быстрому устареванию старых и появлению новых товаров. Это привносит в практику компаний значительный элемент риска.

Организация совместной работы с поставщиками является ключевой задачей  в процессе структурирования цепочки  поставок. Условием повышения эффективности  работы компании является взаимодействие с объединениями компаний и торговыми  партнерами.

Системы закупок и снабжения  предусматривают разработку общего подхода и использование методов  сотрудничества в организации закупок  товаров и услуг. Такой подход использует показатели объема поставок, механизмы отношения с поставщиками и используемые технологические  средства в целях значительного  снижения внешних издержек и улучшения  качества продукции и производительности поставщиков. Деятельность в этом направлении  включает следующие меры:

1.         диагностика закупок / анализ  затрат;

2.         стратегические решения по организации  закупок;

3.         электронная система закупок;

4.         управление поставщиками;

5.         электронная система материально-технического  снабжения;

6.         построение процесса материально-технического  снабжения;

7.         разработка системы материально-технического  снабжения для предприятия.

Основные задачи:

1.         Снижение затрат на закупку  сырья, материалов и товаров

2.         Сокращение внутренних издержек, связанных с организацией бизнес-процессов.

 

2. Методы изучения рынка и оценки условий оптимизации

Рынок товаров промышленного  назначения – совокупность лиц и  организаций, закупающих товары и услуги, которые используются при производстве других товаров или услуг, продаваемых, сдаваемых в аренду или поставляемых другим потребителям. Рынок товаров  промышленного назначения обладает определенными характеристиками, которые  резко отличают его от рынков товаров  широкого потребления. На нем меньше покупателей, эти покупатели сконцентрированы географически, спрос на товары промышленного  назначения определяется спросом на товары широкого потребления, спрос  на товары промышленного назначения резко меняется, покупатели товаров  промышленного назначения – профессионалы.

Под анализом рынка понимается сбор, сведение в систему и анализ числовых показателей, касающихся рынка  и продаж. Благодаря этому становится ясной ситуация со сбытовой деятельностью  в прошлом и выявляются сложившиеся  на рынке тенденции и проблемы. В качестве цели ставится разработка сбытовой политики на предстоящий период.

Анализ рынка является инструментом для предварительной  оценки проблем и проверки положения  предприятия на рынке в соответствии с видом его коммерческой деятельности.

Различают три вида анализа  рынка, такие как, анализ рынка в  целом и положения предприятия  на нём, масштаб рынка, доля на рынке, анализ претензий потребителей и  т.д.

Изменения, выявленные при  анализе, представляются и систематизируются  следующим способами:

· Аналитическими таблицами  изменений: создается несколько  таблиц изменений ситуаций на рынке  с выбором сочетаний факторов и показателей. В сжатой форме  описываются: Потребитель и его  запросы, продаваемая продукция, конкуренты, тенденции реализации продукции  на рынке в целом.

·Составление карты позиционирования: в соответствии с целями выбираются соответствующие характеристики для откладывания их по вертикальной и горизонтальным осям, и определяется место предприятия на рынке по каждой группе продукции.

· Анализ с помощью расчета  фактических показателей сбыта  и с использованием временных  рядов (тенденций, сезонности и т.д.) Когда в условиях резких изменений  маркетинговой обстановки фактические  показатели сбыта не растут должным  образом, необходимо взглянуть на них  с новой точки зрения.

·Анализ по классам ABC. Метод разделения важных и не важных данных из огромного объёма сведений о показателях продаж по отдельным видам продукции и отдельным категориям Потребителей.

·Анализ с помощью гипотез, высказываемых ответственными сотрудниками предприятия и экспертами.

В качестве возможных критериев  могут быть:

анализ динамики сбыта  в целом за последние несколько  лет;

анализ динамики отдельных  элементов (по сферам: по видам продукции, по группам Потребителей, в том  числе по конечным, по районам, по каналам  сбыта);

 анализ с рассмотрением  взаимосвязи причинных факторов (строится гипотеза о том, что  существует ли причинно-следственная  связь между фактическими показателями  и конкретным фактором, после  чего происходит практическая  оценка гипотез, рассматриваются  не только предметные факторы,  но и абстрактные явления и  факторы типа «восриимчивость»  или «система ценностей»;

 анализ степени вклада  по сферам и внутри сфер  или выявление тех моментов, на  которые особо следует обратить  внимание при управлении сбыта  на предприятие.

Анализ с использованием временных рядов есть по существу метод, при котором происходит сравнительный  анализ данных за долговременный период и выявление тренда в изменении  этих показателей с течением времени.

Существует 3-основных вида тренда: долговременный (долговременные колебания), сезонный (сезонные колебания) и периодический (периодические  колебания). Для прогнозирования  и создания планов сбыта, наиболее часто  используется долговременный и сезонный тренд.

Используют следующие  типичные методы анализа долговременного  тренда: метод критериев, метод двух средних, метод скользящей средней, метод наименьших квадратов и  корреляционный анализ.

При анализе рынка нет  смысла пользоваться всеми методами подряд и без разбору. Необходимо чётко определить цели анализа, выбрать  те из них, которые будут наиболее эффективны, и отобрать нужные для  них данные.

Если это продукция  производственного назначения, то необходимо учитывать сырьё и материалы, технологические разработки, экономические  факторы и т.д. Нужно помнить  о том, что точная оценка ситуации на рынке достигается не только анализом положения и фактических показателей  самого предприятия, но и сбором и  анализом информации, полученной из других источников, в том числе и из того, что было увидено собственными глазами. Следовательно, необходимо в  процессе осуществления своей коммерческой деятельности и общения с Потребителями  изучать тенденции рынка и  запросы Потребителей, а главное  претворять результаты изучения в конкретные действия.

 

3. Информационное обеспечение закупочной деятельности промышленного предприятия

В совершенствовании деятельности промышленного предприятия, с информационно-логистической  точки зрения, важнейшее значение имеет управление закупочной деятельностью. А чтобы данное управление было эффективным, необходимо бесперебойное продвижение  информационных потоков, корректность их содержания и структуры, своевременность  и т.п. Другими словами, успешное управление закупочной деятельностью  на предприятии зависит от наличия  в соответствующих организационных  ячейках и на всех уровнях управления точной и оперативной информации.

В конце 60-х гг. XX в., американскими  экономистами было предложено рассмотреть  в комплексе производственные, снабженческие  и сбытовые подразделения. Такой  подход и применение вычислительной техники впервые позволили оперативно корректировать плановые задания в  процессе производства (при изменении  потребностей, корректирования заказов, нехватке ресурсов, отказах оборудования).