Компаниядағы пиар қызметін ұйымдастыру

Ағымдық қабылдау арнайы оқиғаларға жатпайды. Ол күн сайын жүргізіледі және күн немесе апта тәртібінің құрамдас бөлігі болып табылады. Оған келушілермен, клиенттермен жұмыс, өз қызметкерлерін басшылықпен қабылдау  жатады. Өкілдік  қабылдау эпизодтық мінезде болады және әдетте айрықша оқиғаларға негісделген. Қабылдауды жүргізудің  әлемдік  тәжірибесі дипломатиялық хаттама  мен этикет ережесіне бағытталады.

Қабылдауларды өткізу күштеусіз жағдайда жақсы  іскер және жеке қатынастарды орнатуға көмектеседі.39

Демеушілік – қоғамдық, мәдени, спорттық, діни ұйымдарды және қайраткерлерді, басылымдарды, телебағдарламаларды, кинокөрсетілімдерді, радиостанцияларды, сонымен қатар қоғамдық маңызды іс – шараларды және ықыластарды,  жағымды қоғамдық репутацияны, атақтылықты жаулап алу және сақтап қалу мақсатындағы сүйемелдеу.  Демеушілік   пайдаға, жарнамаға, паблиситиге талпынушылық айқын көрінетін, қайырымдылықтың қазіргі заманға сәйкестеу келетін нұсқасы ретінде қарастыруға болады. Осы игіліктерге демеушілер өздерінің қаржылық және бақа да көмектерін айырбастайды. БАҚ көбінесе түрлі PR – акциялар мен жобалардың ақпараттық демеушілері рөлінде көрінеді. 40

Ашылу салтанаты  жаңа бизнестің басталуының, компанияның жаңа қызметінің қалыптасқанының белгісі болатын, - ал дәлірек айтсақ, компания ғұмырындағы алғашқы бетінің ашылу айғағы болады.

Өндірістік  күштердің, жаңа зауыттың жаңа  ғимаратының  ашылу

салтанаты инвестролар, акционерлер, дистрибьюторлар, тұтынушылар  арасындағы репутацияны көтеруге бағытталған. Қазіргі заманға сай жабдықтауларды және соңғы технологияларды  демонстрациялау  түрде өнімнің жоғарғы сапада өндірілетінін жанама түрде куә  етеді. Жұмыстың жақсы жағдайлары жақсы  кадрларды тартуға көмектеседі. Сонымен қатар, ашылу салтанаты  корпоративтің рухы мен жұмысбастылардың адалдығын көтеруге жағдай жасайды. Жұртшылықпен қарым-қатынас түзеледі, өйткені жаңа жұмыс орындары ашылады. Жаңа дүкеннің ресми ашылуы жаңа сатып  алушылар мен серіктестіктерді өзіне  тартуға бағытталған.

Объектіні ашатын маңғазды таңдаудың бірнеше  альтернативі бар. Бұл қаланың әкімі, қалалық әкімшіліктің өкілі немесе министрі, объекті қызметінің саласына қарайтын ведомствоның министрі немесе өкілі, парламентарий, атақты спортшы, әртіс, қоғам қайраткері болуы мүмкін. Таңдаудың критериі болып – қоғамдық маңыздылығы, қол жеткізудің оңтайлығы, қығығушылығы, сонымен қатар әртістер мен спортшылар үшін бағасы болып  табылады. Маңғаздың қоғамдық дәрежесі тура пропорционалды түрде ашылу  салтанатына деген бұқаралық  ақпарат қызметтерінің қызығушылығын  тудыруға елеулі әсерін тигізеді. Ашылу  салтанатына қала әкімінің қатысуы  БАҚ – тың  кең және толыққанды ақпарат алуына мүмкіндік береді. Шақырылған тұлғалардың дәрежесі жоғары болған сайын,    мерекені өткізуге кететін шығындардың шамасы да жоғары болады, өйткені күзет пен ере жүретіндерге төленетін төлем де анағұрлым өседі.

Егер  де, ресми адамдар санаты жағынан  ашылу салтанатына қызығушылық  тумаса, онда жақсы танымал әртістер мен спортшыларға, көңіл көтеру  индустриясының өкілдеріне жүгінген жөн.    Жаңа дүкеннің ашылу салтанатына  осындай тұлғалардың қатысуы  анағұрлым сыйымдырақ, олардың қатысуы  туралы оқиға  жергілікті газеттерден  орын алуын қаматмасыз етеді. Кішігірім  қалалар мен ауылдық жерлерде баспасөздің қатысуының  мүмкіншілігі зор, егер ол мүмкін болса.

Ашылу салтанатын өткізу үшін арнайы бағдарлама мен  сценарий құрылады. Баспасөз басылымдары  мен бэкграундерлер – медиаға  арналған   фондық ақпарат –  компанияның тарихы, бас меңгерушілердің  бағдары дайындалады.  Баспасөзге арналған материалдардың ішінде ашылу  объектісінің,  жаңа бөлімшенің, фотограф келмесе немесе қызық кадрларды  жіберіп қойған жағдайда,  фотографтың  болуын қаматамасыз етеді. Бұқаралық  ақпарат құралдарына жіберетін     шақыру – хабарламасын тілшілерге   немесе жаңалықтар бөлімінің редакторына  қалай жасалынса, дәл солай фоторепартерларға  да жасалынады.  Тілшілерге арналған арнайы орындарды анықтау өте маңызды және олардың жақсы жұмыс жасауына жағдай жасалуы керек.

             3.1.1.Туристік мекемелердің қызметіндегі паблик рилейшнздің ұйымдастырылуы

PR-дың ең маңызды міндеті мекемеге, ұйым, компанияға паблисити, имидж  жасау болып табылады.

Паблисити – бұл фирманың танымал  болуы, оның жағымды сыртқы бейнесі. Бұл фирманың тұтынушылармен, бәсекелестермен, демеушілермен, яғни, сыртқы әлеммен  байланысы. “Паблисити” мен “паблик  рилейшнз” – синонимдер емес. Паблик рилейшнз – процесс, қызмет немесе қызметтер саласы. Ал паблисити –  құрал, паблик рилейшнздің нәтижесі.

Менің ойымша паблиситидің ең басты  сапасы сенім. Ақпараттық тауар мен  жарнаманы аудитория екі түрлі  қабылдайды, халық ақпаратқа жарнамадан гөрі сенеді. Екінші сапасы – сатушылар  мен жарнама агенттерінен қашқақтайтын сатып алушыларды кең қамту. Үшінші сапасы – назарға бірден іліну, көзге  бірден түсу. Жарнама тәрізді насихат  та көзге тиімді көрінеді.

Паблисити PR-дың құралы түрінде  төмендегідей жағдайларда мекемеге маңыздылық береді:

1. Мекеменің беделін өсіру;
2. Нарыққа жаңа тауар, өнім шығарғанда;
3. Өнім нарықта біраз уақыттан бері болса;
4. Күрделі өнім мен қызметті түсіндіруде;
5. Жылжытуға бюджет аз болғанда;
6. Дағдарыс жағдайында.

Имидж ұғымына келсек, бұл мекеменің  белгілі бір топтар алдындағы  бейнесі. Имидж ұғымының мазмұны  екі құрамдас бөліктен тұрады:

1. Сипаттау (ақпараттық) бөлігі. Онда мекеменің бейнесі туралы жиынтық ұғымдар болады.
2. Бағалау (байланыс) қабылданған ақпарат эмоция туғызады.

Адамдар (тұтынушылар) мекемені өздерінің  өткен тәжірибесі тұрғысынан, жалпы  қабылданған нормалар және моральдық  принциптер арқылы бағалайды.

Қазақстандағы туристік компаниялар шетелдерде өткізілетін  семинар, конференцияларға қатысып  тұрады, бұл шараларда корпоративтік  басқару, ішкі аудит, зерттеу т.б. да мәселелер жиі қозғалатындықтан PR-мамандары үшін де өте пайдалы. Өзінің қызметкерлерін шетелге оқытуға  жіберу компанияға өте пайдалы. Қазақстандағы  көп компаниялардың жылдық есептері талапқа сай келмей жатады. Мұндай тренингтердің көпшілігі Египетте өтеді, ұзақтығы оншақты күн, тренингке  қатысушылар жарты күн ғана оқиды  да, қалған уақытында демалады.

Туристік  компаниялардың имиджін көтеру үшін өткізетін шаралары әртүрлі болуы  керек. Оған компанияның қаржылық, материалдық  ресурстары, адам ресурстары және демеушілік қолдау жасайды. Қоғамдық ұйымдар да көмектесуі мүмкін. Шараға журналистердің қатысуы да болашаққа жол ашады. Олар демеушілермен келіссөздер  жүргізуге ықпал етеді. Шараның  қорытындысында компания бірінішіден, танымал болады, БАҚ-қа жарияланады.

Мұндай іс-шаралардың мақсаты:

1. Мақсатты аудитория арасында компания туралы біртұтас бейне қалыптастыру, оның бәсекелес компаниялардан артықшылықтары мен ерекшеліктерін көрсету;
2. Тұрақты ақпараттық айналым жасау;
3. Компанияны позициялау;
4. Имидж жасау.

Компанияның негізгі PR-міндеттері:

1. Ақпараттық кеңістікке үнемі қатысу;
2. Мақсатты аудиторияның компания туралы таным-түсінігін кеңейту;
3. Қоғам тарапынан қызығушылықты арттыру.

Көрме-жәрмеңке іс-шаралары қазіргі  туристік маркетингте маңызды рольге ие. Олар туристік мекемеге бір мезетте  экономикалық, ұйымдастыру, техникалық, коммерциялық ақпараттарды беруге, қызметтің  құны туралы кең хабарландыруға мүмкіндік  береді. Көрме-жәрмеңке іс-шаралары туризм саласының дамуының, ақпараттық биржаның, бағаны, өзгерістерді болжаудың айнасы. Себебі, туристік мекеме клиент үшін көрме  ұйымдастыруда барлық мүмкіндіктерді пайдаланады. Шоу-бағдарламалар, викторина, ұтыстар нәтижесінде клиенттер  үлкен әсер алады.

Қазіргі таңда “көрме”, “жәрмеңке” ұғымдарының бір-біріне жақындығы  сондай, синонимдер ретінде де қолданылады. Әрине, бұл екеуінің ұқсастықтары да бар, олар нарыққа бағытталуы, шектеулі уақыты, нақты бір орындарда нақты  кезеңдерде өткізілуі т.б. Ал айырмашылығы – ұйымдастыруда, жоспарлауда көрінеді. Көрме және жәрмеңке шараларының мазмұны мен түрі ұқсас болғандықтан, бұдан былай тек көрме деген терминді қолданамыз.

Көрме-жәрмеңке іс-шараларының түрлерін былайша сипаттауға болады:

1. Көрме – туристік өнімнің иллюстрациялық сипаттамасы;
2. Жәрмеңке – нарықтағы туристік өнімнің экономикалық көрме үлгісі;
3. Салон – туристік өнімді көрсету (турфестиваль);
4. Биржа – коммерциялық көрме және туристік өнімді нарықта тарату;
5. Туристік дүкен (турмаркет; телемаркет) – туристерге арналған арнаулы дүкен.

Бұл аталған іс-шаралардың әрқайсысы  өзіне ғана тән өзгешелігімен                        ерекшеленеді.

   Биржалар арқылы келесі жылға арналған турларды белсенді                                                                                        жарнамалау не ашылады не жабылады. Ірі халықаралық туристік биржалар: “ГТВ” (Берлин), “London Travel Market” (Лондон) т.б. болып табылады.

Көрмеге қатысуы үшін туристік фирма  маркетингтік коммуникацияның тиімді құралы болып табылатын жоспарлауды  мұқият жүзеге асырады. Туристік фирманың көрмеге қатысу процесін шартты түрде  өзара байланысты кезеңдерге бөлуге болады:

1. Көрмеге қатысуға принципті шешім қабылдау.

Көрме қызметі  туристік мекеменің негізгі маркетингтік мақсатқа жетуіне кепілдік беруі  шарт. Олар:

• туристік фирма мен оның тауар, қызметтерін көрсету;
• сату нарығын зерттеу;
• жаңа нарықты іздеу;
• клиенттерді көбейту;
• нарыққа жаңа өнім енгізу;
• өнімді бәсекелестердің қызметіне сәйкес позициялау;
• фирманың жағымды имиджін жасау;
• өнімдерді тікелей сату және келісім-шарттар жасау.

2. Туристік мекеменің мүмкіндіктерді мұқият талдауы:

• көрме өткізілетін орын және уақыт;
• қатысушылар мен келушілердің сандық және сапалық құрамы;
• соңғы рет өткізілген көрмедегі іскери белсенділік деңгейі (келісім-шарттардың саны мен жалпы көлемі);
• көрмеге қатысу алғышарттары;
• туристік фирманың көрмеге қатысу үшін жасалған сметасының алғашқы нұсқасы және фирманың мүмкіндігі мен шығынның сәйкестігін зерттеу;
• мәселенің соңғы шешімі: мақсатқа жету үшін қандай көрмеге қатысуға болатындығын шешу.

Осы мәселелермен қатар ұйымдастыру  шаралары да қарастырылады:

• көрме жұмысына туристік фирманың қатысу көлемі және концепцияны дайындау;
• көрмеге қойылатын өнімдердің тізімін жасау;
• персоналдарды іріктеу және дайындау (коммерциялық мәселелермен шұғылданатын,  қызмет көрсететін, стендшілер, аудармашылар);
• коммерциялық жұмыстың, жарнама мен хаттама шараларын жоспарлау;
• көрмеге қатысуға жағдай жасап, қызмет көрсететін агентті таңдау;
• қажетті көрме алаңының мөлшері мен түрлі материалдық және қаржылық ресурстардың көлемін анықтау;
• жарнама және ақпараттық материалдарды іріктеу және дайындау;
• экспозицияның тақырыптық жоспарын жасау;
• ұйымдастыру комитетімен келісім-шарт жасау, оған көрменің жоспарын беру, қажетті құрал-жабдықтар мен қызметке тапсырыс;

Алдын ала:

• өз уақытында өтініш беру үшін туристік фирманың көрменің ресми каталогына кіруін қамтамасыз ету;
• келушілердің мақсатты тобына бағытталған мерзімді басылымдардағы жарияланымдар;
• туристік фирма байланыс жасайтын, көрмеге қызығу білдіретін компанияларға факспен, электронды поштамен, телефонмен көрмеге шақырулар жіберу;

Мұндайда шақыруды арнайы билеттермен  жеке жіберген тиімдірек болады. Шақыру парағында аты, мекен-жайы, титулы толық, дәл болуы керек. Шақырылған қонақтардың  ішіне ресми тұлғалар кіретін  болса, оларға жеке шақыру хатын қоса жіберген дұрыс болады. Кіруге жіберілетін  құжаттар да тиімді. Шақырылғандар  біріншіден, кіру үшін ақы төлемейді, екіншіден, бұл қонақтарға ізет білдіріп, сыйлауға қажет.

Туристік фирма өткізілген көрмемен қатар презентация, баспасөз мәслихаты, дөңгелек үстел өткізсе тіпті  жақсы.

Фирманың бастығы көрме өтіп жатқан кезде қонақтардың көзінше  нұсқаулар беруге болмайды. Ол тек  алыстан бақылап, өзі үшін дұрыс  қорытындылар жасауы керек. Ол қорытындыларға қажетті мәселелер: көрме үшін осы  таңдалған алаңның көлемі дұрыс  па, қандай қызметтер үлкен сұранысқа  ие, келесіде көрмені бұдан да жақсы  түрде қайтып ұйымдастырса болады, көрме жұмысына қай қызметкерлер көбірек икемді т.б.

Туристік фирманың басшысы осымен қатар өзге көрмелерді аралап көруіне  болады. Бұл нарық коньюнктураларының даму тенденциясын байқауға, бәсекелестердің  қызметін бағалауға, өз позициясы мен  туристік фирманың позициясын анықтауға  тиімділік береді. Көрменің өзіне  тән жеке табиғаты, оған қатысудағы адамдардың мақсаты, ұсынылып отырған тауардың ерекшеліктері де осылай анықталады.