9. ДОКУМЕНТООБОРОТ.
Проект документооборота ООО «Консалтинг
Плюс» на 2012 г.
Входящая информация |
Должность (отдел, служба) |
Выходящая информация |
От кого |
Что (наименование документа) |
Периодичность поступления |
Кому |
Что (вид документа) |
Периодичность отправки |
Сторонних
организаций |
Письма |
По
мере необходимости |
Директор |
Руководителям
отделов, служб |
Приказы,
распоряжения |
По
мере необходимости |
Главбух |
Балансовые
отчеты |
ежемесячно |
Директор |
Сторонним
организациям |
Письма |
По
мере необходимости |
Руководители
отделов |
Отчеты. |
Ежемесячно. |
Директор |
|
|
|
Сторонние
организации |
письма |
По
мере необходимости |
Коммерческий
директор. |
Сторонним
организациям |
Письма |
По
мере необходимости |
Директор |
Приказы,
распоряжения |
По
мере необходимости |
Коммерческий
директор. |
Директор |
Отчеты. |
Ежемесячно. |
Клиенты. |
Письма. |
По
мере необходимости |
Руководитель
отдела продаж |
Клиентам. |
Письма |
По
мере необходимости |
Директор |
Приказы,
распоряжения |
По
мере необходимости |
Руководитель
отдела продаж |
Директор |
Отчеты. |
Ежемесячно. |
Директор |
Приказы,
распоряжения |
По
мере необходимости |
Руководитель
ОИиВУП |
Директор |
Отчеты. |
Ежемесячно. |
Сторонние
организации |
письма |
По
мере необходимости |
Руководитель
ОИиВУП |
Сторонним
организациям |
Письма |
По
мере необходимости |
10. ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛАХ.
Коммерческий отдел.
1. Общие
положения.
- Коммерческий отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
- Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
- Возглавляется коммерческим директором, который подчиняется непосредственно директору компании.
2. Структура
отдела.
- Структуру и штатную численность коммерческого отдела утверждает директор компании.
- В состав отдела входят: главный бухгалтер, 2 специалиста.
3. Задачи
и функции отдела:
- Определение долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия.
- Обеспечение и контороль финансово-хозяйственной деятельности компании.
4. Регламентирующие
документы.
- Внешние документы: законодательные и нормативные акты.
- Внутренние документы: устав предприятия, положение о подразделении, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка.
5. Взаимодействие
с другими отделами:
- С отделом продаж – закупка необходимых услуг, сбор статистики.
- С отделом исследования – закупка необходимых услуг, сбор статистики.
- Со сторонними организациями: закупка услуг, взаимные расчеты
6. Коммерческий
отдел имеет право:
- Требовать представления подразделениями предприятия материалов, отчетов, заявок, информации, необходимой для осуществления отделом своей деятельности.
- Давать указания подразделениям предприятия по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
- Контролировать правильное расходование оборотных средств и целевое использование банковских кредитов, прекращение производства продукции, не имеющей сбыта.
- Представительствовать от имени предприятия в сторонних предприятиях, организациях, учреждениях по вопросам, относящимся к ведению отдела.
- Представлять руководству предприятия:
- Предложения о поощрениях работников коммерческого отдела.
- Информацию о планах отдела и отчет об их выполнении.
- Проводить аттестацию работников отдела.
7. Ответственность
коммерческого отдела
- Начальник коммерческого отдела несет ответственность за добросовестное и своевременное выполнение функций, возложенных на отдел.
- На начальника отдела возлагается персональная ответственность за:
- Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства отделом.
- Предоставление достоверной информации о работе отдела.
- Своевременное исполнение приказов руководства.
- Ответственность работников коммерческого отдела устанавливается соответствующими должностными инструкциями.
8. Заключительные
положения
- При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в коммерческом отделе руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться к директору компании с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение.
- Внесённое предложение рассматривается директором в течение одного месяца со дня подачи заявки.
- По результатам рассмотрения выносится решение:
- - принять изменение или дополнение,
- - отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),
- - отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).
- Внесение изменений и дополнений в положение утверждается директором компании.
Отдел продаж.
1. Общие
положения.
- Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
- Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
- Возглавляется руководителем отдела продаж, который подчиняется непосредственно директору компании.
2. Структура
отдела.
- Структуру и штатную численность отдела утверждает директор компании.
- В состав отдела входят: маркетолог, 2 специалиста.
3. Задачи
и функции отдела:
- Организация продаж тренингов.
- Рекламные и промо-акции.
- Консультации по телефону.
4. Регламентирующие
документы.
- Внешние документы: законодательные и нормативные акты.
- Внутренние документы: устав предприятия, положение о подразделении, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка.
5. Взаимодействие
с другими отделами:
- С коммерческим отделом – заказ необходимых услуг.
- С отделом исследований – получение информации о внедряемых продуктах.
6. Права
отдела продаж
- Давать производственным подразделениям предприятия указания по вопросам сбыта продукции.
- Самостоятельно вести переписку по вопросам реализации продукции, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения руководителя предприятия.
- Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
- Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
- Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.
- Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции.
- Вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
7. Ответственность
отдела продаж.
- Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет руководитель отдела продаж.
- На руководителя отдела возлагается персональная ответственность в случае:
- Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушений правил учета и отчетности.
- Составления, утверждения и представления недостоверной сводной отчетности и нарушения сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия.
- Необеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
- Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела сбыта.
- Недостоверности и несвоевременности предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов продукции на складах и объемах производственного задела, сроках и объемах выполнения договоров, пр.
- Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.
- Допущения использования информации сотрудниками отдела не в служебных целях.
- Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.
- Перерасхода средств на содержание отдела.
- Ответственность сотрудников отдела устанавливается их должностными инструкциями.
8. Заключительные
положения
- При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в отделе руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться к директору компании с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение.
- Внесённое предложение рассматривается директором в течение одного месяца со дня подачи заявки.
- По результатам рассмотрения выносится решение:
- - принять изменение или дополнение,
- - отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),
- - отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).
- Внесение изменений и дополнений в положение утверждается директором компании.
Отдел исследования и внедрения
учебных программ.
1. Общие
положения.
- Отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
- Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
- Возглавляется руководителем ОИиВУП, который подчиняется непосредственно директору компании.
2. Структура
отдела.
- Структуру и штатную численность отдела утверждает директор компании.
- В состав отдела входят: методист, 3 бизнес-тренера.
3. Задачи
и функции отдела:
- Исследование зарубежного рынка на предмет успешных обучающих управленческих программ.
- Разработка адаптированных методик обучения.
4. Регламентирующие
документы.
- Внешние документы: законодательные и нормативные акты.
- Внутренние документы: устав предприятия, положение о подразделении, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка.
5. Взаимодействие
с другими отделами:
- С коммерческим отделом – заказ необходимых услуг и материалов.
- С отделом продаж – информация о тенденциях рынка (двусторонний обмен).