Основные критерии выбора поставщика при осуществлении закупки материально – технических ресурсов в логистике

–приемка и вскрытие тендерных  предложений;    

–оценка тендерных предложений;    

–подтверждение квалификации участников торгов;    

–предложение и присуждение  контракта.    

Организация конкурсных торгов – сложная и многоплановая  работа. Тендерная документация, имеет  довольно большой объем и исполняет  ряд важных функций, а именно:   

– инструктирует участников тендера о процедуре торгов;   

– дает описание закупаемых товаров или услуг;   

– устанавливает критерии для оценки предложений;   

– определяет условия будущего контракта.   

Оценка  тендерных предложении ведется  в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:   

– предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего  оценку предложений;   

– рассмотрение только тех  предложений, которые отвечают требованиям  изложенным в тендерной документации;    

– безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки.    

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения  и даны рекомендации по присуждению  контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший  наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение. [2 с.94]   

Другим  вариантом процедуры получения  предложения от потенциального поставщика могут быть: письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:   

– наименование товара;   

– количество и качество товара;   

– цену;   

– условия и срок поставки;    

– условия платежа;   

– характеристику тары и  упаковки;   

– порядок приемки-сдачи.   

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком  и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая укапывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.   

Но  чаще всего выбор поставщика осуществляется следующими способами:    

1) анализ возможных вариантов  и предложений осуществляет торговый  агент предприятия, отвечающий  за закупки. Он выбирает поставщика  исходя прежде всего из наиболее  низких закупочных цен, делает  заказ, следит за его выполнением  и старается разрешить возникающие  вопросы.   

2) заключается в коллегиальном  обсуждении возможностей и потребностей  в поставках. Анализ проводится  как на уровне отдела закупок  предприятия, так и на уровне  взаимодействия этого отдела  с производственным, отделом контроля  качества либо отделом сбыта.   

Выявление и изучение источников закупки и  поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

Обычные источники информации — это каталоги (в печатном или электронном виде), торговые журналы, различного рода рекламные объявления, прайс-листы, торговые директории (регистры) поставщиков и товаров, торговые представительства и др.   

Каталоги  наиболее известных источников снабжения  содержат, например, информацию о производственных источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т. п. Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу. [2 с.96]   

Торговые  директории или регистры — это  источники, в которых приводятся списки основных производителей, их адреса, количество отделений, филиалы, продукция, в некоторых случаях финансовое положение или место в продажах. Они также содержат списки названий товаров на рынке е указанием их производителей и списки сырья и комплектующих с указанием названия и адреса поставщика. Информация в регистрах организована так, чтобы можно было вести поиск по типу товара, по его производителю или по названию товара.   

Торговые  представительства, возможно, являются одним из наиболее ценных, имеющихся в наличии средств информации об источниках снабжения, видах продукции и общей ситуации на рынке закупок.   

Особое  внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в РБ активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.   

Большое количество и разнообразие потенциальных  поставщиков, требуемых материальных ресурсов приводит к тому, что особое внимание уделяется проблеме выбора тех, которые могли бы с наибольшим эффектом обеспечить успешную производственно-сбытовую деятельность предприятия.   

Возможны  два направления выбора поставщика:   

– выбор поставщика из числа  компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и  с которыми уже установлены деловые  отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными  о деятельности этих компаний   

– выбор нового поставщика в результате поиска и анализа  требуемого рынка: рынка, с которым  компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения  о диверсификации деятельности).  Для  проверки  потенциального  поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка,  которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается более высокая эффективность.    

Для повышения объективности оценки потенциального поставщика предприятия могут прибегнуть к услугам специализированных агентств, одной из функций которых является подготовка информации о поставщиках.    

Оценка  предложений поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой. [2 с.97]   

Имеется два основных критерия выбора поставщика:    

–стоимость приобретения продукции или услуг;    

– качество обслуживания.    

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг  и не имеющую денежного выражения  прочую стоимость, к которой можно  отнести: изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п. 

Качество  обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от недопоставок, которые могут возникнуть, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.   

Для сбора информации, требуется использование  разнообразных источников. Ими могут быть:    

– собственное расследование;    

– местные  источники, такие,  как действующие  на  данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;   

– банки и финансовые институты;   

– конкуренты потенциального поставщика;   

– торгоные ассоциации, например Торгово-промышленная палата РБ;   

– информационные агентства;    

–государственные  источники, такие,  как  регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и   пр., обладающие открытой для ознакомления информацией. [2 с.98]   

В отборе источников информации следует  руководствоваться следующими правилами.   

1. Нельзя ограничиваться  одним источником  информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации.   

2. Как минимум один  из используемых источников должен  быть независимым, т, е. не  быть заинтересованным в возможных  последствиях использования предоставленной  им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован. 

          Таким образом, выбор поставщика играет очень важную роль в деятельности предприятия, т.к. поставщик должен быть надежным партнером организации в реализации его логистической стратегии.  Поэтому для эффективной организации работы с поставщиками, предприятию необходимо:

- учитывать множество  критериев оценки поставщика, такие  как цена, надежность поставки, географическое  положение и другие,

-  придерживаться определенных  принципов взаимоотношений с  поставщиками, 

- уделять особое внимание  средствам информации об источниках  снабжения предприятия сырьем  и материалами (интернет, каталоги, прайс-листы и т.д.),

- применять наиболее подходящий  данному предприятию метод выбора  поставщика (конкурсные торги, письменные  переговоры между поставщиком  и потребителем).

Так решение о размещении заказа определенного объема у того или иного поставщика должно приниматься на основе совокупности различных методов, критериев и характеристик, разрабатываемых каждой компанией для своей производственной деятельности.

1.2 Методика выбора поставщика материальных ресурсов современного  предприятия     

Одной из основных проблем, возникающих при  закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке  функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером организации в реализации ее логистической стратегии.      

Рассмотрим  основные этапы выбора поставщиков [2,C.84]      

1. Поиск потенциальных  поставщиков.     

При этом могут быть использованы такие методы:

– объявление конкурса (тендера): проводится, если предусматривается  закупить сырье, материалы, комплектующие  на крупную денежную сумму или  наладить долгосрочные связи между  поставщиком или потребителем;

– изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;

– посещение  выставок и ярмарок;

– переписка  и личные контакты с возможными поставщиками.     

Вследствие  комплексного поиска формируется перечень потенциальных поставщиков материальных ресурсов, по которому проводится дальнейшая работа.     

2. Проверка поставщиков.      

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным  поставщиком, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности  или недобросовестности поставщика у потребителя могут иметь место срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивается, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков, например, западные фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, готовящих справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов.      

Эти справки могут содержать следующую  информацию о финансовом состоянии поставщика:

- отношение  ликвидности поставщика к сумме  долговых обязательств;

- отношение  объема продаж к дебиторской  задолженности; 

- отношение  чистой прибыли к объему продаж;