Теорія походження документа

Розвиток  поняття „електронний документ”  тісно пов’язане з розумінням терміну „документ”. Специфіка  електронних документів заключається в тому, що людина не може сприймати  електронний документ у фізичному  вигляді, в якому він зберігається на носії. Специфіка заключається також  у тому, що електронні документи  мають свою фізичну та логічну  структуру, яка не співпадає з  нашими попередніми уявленнями про  документ. Вона залежить від способу  розміщення даних на машинних носіях і від програмних та технічних  засобів, які ми використовуємо. Логічна  структура електронних документів визначає змістовні взаємозв’язки  між частинами документа у  вигляді даних різних типів: тексту, таблиці, графіків, анімацій тощо. Збереження та відтворення документу здійснюється за допомогою відповідних інформаційних  технологій [46, с.34]. Електронні документи знаходяться у прямій залежності від інформаційних технологій, які мають тенденцію до старіння (змінюватися) залежно від науково-технічного прогресу у сфері техніки та програмного забезпечення. У зв’язку з цим велика небезпека втрати доступу до таких документів  через певний проміжок часу, коли при наявності фізичного носія інформації через відсутність відповідної техніки і програмного забезпечення електронний запис неможливо буде прочитати [76, с. 61].

Специфічні  особливості електронних документів, а також масове застосування нових  інформаційних технологій призвели до різних визначень поняття „електронний документ”. З усієї різноманітності  підходів до визначення цього терміну  можна виділити три групи основних визначень: 1) електронний документ – машинозчитуваний документ, документ на машинному носії; 2) електронний  документ – особливий тип документа; 3) електронний документ – електронна форма документа [47, с. 100].

Не дивлячись  на масове використання  у вітчизняній  та зарубіжній літературі терміну „електронний документ”, слід наголосити, що чіткого  визначення цього поняття поки що не існує. Обов’язковими ознаками електронного документа, які відрізняють його від паперового, є: 1) машиночитаний  носій інформації; 2) електронна форма  подання інформації; 3) здібність  зберігатися, оброблятися та передаватися за допомогою електронних засобів (чи програмних і технічних засобів).

  Електронний  документ представляє собою файл, який містить інформацію, що може бути використана для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групи. Наприклад, це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти Internet. Електронні документи можуть містити малюнки, звук, але не як складові документа з розширенням DOC, а як пов’язані з ними об’єкти, що існують як самостійні файли, що можуть бути відредаговані за допомогою відповідних програмних засобів. При їх перенесенні в інше місце на диску або програмному включенні зв’язків, ці складові основного документа не будуть відображатись за змістові частини основного файлу [15, с. 13].

  Сьогодні  виникла необхідність виробити  механізми накладання підпису  і печатки на електронний документ, а також механізми їхньої реєстрації. Автентичність електронних документів може бути доведена шляхом застосування до нього електронного підпису, в зв’язку з чим електронний документ набуває юридичної сили тільки після його підписання електронним підписом. Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який формується автором під час створення електронних документів і перевіряється з метою підтвердження цілісності документа та ідентифікації автора іншими суб’єктами електронного документообігу.  При цьому алгоритми підпису мають бути стандартизовані, а програмне забезпечення, що реалізує алгоритм, відповідним чином сертифіковане. Стосовно надійності сучасних криптографічних систем захисту, в тому числі цифрового підпису вона цілком достатня і перевершує надійність експертних оцінок автентичності, наприклад, почерку або печатки.

  Перевага  електронних документів полягає  в тому, що:

• при переході на роботу з електронними копіями документів цілком виключається можливість їхньої втрати і пошуку документа зводиться до запиту, який виконується системою за лічені секунди. При цьому необов’язково знати назву або реєстраційний номер документа - досить вказати тематику або ключові слова для пошуку.
• підвищити зростання продуктивності праці співробітників за рахунок упорядкування технічної роботи з документами, різкого скорочення часу передачі документів про локальні мережі або засоби електронної пошти.

   Скорочується  час  опрацювання  одного  документа   більше    ніж   на   75 %, а  зменшення   витрат  на  оплату  площ  для   збереження документів складає  до 80% [22, с. 91].

   Завдання  створення й управління електронною  документацією загально прийнято  вважати  чи не найперспективнішими  і найпроблемнішими. Це зумовлено  тим, що створення засобів і  систем комп’ютерного справочинства,  комплексів їхнього програмно-апаратного забезпечення відбувається значно швидше, ніж розв’язання завдань їхнього впровадження. Найактуальнішими серед них є:

• вивчення закономірностей, пов’язаних з електронним документостворенням та обігом електронних документів;
•   дослідження потоків, життєвого циклу електронних документів різних видів та в різних сферах;
•   уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу, збереження електронних документів;
•   розроблення правових питань, пов’язаних із створенням, обігом та юридичною силою електронних документів;

-   дослідження   електронних документів як історичного  джерела; 

- вирішення   проблем організації автоматизованих  інформаційно-пошукових систем, збереженості  електронних документів, пошуку  захисту їхньої інформації та  доступу до неї;

•   розв’язання понятійно-термінологічних питань електронних документів, пов’язаних з визначенням сутності електронних документів, їхньої оригінальності, повторювальності, ідентифікації [47, с. 101].

Однак, найзагальнішим є вирішення проблеми фіксації на принтерних паперових роздруківках текстів документів, призначених  для постійного архівного зберігання. У цілому ж комплекс проблеми управління електронною документацією охоплює  широкий спектр питань організаційно-нормативного, технологічного, технічного, правового, економічного, соціологічного, культурологічного, педагогічного та термінологічного характеру.

Отже, на сьогодні найбільш поширеним є таке визначення  „електронного документа” - це документ, інформація в якому зафіксована  у вигляді електронних даних,  включаючи  обов’язкові реквізити  документа. При чому накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

2.2.Типологія галузей  знань про документ.

Незважаючи на тисячолітню історію формування знань про документ, вік науки з назвою «документознавство» нараховує не більше півстоліття. В Україні ж дослідження у цій галузі активізувалися тільки з набуттям незалежності.

Становлення документознавства  пов’язано  з історією накопичення знань  про  документ. Виникає питання  що ж таке документ? Отже, прийнята така характеристика ознаки документа, яка  буде значною мірою задовольняти всі дисципліни так званого документально-комунікаційного  циклу. Цьому значенню відповідають такі формулювання, викладені у статті В.Д. Банасюкевича та А.М.  Сокової:

1. документ як матеріальний об’єкт  повинен містити інформацію, зафіксовану  будь-яким способом (письмо,графіка,зображення, звукозапис);

2. носій інформації повинен бути  спеціально призначений для фіксації  інформації;

3. зафіксована інформація повинна  мати вербальну ідентифікацію  (пояснення природною мовою);

4.мета фіксації інформації –  її зберігання та передавання  (14 с 15).

Феномен документа починає вивчатися  тільки у XX ст. Різноаспектний науковий аналіз його складових – інформації та матеріального носія – є прерогативою ряду наук, що проголошують документ об’єктом свого дослідження. Водночас витоки цих досліджень мало пов’язані  із сьогоднішнім змістом таких розробок, а саме процес пізнавальної діяльності був сконцентрований на одній з характеристик без поєднання з іншою. Інакше кажучи, історично все починається з наукового опрацювання тексту ( тобто інформації), його семантики та побудови. Зовнішня форма, носій інформації довгий час не  привертали уваги дослідників. Однак, і поява такої уваги була пов’язана не з узагальненням даних характеристик документа як ідеального об’єкта, а з конкретним (часто – рідкісним, унікальним) документом та його специфічними ознаками як речового вибору.

  З точки зору історії документознавства у XX ст., на нашу думку, відбуваються три найважливіші події:  по-перше, конституюється наукова дисципліна з назвою «документознавство»; по –друге, формується інший напрям документознавства, базові концептуальні засади якого відмітні від попереднього; по –третє, усвідомлюється наявність наукових дисциплін так званого документально-комунікаційного циклу. Вони поділяються на дві групи. Дисципліни першої групи вивчають переважно динамічні документи, тобто документи, що виконують ту основну соціальну функцію, заради якої були створені: другої – статичні документи, тобто ті, що перестали виконувати цю функцію і досліджуються вже як історичні пам’ятки. Ядро другої групи дисциплін складають так звані спеціальні історичні дисципліни та  галузі історичної науки. Саме в контексті розвитку цих двох груп наук слід розглядати форму обох напрямів документознавства.

Від синкретичної середньовічної дипломатики або більш широких  за змістом «манускриптознавства»  (що у складі об’єктів вивчення включає  рукописи як офіційних документів, так і творів літератури – публіцистичної, релігійної, наукової, історичної, художньої  тощо) у XVIII ст. і особливо XIXст. Починають відокремлюватися такі галузі знань як «власне» дипломатика, палеографія, археографія, архівознавство, сфрагістика тощо. Ці процеси були зумовлені значними зрушеннями у розвитку теорії та методики історичного дослідження, що у свою чергу було вислідом практичного розроблення методів і прийомів аналізу історичних джерел, в тому числі – документальних (174, с 5). Між тим документальні пам’ятки продовжують переважно вивчатися комплексно, оскільки будь-яке завдання їхнього аналізу не могло не враховувати результатів, отриманих у споріднених галузях знань, або потребувало використання їхніх методів дослідження. Наприклад, суто дипломатичне дослідження документа не може оминути використання даних його палеографічного аналізу та характеристик паперу. А комплексне вивчення документа як історичного джерела вимагає вже залучення відомостей значно більшого спектру історичних дисциплін. Розширюються можливості застосування специфічних методів історичних досліджень. Так, методи палеографії та філігранології, що первісно емпірично сформувалися для підтвердження оригінальності юридичних рукописних документів,застосовуються вже в наукових дослідженнях не тільки даної групи об’єктів, а й при вивченні рукописних книг будь якого змісту. Результати даних досліджень враховує спочатку синкретична бібліографія (яка іноді виступала ще під назвою «бібліологія»), а пізніше й книгознавство, що утворилося разом з «власне» бібліографією в результаті «розпаду» цієї науки. В контексті такої ситуації можна розглянути організацію і діяльність в Ленінграді впродовж 1930-х рр. Інституту книги, документа і письма, створеного на базі Музею палеографії.

Автономізація наукових дисциплін  та наукових напрямів, процеси диференціації  в синкретичних галузях знань  не взяли універсалізм у підходах до розуміння документа, а навпаки, в концептуальних розробках деяких наукових шкіл навіть розширили межі трактування його сутності. Йдеться  про підхід французьких істориків  Ш.-В. Ланглуа та Ш. Сеньобоса до історичних пам’яток («слідів») як до єдиних критеріїв  у процеси від творення історичної картини, що відбилося в їхній  відомій формулі – «історія пишеться за документами, якщо їх немає, то немає  й історії» (129, с.13-14). Крім рукописних історичних документів (манускриптів), вони підкреслювали наявність «новітніх» (друкованих) документів (там саме, с. 20) і так званих   «речових» документів: творів архітектури, скульптури, живопису, всіляких речей (зброї, одягу, начиння, монет, медалей тощо) (там само, с. 41). І хоча ця позиція була у подальшому критикована, зокрема, представниками школи «Анналів», між тим, на думку О. М. Медушевської, вона отримала певне продовження у ще більш широкому трактуванні фундаментального для історичної науки поняття «документ» Ш. Самаранов (зробленого у вступній статті до колективної праці «Історія та її методи», видані у Парижі 1961 р. ), де воно фактично ідентифіковане з поняттям «джерело» (150, ст. 13). У даній інтерпретації і справді, зазначає вона, формула «історія створюється за документами» зберігає своє значення (там саме).

Між тим, здається, розуміння  поняття «документ» як будь-якої історичної пам’ятки – це чи не найбільш екстремальне його трактування, хоча підсвідомо воно продовжує тяжіти над сучасними  джерелознавцями у світлі їхнього  інноваційного підходу до аналізу  процесу «отримання соціальної інформації»  з історичних джерел як продуктів  певних епох з «особливим інформаційним  полем» (там само, с. 47-48). Такі думки  співзвучні з обґрунтуванням сучасних концепцій так званої «соціальної  інформатики», зокрема в роботах  А. Д. Урсула (див.,наприклад 224), хоча і  раніше спорідненість досліджень інформаційних процесів в історичному джерелознавстві та інформатиці відзначалася, наприклад, монографії В. В. Фарсобіна (226).

В історичному джерелознавстві, до речі, також існують два близькі  поняття – «документальні писемні  джерела» та «документальні пам’ятки». І якщо перше є класифікаційним  поняттям на противагу оповідним  писемним джерелам, то друге являє  собою об’єднання різних писемних джерел. Так, у навчальному посібнику  до складу документальних пам’яток, крім рукописів включено також і стародруки (62, с. 10). Однак, С.З. Заремба в фундаментальній  монографії, присвячені українському памяткознавству, зауважує, що взагалі  виокремлення поняття «документальні пам’ятки» є штучним, оскільки у  такому разі можна окремо розглядати пам’ятки науки і техніки, книгознавства (тобто, книги, навіть рукописні, не включаються  до цього поняття – С.К.), зброярства, нумізматики, боністики, сфрагістики, іконографії тощо (74, с. 9). Він відносить тут документи до пам’яток історії, а в іншому ряду у нього – пам’ятки археології (хоча документ може бути археологічною знахідкою – С.К.), містобудування, архітектури і мистецтва (однак стародавній документ, що має певне художнє оздоблення, може стати об’єктом мистецтвознавчого аналізу – С.К.).