Унификация и стандартизация управленческих документов

gn="justify">     Во  многих современных организациях можно  наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.

 

       2. Делопроизводство, его  законодательное  и нормативно-методическое  регулирование.

     Делопроизводство  сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" , т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

     Появляется  термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово Дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

     Документ  возник прежде всего чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую  силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

     Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

     По  определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

     Чтобы документ имел юридическую силу, процесс  его создания

     регламентируется  и осуществляется по установленным  правилам.

     Это подчёркнуто и в определении  термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации":

     "документированная  информация (документ) -зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

     Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

     Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результата труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

     Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -изданием распорядительных документов; организация -организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     Но  создав документ, с ним надо ещё  много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

     Организация делопроизводства условно делится  на две части:

• обеспечение своевременного и грамотного создания документов (Документирование);
• организация работы с документами: получение - передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

     Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение  управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства аналогично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "делопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

     Более широкий термин, применяемый сегодня  – информационно - документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

     Как сам процесс создания документов, так и организация работы с  ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

     Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства издавались, и в советский период.

     Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом ""Об информации, информатизации и защите информации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".

     Стандарт  определяет унификацию как "выбор  оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров"

     Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

     Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Результатом работы по унификации документов могут быть:

• общероссийские унифицированные формы;
• отраслевые унифицированные формы;
• унифицированные формы документов предприятия;

     Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности".

     Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

     Они разрабатывают и утверждают унифицированные  формы бланков документов, при  этом обязательно учитывая возможность  их компьютерной обработки. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике за унифицированные формы первичной учётной документации. Новые унифицированные формы первичной учётной документации утверждены Госкомстатом 30 октября 1997 года.

     Общее методическое руководство постановкой  делопроизводства в стране, как и  в большинстве цивилизованных стран  мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

     В Положении "О государственной  архивной службе России", утверждённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деятельности федеральных органов государственной власти в области ... делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

     В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

     Главное отличие новой системы заключается  в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного  документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

     Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

3. Понятие документа и его  виды

     Понятие «документ» широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  в каждой отрасли знания имеется  одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

     В документоведении применяется следующее  определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве".

     Согласно  Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Названные в определениях признаки документа  предполагают: