2.1 Унификация документов
Развитие
науки и техники, возникновение
новых форм собственности, расширение
экономических и культурных связей,
активизация общественных процессов
привели к резкому увеличению
объемов информации, необходимой
для управленческой деятельности. От
ручной обработки информации, содержащейся
в документах, которая применялась еще
в начале XX века, до механизированной,
а затем и автоматизированной - таким путем
проходил процесс рационализации работы
с документами. Однако нельзя автоматизировать
беспорядок, необходимо сначала упорядочить
документацию, которую предстоит обрабатывать
и использовать.
Основным
направлением совершенствования работы
с документами является унификация
и стандартизация. Под унификацией
понимается приведение чего-либо к единой
системе, форме, единообразию (БCЭ, 1991).
Унификация
документов производится в целях
сокращения количества применяемых
в управленческой деятельности документов,
типизации их форм, установления единообразных
требований к оформлению документов,
создаваемых при решении однотипных управленческих
задач, снижения трудовых, временных и
материальных затрат на подготовку и обработку
документов, достижения информационной
совместимости баз данных, создаваемых
в различных отраслях деятельности.
Управленческая
деятельность любой организации характеризуется
набором функций, которые она выполняет.
Есть ряд типовых функций, которые характерны
для любой организации, - организационно-распорядительная
деятельность, планирование, учет и отчетность
и др. Есть специфические (отраслевые)
функции, которые могут отсутствовать
в организации: например, образовательная
деятельность присуща не всякой организации.
Каждая
управленческая функция реализуется
через комплекс (систему) документов,
характерных только для данной функции.
Совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам прохождения, назначения,
вида, сферы деятельности, единых требований
к оформлению, называется системой документации
(ГОСТ Р 51141 -98).
Системы
документации могут быть функциональными
и отраслевыми. В отраслевых системах
документации происходит документирование
соответствующих видов деятельности и
отражение их специфики. Например, в систему
документов по образованию (общему, среднему
профессиональному, высшему, послевузовскому
и т. п.) будут включены документы, характеризующие
особенности образовательной деятельности
в зависимости от вида образовательной
организации. Соотношение функциональных
и отраслевых систем документов в деятельности
организации зависит от характера деятельности,
компетенции организации и других факторов.
Но
всегда в любой организации присутствует
организационная, исполнительная и
распорядительная деятельность, которая
реализуется через систему организационно-распорядительной
документации (ОРД).
Организационно-распорядительная
документация, в которой фиксируются решения
административных и организационных вопросов,
а также вопросов управления, взаимодействия
и регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий, организаций,
их подразделений и должностных лиц, тесно
связана как с отраслевыми, так и с функциональными
системами.
Система
организационно-распорядительной документации
представляет для других систем правовую
основу, поэтому так важно и
необходимо было провести унификацию
этой системы документации.
Унификация
документов предполагает:
установление
номенклатуры действующих в рамках
системы унифицированных форм документов;
разработку
единой модели (схемы) построения документов
системы с использованием, как
правило, формуляра-образца;
разработку
структур документов;
создание
общих синтаксических правил построения
документов.
При
проведении унификации документов учитывались
все требования к документам на всех
стадиях их создания, заполнения, обработки
и хранения, а также психофизиологические
возможности человека и параметры
технических средств.
Результаты
проведенной унификации документов
доводятся до уровня обязательной правовой
формы - стандарта, требование которого
имеют обязательный характер в пределах
сферы его действия (страны, отрасли,
отдельной организации).
Унификация документов заключается
в установлении единообразия состава
и форм управленческих документов, фиксирующих
осуществление однотипных управленческих
функций и задач.
Унификация документов проводится
в целях сокращения количества применяемых
документов, типизации их форм, повышения
качества, снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости
различных систем документации по одноименным
и смежным функциям управления, более
эффективного использования вычислительной
техники.
Работа по унификации включает: разработку
УСД, которая осуществляется министерствами
и ведомствами, ответственными за соответствующие
системы документации; внедрение
межотраслевых (межведомственных) УСД
в республиканских и отраслевых
УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ;
ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания
достоверности информации и их дальнейшее
развитие; разработку комплексов отраслевых
унифицированных форм документов, отражающих
специфику отрасли и не вошедших в УСД,
а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов
технико-экономической информации, отражающих
специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство
унификацией и стандартизацией
документов, координацию работ и
контроль осуществляет головная организация
по координации внедрения и ведения УСД
и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне
эту работу ведет головная организация
по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих
документов следует рассматривать
как один из факторов повышения
производительности управленческого
труда. Унификация документов - это выбор
рациональных структур их построения,
приведение документов единообразию на
основе установления рационального количества
их форм и типизация их построения.
Она применяется не только к управленческим
документам, но и к новым системам. Например,
унифицированы проездные, авиационные
и железнодорожные билеты.
Основными принципами унификации документов
являются:
1) Унификация от общего к частному.
Заключается в построении формуляра
- образца документов для конкретной системы
документации и установлении на его основе
состава реквизитов для данной системы
документации, отдельных видов документов,
конкретного документа и т. д.;
2) Единообразие форм документов
и правил их построения, составления,
оформления. Обеспечивается путем максимальной
типизации и трафаретизации документов,
унификации расположения данных на поле
документа, выработки технологий и условных
сокращений;
3) Комплексность унификации. При
ее проведении должны предусматриваться
все требования к документу на всех стадиях
его создания, заполнения, обработки и
хранения. Кроме того, должны учитываться
психофизиологические возможности человека
и параметры технических средств;
4) Информативность. Означает включение
в документы только тех реквизитов, которые
нужны для решения конкретных задач, для
поиска и подтверждения юридической силы
документа;
5) Сокращение числа видов документов.
Достигается за счет совершенствования
методов управления, например, в
направлении повсеместного применения
оргтехники; стабильность требований
к документам (установлены государственными
и отраслевыми стандартами);
6)Сопряжение с действующими
системами классификации и кодирования
технико - экономической информации;
экономичность. Достигается за счет
обоснованного включения документов в
систему документации, широкого применения
бланков, рациональной компоновки форм
документов, установления оптимального
объема реквизитов.
Результатом работы по унификации и
стандартизации документов могут
быть как стандарты на отдельные документы
(например, отчет о научно-исследовательской
работе) или на отдельные виды продукции
(например, обложка дел длительных сроков
хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные
системы документации.
Унифицированная система документации
(УСД) - это система документации,
созданная по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую
для управления в определенной сфере
деятельности (ГОСТ Р 51141-98).
В настоящее время разработаны
и действуют следующие УСД:
унифицированная система организационно-распорядительной
документации;
унифицированная система банковской
документации;
унифицированная система финансовой,
учетной и отчетной бухгалтерской
документации бюджетных учреждений
и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической
документации;
унифицированная система учетной
и отчетной бухгалтерской документации
предприятий;
унифицированная система документации
по труду; унифицированная система
документации Пенсионного фонда
Российской Федерации; унифицированная
система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную систему
документации разработан государственный
стандарт. Разработчиками УСД являются
соответствующие министерства (ведомства),
осуществляющие координацию в той
или иной отрасли деятельности. Так,
Министерство финансов РФ является ответственным
за бухгалтерскую документацию, Росархив
РФ - за организационно-распорядительные
документы.
Этими же министерствами и ведомствами
утверждаются унифицированные формы
документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа
(УФД) - это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с
решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном
порядке на носителе информации.
Реквизит документа - это обязательный
элемент оформления официального документа,
например подпись, печать, текст и т. д.
Набор реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определенной
последовательности, называется формуляром
документа.
Для каждого вида документа (приказа,
акта, письма и т.д.) характерен свой набор
реквизитов. Однако унификация документов
в каждой системе осуществлялась путем
построения формуляра-образца документов
для конкретной системы документации
и установления на его основе оптимального
состава реквизитов для данной системы
документации, отдельных видов документов,
конкретного документа и т. д. Формуляр-образец
документа представляет собой «модель
построения документа, устанавливающую
область применения, форматы, размеры
полей, требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты».
Таким образом, в каждой унифицированной
системе есть формуляр-образец, на основе
которого разрабатываются единые формы
документов, единые требования к оформлению
реквизитов документов. В УСД также
должны быть разработаны унифицированные
формы документов, применяемых в данной
системе.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (УСОРД) является системой
документации, применяемой в любой
организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется
ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные
документы, предусмотренные УСОРД
(далее - документы), - постановления, распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма,
которые фиксируют решения административных
и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения
и регулирования деятельности:
федеральных органов государственной
власти субъектов Российской Федерации,
включая субъекты Российской Федерации,
имеющие наряду с русским языком
в качестве государственного национальный
язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений
независимо от организационно-правовой
формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов;
требования к бланкам и оформлению
документов;
требования к изготовлению,
учету, использованию и хранению бланков
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, гербов субъектов
Российской Федерации (М.В. Кирсанова,
2001; Л.А. Румынина, 2002; Н.М. Березина, 2007).
Работы по унификации и стандартизации
активно ведутся и за рубежом.
Стандартизацию документов в течение
длительного времени проводят национальные
организации по стандартизации ряда
стран, различные международные
организации, Национальные стандарты
на документы существуют в Германии,
Бельгии, Великобритании, Норвегии,
Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.
В работе по унификации документов, в
частности внешнеторговых, принимают
участие более десяти международных
организаций, в том числе Комитет
по развитию внешней торговли Европейской
Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная
организация стандартизации (НСО) и др.
Роль и значение унификации и стандартизации
документов особенно возросли в связи
с применением в управлении компьютерных
технологий.
Документ (от лат. documentum
— образец, свидетельство, доказательство),
материальный объект, содержащий информацию
в зафиксированном виде и специально предназначенный
для её передачи во времени и пространстве.
Носителем информации может быть бумага,
перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная
лента и т.п. Документы могут содержать
тексты на естественном или формализованном
языке, изображения, звуковую информацию
и др. По содержанию документы. делятся
на научно-технические (статьи, книги,
патенты, технические отчёты и описания),
правовые (постановления, указы, договоры
и др.), управленческие (приказы, директивы)
и др.
Документы могут быть первичными и вторичными
(реферат, аннотация, обзор и т.д.). Виды
обработки документов делятся на семантические
(перевод, реферирование, аннотирование)
и несемантические (копирование, размножение,
микрофильмирование). В информатике разрабатываются
способы автоматизации обработки документов,
использующие хранение документов на
компьютерных носителях.