Унификация и стандартизация управленческих документов

     Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изготавливаются на двух языках.

     Реквизиты бланка могут располагаться двумя  способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом  верхнем углу (угловой бланк).

     В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

     Дата  и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)

     В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и  индекса документа. Это важнейшие  поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" документа.

     Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

     Основной  датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

     Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и  дата вступления документа в силу.

     Дата  должна проставляться лицом, подписывающим  или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько  организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

     Датируются  также все стадии оформления и  обработки документа. По этим датам  можно установить, где произошла  задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

     В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

     Важным  реквизитом является ссылка на номер  и дату документа, на который дается ответ.

     В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       5. Основные требования  к машинописному  оформлению документов.

     С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.

     Обновление  стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• государственное это или негосударственное предприятие;
• каким видом деятельности занимается предприятие;

как ведется  делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

     Самое главное содержится в его введении – требования настоящего стандарта  являются рекомендуемыми, а не обязательными.

     Число реквизитов документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены  два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

     Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

     Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.

     В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ).

     Косметическим изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

     Изменилось  расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

     Все остальные реквизиты существенно  не изменились.

     К достоинствам нового стандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней.

     Выполнение  единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

     Основной  принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

     В крупных организациях регистрация  документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

     Регистрация осуществляется в пределах групп, в  зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

     Порядковые  регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

     Секретарь должен знать особенности регистрации  организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

     К организационным документам, как  известно, относятся положение о  структурных подразделениях, должностные  инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

     Входящие  и создаваемые документы регистрируются отдельно.

     Если  организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

     Индекс  регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

     порядковый  регистрационный номер;

     индекс  по номенклатуре дел;

     индекс  по используемому классификатору.

     При формировании индекса его составные  части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.

     Косой чертой разделяются также регистрационные  номера разных организаций в регистрационном  номере документа, составленного совместно  двумя и более организациями.

     Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Список  используемой литературы

1. В.И. Андреева «Делопроизводство». Практическое пособие. Москва, ООО «Управление персоналом»,2005 г.
2. Е.А. Лопатникова «Делопроизводство». Образцы документов с комментариями. Изд. «Омега». МОСКВА,2007 г.
3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М.: РГГУ, 1993.
4. Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. М., 1973. С. 7
5. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М.: МГИАИ, 1959.
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
7. Зиновьева Н.Б. Документоведение. М.: Профиздат, 2001
8. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе - Санкт - Петербург: BVH, 1997.
9. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11. С. 82–83.
10. М.Ю. Рогожин. Документационное обеспечение управления. "Проспект" - М.2006.
11. М.И. Басаков. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов). Издание шестое. Ростов-на-Дону. "Феникс". 2006.
12. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050
13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005