Унификация и стандартизация документов

     Таким образом, в каждой унифицированной  системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы  документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также  должны быть разработаны унифицированные  формы документов, применяемых в  данной системе.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

     Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     ГОСТ  распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности:

     федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая  субъекты Российской Федерации, имеющие  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

     предприятий, организаций и их объединений  независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

     Настоящий стандарт устанавливает:

     состав  реквизитов;

     требования  к оформлению реквизитов;

     требования  к бланкам и оформлению документов;

     требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (М.В. Кирсанова, 2001; Л.А. Румынина, 2002; Н.М. Березина, 2007).

     Работы  по унификации и стандартизации активно  ведутся и за рубежом.

     Стандартизацию  документов в течение длительного  времени проводят национальные организации  по стандартизации ряда стран, различные  международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

     В работе по унификации документов, в  частности внешнеторговых, принимают  участие более десяти международных  организаций, в том числе Комитет  по развитию внешней торговли Европейской  Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная  организация стандартизации (НСО) и  др. Роль и значение унификации и  стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в  управлении компьютерных технологий.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Работа  по унификации включает:

     - разработку унифицированной системы  документоведения (УСД), которая осуществляется  министерствами и ведомствами,  ответственными за соответствующие  системы документации;

     - внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских  и отраслевых УСД;

     - ведение УСД и Отраслевого  классификатора технико-экономической  документации (ОКТЭИ) с целью поддержания  достоверности информации и ее дальнейшего развития;

     - разработку комплексов отраслевых  унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли  и не вошедших в УСД, а  также их государственную регистрацию;

     - разработку отраслевых классификаторов  технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     Организационное и методическое руководство унификацией  и стандартизацией документов, координацию  соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация  по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

      СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Березина  Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.
2. Большой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.
3. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции: Учебное пособие / Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П. Шлыкова. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107 с.
4. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. - М., 1972.
5. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34.

6. ГОСТ  Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 2003.-19 с.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288с.
8. Крылова Г. Д. «Основы стандартизации, сертификации, метрологии». Учебник для вузов. М.: Юнити-Дана. 1999 г.
9. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.
10. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. -М.: Мастерство, 2002. - 208 с.
11. Шишкин И. Ф. «Метрология, стандартизация и управление качеством». Учебник. М.: Издательство стандартов. 1990г.