Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования 

     РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и  ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

УЛЬЯНОВСКИЙ ФИЛИАЛ

 
 
 

КАФЕДРА ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления» 

на тему: «Нормативно-правовая база электронного документооборота» 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

Ульяновск  2011

 

Содержание 

Введение 3

Глава 1. Понятие электронного документа и документооборота, его особенности 5

1.1. История электронного документа 5

1.2. Определение электронного документа 12

1.3. Особенности, преимущества и недостатки электронных документов 16

Глава 2. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота 23

2.1. Первые законодательные акты в области электронного документооборота 23

2.2. Действующие законы в области электронных документов 39

2.3. Основные проблемы электронного документооборота 45

Заключение 52

Библиографический список 56

 

Введение

    Проблема  использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно  многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное  внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов.

    Вместе  с тем существует достаточно большой  комплекс вопросов организационного и  методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

    Актуальность  темы объясняется тем, что в настоящее  время вопросы использования  электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели  очень большое значение. Вокруг них  ведутся многочисленные споры.

    С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий  круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует  отнести издания, содержащие общегосударственную  нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

    Первая  категория – это стандарты  в области документоведения и  делопроизводства:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
4. Государственная система документационного обеспечения управления.

    Вторая  категория - законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

1. Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

    При написании курсовой работы были изучены  труды специалистов в области  документоведения: Ларина М.В., Ларькова Н.С., Бобылевой М.П., Храмцовской Н.А. и других.

    Кроме того, были также использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское  дело».

    Целью данной курсовой работы является изучение нормативно-правовой базы электронного документооборота.

    Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1. Выделить оптимальное определение термина «электронный документ»;
2. Сравнить электронный документооборот с традиционным;
3. Рассмотреть основные особенности нормативно-правовой базы электронного документооборота;
4. Определить проблемные вопросы нормативно-правовой базы электронного документооборота.

    Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам. 
 

 

Глава 1. Понятие электронного документа и документооборота, его особенности

1. История электронного документа

    Приступая к анализу Российского законодательства в области электронных документов, необходимо в первую очередь кратко осветить историю создания электронных  документов.

    Первыми носителями информации были матричные  носители. Их появление относят к  концу XIX века. Матричные носители воспроизводили кодированную информацию на специальных таблицах - матрицах (программирующих различные физические состояния - пробивки, магнитные импульсы). Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Они характеризуются большим объемом информации и значительными размерами.

    К матричным носителям информации относятся:

    1) Перфокарта - карточка из плотной  бумаги, на которой проставляются  отверстия. Перфокарты хранились  временно и, по мере выполнения  хозяйственных задач, уничтожались. В 1897 году появились первые  машинные перфокарты. Они применялись  для обработки анкет первой  Всероссийской переписи населения.  Массив из 122 миллионов карт (по  числу переписанного населения)  обрабатывали 110 электрических счетных  агрегатов американской фирмы  "Холлерит".¹ Несмотря на то, что результатов переписи пришлось ждать восемь лет, они являются очень ценным и весьма достоверным источником.

    2) Перфоленты. Их стали использовать  еще с XVIII века для управления  ткацким процессом в типографских  наборных машинах, а во второй  половине XIX века - для передачи сообщений  по телефону.

    Таким образом, с помощью отверстий  на бумаге или ленте выражали все  содержание архивных документов. Этот процесс был очень длительным, трудоемким и включал множество  этапов.

    В 1920 годы - появились первые ручные перфокартотеки - средства малой механизации. Поиск в простейших системах осуществлялся путем пропускания металлической спицы через отверстие, соответствовавшее нужному понятию сквозь массив перфокарт.

    К средствам большой механизации  относились счетно-перфорационные машины.

    Механизация до 1950-х годов касалась в основном делопроизводства и ведомственных  архивов. Применение средств малой  механизации было эпизодическим  и ограничивалось использованием матричных  носителей информации и ручных перфокартотек, счетно-перфорационных устройств.

    Одним из первых хранилищ машиночитаемых документов стал архив Научно-исследовательского института аэроклиматологии. Институт был создан в 1943 году как Центральный  Научно-исследовательский гидрометеорологический архив (ЦНИГМА) с целью механизации  обработки данных метеорологических  наблюдений, которые собирались в  виде полевых книжек, таблиц, синоптических  карт в технических архивах территориальных  управлений гидрометеорологической службы (УГМС). При институте была создана  машинно-счетная фабрика.

    В 60-е годы происходит дальнейшее развитие матричных носителей информации. Для быстрого поиска документов применяются  совмещенные карты. Был поставлен  вопрос о возможности создания полнотекстовых баз данных - поисковых систем, которые  позволяли бы получать доступ сразу  к тексту документа, а не к его  поисковым данным.

    Для информационных поисков начинают применять  пленочные и оптические носители информации - микрокарта и рулонная микропленка. Они представляли собой  микрофишу или микрофильм, на котором  вторичная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и белых прямоугольников, уменьшенных путем микрофотокопирования. Для хранения пленки требовалось в 200-250 раз меньше объема, чем для хранения перфокартотеки.

    В этот период происходит эволюция носителей. Магнитные носители - носители, в  которых информация фиксируется  намагничиванием специальных дисков, барабанов, магнитных лент, замыканием строго определенных участков системы  электроцепей. К смешанным типам носителей относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов.

    С эволюцией технического обеспечения  связано распространение электронно-перфорационных машин, применение ЭВМ. Серийное производство ЭВМ началось еще в 1950 годы. Первые советские ЭВМ - МЭСМ (1953); БЭСМ (1953); "Стрела" (1953). Американские - "Унивак" (1951); IBM-701 (1953). ² В период с 1950 по 1970 годы сменилось пять поколений ЭВМ, которые прошли эволюцию от ламповых машин до машин с микросхемами.

    В 1950-1970 годы происходит повсеместное создание АСУ (автоматизированные системы управления) на уровне предприятия, республиканском  и отраслевом уровне. К 1975 году общегосударственные  отраслевые АСУ охватили все союзные  и союзно-республиканские министерства и ведомства.

    Создание  и внедрение АСУ способствовало развитию новых способов документирования, стимулировало разработку единой государственной  системы делопроизводства - ЕГСД (1966-73 гг.), унифицированных систем документации, стандартов по терминологии, привело  к созданию автоматизированных банков данных, что в свою очередь вызвало  лавинообразный рост количества машиночитаемых документов. Формируется сеть архивов машиночитаемых данных. Эти архивы создавались в рамках ведомственных систем: вычислительные центры (ВЦ) на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные центры (ГВЦ) при министерствах и ведомствах. Отделы ВЦ, хранившие машиночитаемые документы (МЧД) назывались по разному: технический архив, магнитотека, лентодискотека, библиотека машинных носителей, справочно-информационный фонд. Создавались архива МЧД в области метеорологии и аэроклиматологии, медицинской диагностики, патентные фонды. Большое количество машиночитаемых документов образовалось в сфере органов научно-технической информации (НТИ).

    Во  второй половине 70-х - первой половине 80-х годов преобладают магнитные  носители информации и ЕС ЭВМ, создаются  межархивные АИПС (автоматизированные информационно-поисковые системы), а также формируются теоретические основы архивоведения машиночитаемых документов. Были намечены основы классификации, экспертизы ценности, системы научно-справочного аппарата машиночитаемых документов. Изучались труды зарубежных архивистов - Дж. Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара и др.

    Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом  в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение  типа текстовых процессоров и  электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга  пользователей. Появились комбинированные, географические, информационные, мультимедийные и т.п. компьютерные приложения, в  которых одновременно можно было осуществлять вычисления, проводить  обработку текстовой или графической  информации³. Документы, созданные в таких программах, являлись результатом сложной взаимосвязи записей разных форматов и первоочередной задачей здесь является обеспечение сохранности данных документов.