Исследование систем управления на примере Открытого акционерного общества «АРМО - Урал»

 

 

 

 

4 Обоснование выбора функциональной области и подсистемы управления

 

Функциональной областью мы выбрали  организационное стратегическое планирование. Расскажем все про работу отдела планирования.

«Чем занимается отдел стратегического  планирования?» - у каждого «бизнес-читателя»  спонтанно проявится свой первый ассоциативный ответ на этот вопрос, также как в случае ответа на вопрос о самом известном русском  поэте... В статье предлагается соотнести  свой первый спонтанный ответ с вариантами... Возможно мнение, что подобные отделы занимаются вопросами не очень понятными, что, отчасти, справедливо...

ООО «АРМО-Урал» в своей деятельности не имеет официально принятых планов, не сформулированы миссия, цели и задачи организации. Директор компании считает, что можно обходится и без  формального планирования, он обходился  без него до сих пор,  значит, оно  не может иметь существенного  значения. По его мнению ситуация на рынке меняется так быстро, что  от четкого планирования  не будет  практической пользы. А ведь формальное планирование имеет немало выгод. Мовил  Бранч [2, стр.352] перечисляет эти выгоды в следующем порядке:

1. Планирование поощряет руководителя постоянно  мыслить перспективно.
2. Оно ведет к более четкой координации предпринимаемых фирмой усилий.
3. Оно ведет к установлению показателей деятельности для последующего контроля.
4. Оно заставляет фирму четче определять свои задачи и политические установки.
5. Оно делает фирму более подготовленной к внезапным переменам.

Постараюсь самостоятельно сформулировать миссию, цели  и задачи организации.

Миссия

Стать крупнейшим российским дистрибьютором оборудования для интегрированных  систем безопасности и управления зданием, предлагая на рынке передовые  технологии и решения мировых  лидеров отрасли, высококлассный сервис и эффективные условия партнёрства  для клиентов.

Задачи

1. Формирование  устойчивого спроса на «брендовое» оборудование в Урало-Сибирском регионе.
2. Увеличение доли рынка.
3. Рост сбыта.
4. Увеличение прибыли.
5. Снижение издержек.
6. Выход на рынки Пермской, Тюменской областей и Казахстана.

Общие цели

1. Ввести в организационную структуру управления предприятием отдел маркетинга.
2. Создать краткосрочный и долгосрочный бюджеты фирмы.
3. Организовать контроль исполнения планов и бюджетов.
4. Снизить издержки на 10% за счет  планирования продаж (уменьшение  товарных остатков) и бюджета проектов.
5. Создать план мероприятий по выходу фирмы на рынки Пермской, Тюменской областей и Казахстана до конца 2 квартала 2010 года.
6. Увеличить оборот фирмы на 30 % за счет пополнения номенклатуры оборудованием более низкой ценовой категории до конца 1 полугодия 2010 года.
7. Разработать систему мотивации сотрудников до конца 2 квартала 2010 года и внедрить ее в действие до конца 3 квартала 2010год 
   

Частные цели

 

По коммерческому  отделу:

 

1. Проанализировать клиентскую базу и выделить категорию клиентов, дающую основную долю прибыли, составить план продаж оборудования по данной категории клиентов.
2. Исследовать спрос на оборудование более низкой ценовой категории, выявить наиболее перспективные позиции, составить по ним план продаж.
3. Проанализировать движение товара по складу и сформировать необходимые товарные запасы с целью уменьшения складских остатков.
4. Составить план участия в региональных специализированных выставках на 2004-2005 гг.
5. Составить план проведения региональных семинаров по оборудованию для инсталляторов и конечных потребителей на 2004 год.
6. Разработать программы проведения семинаров на 2 квартал 2004 года.
7. Подготовить информацию для образующегося отдела маркетинга по клиентам, проводившимся исследованиям, оборудованию.
8. Подготовить бюджет расходов и доходов по текущим и планируемым в 2004 году проектам.
9. Подготовить план расходов по выставкам и семинарам на 2004 год.

По техническому отделу:

1. Ввести в состав отдела технического специалиста по оборудованию.
2. Подготовить информацию по оборудованию, необходимую для проведения семинаров  для коммерческого отдела.
3. Проанализировать остатки материалов на складе с целью минимизирования товарных остатков.
4. Исследовать с технической точки зрения систему распределенного видеонаблюдения «FAST» и подготовить заключение об использовании на объектах для коммерческого отдела.
5. Составить образцы технико-коммерческих предложений по новому оборудованию для коммерческого отдела.
6. Подготовить оборудование для выставки в г.Челябинске к 30.05.2004 года.
7. Подготовить бюджеты расходов  материалов по текущим и планируемым в 2004 году проектам.

По бухгалтерии:

1. Подготовить бюджет организации на текущий квартал.
2. Подготовить для обсуждения бюджет организации на текущий финансовый год.
3. Рассмотреть поступившие из подразделений бюджеты расходов и доходов по проектам и мероприятиям  и вынести решения о  реализации мероприятий в заданном объеме и динамике.
4. Ввести контроль исполнения бюджетов по проектам и мероприятиям.

5 Требования к функциональной области и подсистеме управления

 

Основными требованиями является обоснование  выбранного направления развития фирмы. Т.к. фирма имеет большие риски  потери прибыли при неправильно  выбранном направлении развития, большую роль выделяют на данную область

Осуществление и свершенствование управленческой деятельности вызывают необходимость определения результатов функционирования исследование системы управления и проводимых по ее улучшению мероприятий. Эффективность системы исследования менеджмента - это результативность управленческой деятельности, степень оптимальности использования материальных, финансовых, трудовых и людских ресурсов. Функциональная роль эффективности менеджмента - отражать уровень и динамику его развития, качественную и количественную стороны данного процесса. Для измерения эффективности существует система критериев и показателей, тесно взаимосвязанных между собой.

Эффективность системы управления, по своему содержанию, природе подразделяется, прежде всего, на экономическую и  социальную составляющие. Это обусловлено  различием, хотя и взаимосвязанных, целей и спецификой форм эффекта (социального и экономического) и  вызывает необходимость раздельного  рассмотрения и анализа указанных  составляющих. Это позволяет более  содержательно раскрывать взаимосвязь  многообразных общественных явлений, с большей обоснованностью подходить  к решению практических проблем  повышения эффективности, ранжированию мероприятий по их актуальности и  значимости.

Экономическая эффективность системы  управления выражает экономическую  сущность управленческих отношений. Ее определение вызывает необходимость  прежде всего исчисления соответствующих  трудовых, материальных и финансовых ресурсов и затрат, обеспечивающих формирование управленческого потенциала, содержание и функционирование системы  управления.

Значительную сложность представляет оценка результатов управленческой деятельности, ее продукта, т.к. выделить его в чистом виде, осуществить  прямое измерение практически невозможно, о них нельзя судить по количеству затраченного труда или объемам  переработанной информации. Конечным продуктом собственно управленческого  труда принято считать совокупность управленческих решений - осуществленных, т.е. реализованных исполнителями. Таким образом, результат управленческой деятельности проявляется лишь опосредованно, в конечном продукте хозяйствующего субъекта. В качестве его принимают результаты работы предприятия в целом. При этом обычно рассматривают прибыль, валовой доход или объем товарооборота.

Социальная эффективность менеджмента  выражает социальный результат управленческой деятельности. Она характеризует  степень использования потенциальных  возможностей трудового коллектива и каждого работника, его творческих способностей, успешность решения социальных задач коллектива. При рассмотрении социальной эффективности в качестве социальных результатов деятельности выступают условия труда и  быта, квалификация работников, организация  труда и быта, квалификация работников, организация и мотивация их деятельности. В качестве затрат при этом могут  выступать расходы на приобретение технических средств управления, подготовку и повышение квалификации кадров и пр. Это учитывается при  анализе и планировании социального  развития коллективов торговли и  сферы услуг.

Основными этапами создания системы  управления являются анализ системы  принятия решений, анализ требований к  информации, агрегирование (группировка) решений, проектирование системы управления, а также создание системы управляющих  воздействий и ее контроль.

6 Характеристики функциональной области, основные результаты функционирования, имеющиеся проблемы

 

О названии... Вопрос вроде бы как  не очень существенный, но симптоматичный и добавляет немного красок... В разных компаниях подразделения  называются по-разному: отдел стратегического  планирования, офис стратегического  менеджмента, департамент стратегического  развития, управление стратегического  планирования и бизнес-анализа и  т.д. В статье будет использоваться сокращение ОСМ по одному из перечисленных  вариантов названий пусть даже потому, что так в последнее время  говорят классики. Название подразделения, конечно, отражает с некоторой долей  условности содержательный аспект его  деятельности. Если классики ССП предлагают, чтобы руководитель подразделения  отвечал не только за разработку, но и за реализацию стратегии, то и предлагаемое ими название подразделения (ОСМ) не содержит акцент только на стратегическом планировании, как это часто у  нас, а отражает в целом всю  систему стратегического менеджмента, как его зону ответственности. На текущий момент, в названии подразделения  у нас чаще звучит функционал стратегического  планирования, анализа и развития, пока без претензий на реализацию стратегии.

В данном случае в Компании действует  принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные  выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган  управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника. В нашей структуре управления каждый подчиненный имеет начальника, а каждый начальник имеет несколько подчиненных. Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

Основными отрицательными моментами  использования линейной организационной  структуры являются: высокие требования руководителю и большая нагрузка на него, отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений, затруднительные  связи между инстанциями. В настоящее  время на предприятии МТС система  набора и подбора кадров как таковая  отсутствует.

Прием работников осуществляется традиционными  способами, такими как объявления в  периодической печати и объявление в интернете. Некоторая часть  работников принимается по рекомендации уже работающих на предприятии.

Функции отдела кадров при приеме на работу сводятся к предварительной  беседе с кандидатом и направление  его на собеседование к руководителю подразделения, в которое намечен  его прием. Положительное или  отрицательное решение руководителя подразделения является основанием для приема на работу. При положительном  заключении руководителя подразделения  отдел кадров оформляет необходимые  документы и готовит приказ директора  о приеме на работу.

Отдельным категориям работников, устанавливается  испытательный срок, но, судя по тому, что за последние два года увольнения с формулировкой, как не выдержавший  испытательный срок не было, то это  пустая формальность. Адаптацией работников практически не занимаются. В редких случаях вновь принятому работнику  назначается наставник. Такая ситуация не коим образом не способствует резкому  сокращению текучести кадров.

Как и вся работа с кадрами  на предприятии процесс подготовки и переподготовки кадров есть специальная  система. Постоянно действующих  курсов повышения квалификации работников много.

Также им повышается в основном за стаж работы по специальности и сдачей квалификационных испытаний. В отдельных  случаях руководителей среднего звена направляют на курсы повышения  квалификации.

Повышение квалификации осуществляют еще и путем самообразования. Иногда в случае перевода на вышестоящую  должность работник проходит подготовку в соответствующем учебном центре. При перемещении на вышестоящие  должности прохождение курсов повышения  квалификации обязательно. Иными словами  администрация уделяет огромное внимание повышению квалификации своих  работников.

7 Анализ подсистем управления и оценка их соответствия предъявляемым требованиям

 

В рыночной экономике информация стала  товаром, ее получение, хранение, использование  подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят к числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции.  Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием:  [8]