Язык служебных документов

              Следует, однако, отметить, что в чистом виде названные нами типы изложения текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.  

              Это отнюдь не значит, что составителю документации не следует учитывать особенность каждого из видов изложения. Наоборот, необходимо творчески их использовать в работе по документированию.  

              Тексты сложных  документов (отчеты, обзоры, справки  и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые  нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д. 

              2. Правила сокращений  в текстах документов 

              В документах системы  ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1. 5-85.  

              Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время  на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.  

              Принято различать  сокращения нескольких типов:  

              1. Буквенные (инициальные)  сокращения (аббревиатуры), которые  образованы из первоначальных  букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т. д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз).  

              2. Сложносокращенные  слова смешанного образования  состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИ уголь, районе и др.  

              3. Сложносокращенные  слова сложного типа, например, колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть  и т. д.  

              4. Отдельные, частично  сокращенные слова, состоящие  из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, глав почта и т. д.  

              5. Заимствованные  из других языков, например: Би-Би-Си, А ПН, напалм, лавсан и т. п.  

              6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т. п.  

              Особенность графических  сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т. п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.  

              В ОРД не сокращаются  реквизиты"заголовок", "автор  документа", "подпись". Не допускается  сокращение слов через косую линию, т. к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная  мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т. д. (и так далее), и т. п. (и тому подобное), и п р. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т. д.  

              Сокращается союз "то есть" (т. е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.  

              Названия ученых степеней, званий могут сокращаться  непосредственно только перед фамилиями, как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.  

              Захаров, доц. Петров, канд. тех н. наук Леонов, ин ж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л. П. " Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (зав отделом, заве кладом, пом директора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.  

              Географические понятия  сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.  

              При написании адреса в реквизите "адресат" допускается  сокращать: у л. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков  времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.  

              Слово «год» сокращается  только при цифрах, например: 1992 г.  

              При обозначении  периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.  

              При обозначении  учетного хозяйственно-административного  бюджета годов пишут 1995/96 у ч. г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).  

              При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово «год» пишется  буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании  названия месяца и года слово «месяц»  не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут  в тексте «в октябре с. г.» (сего года...), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.  

              При ссылках в  тексте на страницы, рисунки, чертежи, таблицы их следует сокращать, если они стоят при цифрах. 

              При исчислении времени  в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово «утро» и «день» не должны употребляться.  

              Слова «час», «минута», «секунда» при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 (точка в конце  сокращений не ставится).  

              Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, §7, 10, 12, 50-60 %.  

              Следует применять  только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.  

              Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.  

              Если же буквенные  обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д. 

              3. Написание чисел  и оформление таблиц в документах 
 

              Цифровая информация и таблицы часто приводятся в  документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос «сколько») падежных наращений не имеют, например, в реквизите"приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т. д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т. д. (кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т. п.).  

              Числа, начиная с  десятков тысяч, пишутся смешанным  способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200тыс. экз., но единообразно в пределах одного текста.  

              Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т. д.  

              Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через  дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.  

              Единицы измерения  при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20до 30 шт. Денежные суммы пишутся  так: вначале сумма указывается  цифрами, а в скобках -- словами, например: в размере 25600 к рб. (двадцать пять тысяч шестьсот к рб.). Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.  

              Неправильно:  

              8, 0 мм, 8, 5 мм, 12, 0 мм, 14, 0 мм 8, 0, 8, 5, 12, 0, 14, 0 мм  

              Правильно: 

              20 см х 40 см х  50 см 20 х 40 х50 см  

              20 кг, 40 кг, 50 кг. 20; 40; 50 кг.  

              Интервалы между  числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.  

              Таблица может иметь  заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.  

              Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут  располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1. 2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1. 2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут.  

              Таблицу с большим  количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть  под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово «продолжение» с указанием порядкового номера таблицы. 

              4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах 
 

              С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления Верховный Совет Украины. В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.  

              Названия самостоятельных  главных управлений и отделов  в составе Министерства или ведомства  также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.  

              Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.  

              В официальных названиях  организаций с прописной буквы  пишется первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".  

              Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова  типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля"Макеев уголь " - производственному объединению"Донецк-уголь".  

              При отсутствии родовых  слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.  

              Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека имени Т. Г. Шевченко, Государственный Мак НИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.