Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные  с носителем. Рассмотрим их более  подробно.

    Время транспортировки  документа

    Несомненно, электронные документы имеют  здесь неоспоримое преимущество, т.к. электронные каналы связи позволяют  передавать сообщения за секунды.

    Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам  документа и по содержанию)

    При отсутствии оптимальной системы  классификации документов и информации эта задача может оказаться достаточно трудоёмкой для бумажных документов.

    Для электронных же документов эта задача максимально упрощается и сокращается  по времени благодаря использованию  ссылок, позволяющих найти не только один документ, но и другие, связанные  с ним тематически или по формальным признакам.

    Требования  к оформлению документов

    Требования  к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Иногда возможно некоторое  разнообразие в оформлении, не затрагивающее  реквизитов, определяющих юридическую  силу документа.

    А требования к оформлению электронных  документов ещё не стандартизированы. Но эти требования могут быть более  жесткими, чем для бумажных документов, т.к. при передаче информации по каналам  связи при наличии различных систем и программно-технических средств передача может не состоятся либо информация не будет доступной для восприятия человеком.

    Придание  документу юридической  силы

    Для бумажных документов решены практически  все вопросы, связанные с приданием  им юридической силы.

      Для электронных документов особое  значение имеет Федеральный закон  «Об электронной цифровой подписи», обеспечивающий правовые условия  использования ЭЦП:

    - срок действия сертификата ключа,  относящегося к этой ЭЦП;

    - подтверждение подлинности ЭЦП;

    - использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое  значение.

    При соблюдении данных условий ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе. Вместе с тем реализация этого  закона предполагает издание соответствующих  подзаконных актов, создание специальных  удостоверяющих центров, выдающих сертификаты  ключей ЭЦП.

    Удобство  восприятия информации

    Это качество в большей мере выражено у бумажных документов.

    По  восприятию электронные документы  сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его  файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем  при чтении с листа бумаги.

    Возможность работать с несколькими  документами одновременно

    При работе с документами и печатными  изданиями, сопоставляя информацию из них, нередко обнаруживаются особенности  и детали, ускользающие от восприятия при поочерёдном просмотре документов.

    «Многооконная»  работа с файлами также даёт возможность  одновременно работать с несколькими  документами, но при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие носит преимущественно  логический характер, и не всегда возникает  целостный взгляд на документ.

    Возможность выделить нужный фрагмент при ознакомлении с документами

    Такую возможность дают и бумажный, и  электронный носители информации документа. Но есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок чернилами, пастой, карандашом и т.п. обычно остаются.

    А при работе с электронным документом, если позволяет его формат записи, нужный фрагмент можно выделить цветом или другим шрифтом, а затем это  выделение убрать. При этом следов на документе не останется.

    Возможность сделать копию  документа

    На  бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и  оперативной полиграфии. На фото-, микрофотоплёнке  копии могут быть получены с помощью  фотографирования и микрофильмирования. Электронную копию бумажного  документа получают путём сканирования.

    В случае с электронным документом трудоёмкость и затраты времени  получения копии значительно  меньше. Можно скопировать файл, дополнительно распечатать документ либо вывести информацию на микрофотоносители и т.п. Файл документа может быть отправлен по электронной почте, размещён в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников. Таким образом, отпадает необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.

 

    Утомляемость  при работе с документами (без  учёта характера  и содержания информации)

    С бумажными документами можно  работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействовано  не только зрение, но и осязание, а  иногда даже обоняние.

    Утомляемость  же при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными  документами. Основная нагрузка приходится на зрение. Необходимо делать перерыв  в работе.

    Специально  оборудованное рабочее  место для восприятия информации

    Для восприятия информации бумажного документа  достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких специальных условий  не требуется.

    Для работы с электронными документами  необходим компьютер, а при необходимости  их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование  портативных компьютеров и мобильных  средств связи снимает часть проблем.

    Информационная  безопасность и защита информации

    Защитить  бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его  физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных  формах (передача под расписку) и  другими организационными мерами.

    Для электронных документов эта задача решается путём использования средств  регламентации доступа пользователей  к компьютерам и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

    Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком

    Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что  зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.

    В случае с электронным документом нужно учитывать, что жизненный  цикл программных средств и носителей  записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый  срок хранения документа. Возникает  проблема перезаписи информации на другой носитель и средств её аутентификации (иначе документ утратит юридическую  силу). Иногда предлагают сохранять  соответствующие технические и  программные средства для воспроизведения  информации (и соответственно обучать  персонал пользованию этими средствами) или распечатывать электронные  документы на бумаге и заверять сделанные  копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для  обеспечения сохранности и повышения  устойчивости компьютерной системы  можно выполнять резервное копирование  информации.

    Сфера применения (бытовая) документов

    Бумажные  документы применяются повсеместно.

    Электронные документы используются теми участниками  коммуникаций (организациями и физическими  лицами), которые имеют соответствующую  компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно  расширяется по мере развития технической  оснащённости, накопления опыта и  создания нормативной базы.

    Можно сделать вывод, что электронные  документы хоть и имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск  документа в базе), они также  обладают существенными недостатками – проблемы придания юридической силы документу и необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

    Придание  юридической значимости, относящееся  к использованию традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования  электронного документа. 
 

 

Глава 2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота

1. Первые  законодательные  акты в области  электронного документооборота

    Электронные документы в настоящее время  обозначают по разному: машиночитаемые документы (МЧД), документы на магнитных носителях (ДНМ), технотронные документы, виртуальные документы.

    Несмотря  на то, что проблемы работы архивистов с электронными документами имеют  уже более чем 30-летнюю историю, в  России их законодательному регулированию  стало уделяться внимание только в последние годы. Однако соответствующий  законотворческий процесс проходил бессистемно, не имел под собой разработки концепции регулирования соответствующих  общественных отношений, которая бы учитывала российские и международные  реалии, а также обосновывала бы иерархию соответствующих правовых проблем, предлагала бы механизмы их решения.

    Только  в 70 - е годы XX века с развитием  электронных систем хранения, обработки  и доступа к информации стали  звучать призывы к необходимости  правового регулирования общественных отношений, связанных с хранением, использованием и передачей информации о личности в электронном виде.

    В 70-80-е годы проходили дискуссии, на которых поднимались спорные  вопросы, касающиеся электронных документов:

• Как обеспечить сохранность машиночитаемой информации?
• В чем состоит отличие электронных документов от традиционных?
• Как определить электронный документ?
• Нужны ли вообще архивы электронных документов или они могут храниться в тех организациях, где были созданы (так называемые "распределенные архивы")?
• Как проводить экспертизу ценности и отбор электронных документов на хранение?
• Как обеспечить сохранность "виртуальных" документов?
• В чем состоят особенности жизненного цикла электронных документов?
• Что считать оригиналом, а что копией электронного документа?
• Насколько важно сохранение юридически-правового контекста при создании электронных документов?
• Как обеспечить аутентичность электронных документов?
• Правовые вопросы: авторское право, право собственности, взаимоотношения с источниками комплектования и т.п.

    Решение данных вопросов невозможно без законодательного определения электронных документов, обеспечения доступа к информации, сохранности носителей информации.

    В нашей стране вопрос о хранении МЧД  был поставлен на нормативную  основу в 1980 году. Постановление Совета Министров СССР №274 от 4 апреля 1980 года утвердило «Положение о Государственном архивном фонде СССР», где было установлено, что документы созданные средствами вычислительной техники, имеющие политическое, научное, народно-хозяйственное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение.⁶

    В 1981 году Главное архивное управление СССР возложило на ЦГАНХ СССР задачу по разработке концепции постоянного  хранения документов на магнитных носителях. Источниками комплектования ЦГАНХ  СССР являлись 80 министерств, государственных  комитетов и ведомств СССР; на учете  архива находилось 70 вычислительных центров, обеспечивавших функционирование отраслевых и межотраслевых АСУ. В перспективе именно ЦГАНХ должен был первым начать прием на хранение машиночитаемой документации.