Теорія походження документа

 Найбільш  широко термін почали застосовувати  в юридичних (правових) відносинах  у такому значенні : „офіційний (чи  державний) писемний акт, який  підтверджує встановлення певних  відносин, що стосуються виникнення, доказу чи виконання прав”.  Такий документ (що має юридичне  значення) може підтверджувати певне  правове становище людини, бути  засобом доказу у суді, свідчити  про певні зобов’язання юридичних осіб [82, с. 7].

Питання справжності  та підробленості документів одним  з перших почали вивчати в дипломатиці  та кримінології. Ще у XIX ст. германськими криміналістами була сформована правова теорія документа, яка розглядала  поняття  „документ” і „документування”. Вони вважали, що документ виникає тоді, „ коли дією людської свідомості уречевлюється певна думка для тривалого розпізнавання. З цього моменту документ існує самостійно і не залежить від зміни волі укладача чи іншої особи, доки не змінить його новий вплив людини чи часу” [56,  с. 25].

Правова теорія документа була підтримана юристами Росії. Особливості цієї теорії заключалися  в тому, що юристи мали справу з документом як письмовим доказом, який використовували  у судовій практиці. Але очевидно, що не всі письмові свідчення могли  відігравати роль доказу. Це спричинило  поділ поняття документ на два  поняття: у вузькому та широкому сенсі. З точки зору російського права, зазначав професор Петербургського  університету А.А. Жижиленко, під документом, який слугує предметом підробки, розуміються  лише документи у вузькому значенні, а не будь-яке взагалі письмове свідчення; документ є письмовим  актом, який призначений слугувати  з моменту свого складання  доказом яких-небудь обставин [28, с. 32]. Таким чином, у межах правової теорії сформувався підхід до розуміння  документа як доказу. Протягом першої половини XX ст. правовий підхід був домінуючим.

У суспільному  слововживанні в різні роки переважало те або інше значення „документа”, однак і інші не забувалися. Про  це свідчить, наприклад, визначення документа  в так званому „Словнику Варшавському” („Словнику мови польської” під  ред. П. Карповича й ін.), виданому в 1870 р.: „усякий предмет, що підтверджує  правдивість чого-небудь; лист, що підтверджує  що-небудь, запис, доказ” [80, с. 13].

У словнику В.І. Даля документ визначається як „ усякий важливий діловий папір, також диплом, свідоцтво” [25]. Тут, очевидно мова йде про документи, сфери управління та права.

Ф.Ф. Павленков  у своєму енциклопедичному словнику розглядає документи як письмові джерела, які мають юридичну силу: „Документ – 1) усякий папір, складенний законним порядком і здатний бути доказом прав на що-небудь (прав майнових, прав стану, прав на вільне мешкання) або  виконання яких-небудь обов’язків (умова, договори, боргові зобов’язання); 2) узагалі всякий писемний доказ” [54]. Мала радянська енциклопедія повторює таке саме розуміння поняття „документ” [48].

Поступово, крім визначень, які підкреслювали правове  значення, подається розширене тлумачення документа: „Акт, письмове свідчення  про що-небудь” [72, с. 28], „ діловий папір, який затверджує який-небудь факт”. Особливо виокремлюються „службові” та „розрахункові документи” [49].

Виходячи  із складного та першочергового тлумачення поняття „документ”, яке походить від латинського слова dokumentum, можна сказати, що на той час документи виконували в основному функцію передачі знання, свідчення, доказу, а їхнє тлумачення було багатозначним. У цілому, з моменту появи слова „документ” до кінця XIX ст., упродовж тривалого історичного періоду, його значення поступово звужувалося : від будь-якої речі, що могла слугувати для повчання та свідчення, до писемного свідоцтва, що підтверджує певні правові відносини.

У XX ст. термін „документ” набуває найрізноманітніших значень. Серед них і відновлене широке значення, у якому термін „документ” почали використовувати „засновники” документації як практичної діяльності і прикладної наукової дисципліни, що забезпечує збереження, пошук і використання документів з метою видобування інформації, яка міститься в них, - Поль Отле ( 1868 – 1944) та Анрі Лафонтен (1854 – 1943). У 1895р. вони заснували Міжнародний бібліографічний інститут у Брюсселі, який пізніше (1931р.) був перейменований у Міжнародний інститут документації. За ухвалою Міжнародного конгресу з документації на базі інституту була створена Міжнародна федерація з документації, що існує з   1938 р. до нашого часу. Зараз вона називається Міжнародна федерація з інформації та документації.

Поль Отле та Анрі Лафонтен стали основоположниками  документаційної науки. Основні  теоретичні знахідки зроблені науковцями Міжнародного бібліографічного інституту  знайшли втілення у праці Поля Отле „Трактат про документацію” (1934р.). У працях П. Отле термін „документ” знову почав використовуватися  в широкому значенні, близькому до широкого значення поняття "книга". Найширша дефініція „документа”, яку дав П. Отле, така: „ матеріалізована пам’ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбилися у свідомості людини” [80, с. 16-18]. П. Отле  називав документом будь-який носій соціальної інформації, а не тільки субстанціальний (речовинний) об’єкт, у якому інформація зафіксована. Наприклад, до документів, на думку вченого, належали не тільки рукописні твори та друковані видання, а й театральні вистави, радіо- і телепередачі, тобто найрізноманітніші засоби передавання інформації.  Пізніше навіть його послідовники відмовилися від такого широкого трактування поняття „документ”, але багато думок П. Отле було сприйнято позитивно, в тому числі й розуміння документа як засобу передавання інформації у суспільстві.

П. Отле вперше у своїй праці ототожнив поняття  „документ” і „книга”, а саму документаційну науку він ще називав книго-, архіво-, музеєзнавством. Ототожнення документаційної науки з книгоархівомузеєзнавством свідчить про те, що обсяг поняття "документ" носив далеко ще невизначений характер і передбачав узагальнене сприйняття: віднесення до документів книг, історичних документів, музейних колекцій тощо. Він писав: „Книга – це термін, уживаний умовно для вираження всього обсягу поняття документа. Він містить у собі не одне тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друковану, але й журнали, газети, рукописи і графічні репродукції будь-якого роду, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д.” [80, с. 20]. Обсяг самого поняття документа вчений  визначив таким чином: „1) будь-яке джерело інформації для передачі людської думки, знань, незалежно від того, втілене воно в тій чи іншій матеріальній формі чи є провідником інформації  у часі, можна вважати документом. Це значення охоплює як матеріальні об’єкти-носії інформації, так і радіо- та телепередачі, театральні вистави; 2) матеріальні об’єкти, що містять певну інформацію, необхідну для розвитку науки і культури, зібрані людиною з цією метою в які-небудь колекції. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, так і предмети природні, якщо вони знаходяться в музеях. 3) матеріальні об’єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення якої-небудь інформації, для втілення людської думки з метою її передачі в просторі і часі. Незалежно від прийнятого способу фіксування інформації. Це й документи „писані”, тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма. І документи образотворчі, і фонозаписи, і результати машинного запису зображення і звуку – фільми”.

П. Отле вперше використав комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховуючи зміст і форму документа. Всю  сукупність документів вчений розділив на 3 основні класи:

1. документи  бібліографічні, тобто тексти, які  вважаються творами писемності  чи друку. Серед них можна  виділити – монографії, трактати, рекомендації, словники, довідники,  енциклопедії, листи, офіційні повідомлення, періодичні і продовженні видання,  реєстраційні книги, а також  лозунги, квитки і інші проїзні  документи;

2. графічні  документи, тобто нетекстові документи:  картографічні, зображувальні, нотні.  Серед зображувальних можна виділити: іконографічні, які містять друковане  зображення (естампи, гравюри, поштові  листівки); фотографії; документи, які  сприймаються через проекційні  засоби. До графічних документів  П. Отле відносив: "манускрипти"  – рукописні книги та "архівні  документ", давні і сучасні.

3. "документи", створені на замінювачі паперу: диски, фонограми, кінофільми, телебачення, радіомовлення, радіотелефотографія.

Особливе  місце в цьому класифікаційному ряду зайняли "документи"  трьох  вимірів": природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні (створені людиною). Особливо виділені серед них трьохмірні твори мистецтва, твори архітектури  і скульптури.

Саме в  такому широкому значенні поняття "документ" використовувалось в результаті коли мова йшла не тільки про фонди  бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних  служб, але і про соціальні, зокрема, масові комунікації в цілому [80, с. 22-23].

Таким чином, у праці основоположника документації закладене досить широке розуміння  документа як особливого засобу передачі інформації в людському суспільстві.

У наш час  ідеї П. Отле знову приваблюють науковців. Про це свідчить видання перекладів творів П. Отле російською мовою [31, с. 44-45], згадування прізвища П.Отле та його висловлювань у працях багатьох документознавців. Найвірнішим послідовником ідей вченого щодо визначення документа став Ю.М. Столяров. Зокрема, він стверджує, що „ є документи, які існують синхронно з їх створенням (театральна вистава, радіопередача), вони зникають по закінченні дії, трансляції, відтворенні” [65, с. 57]. В його трактуванні документа ми можемо прослідкувати певну непослідовність. Найширшим визначенням документа він вважає „записану інформацію”, але до обсягу поняття „документ” у такому визначенні відносить „величезну кількість об’єктів „другої природи”, тобто штучних – тих, у яких матеріалізувалася людська думка. Це і парковий ландшафт, і свійська тварина, і будь-який прилад, інструмент, машина” [65, с. 53].

Після того, як П. Отле ввів у науковий обіг поняття  „документ”, його стали активно  застосовувати в інформаційно-комунікаційній діяльності як одне з основних понять. У 1937 році М.В. Русинов опублікував детальний переклад документологічної термінології, яка була розроблена в 1935 р. Міжнародним інститутом інтелектуального співробітництва. Серед них було детальне тлумачення терміна „документ”, як будь-якого джерела інформації, яке доступне для довідкових робіт, вивчення, або як авторитетний доказ [80, с. 25]. Починаючи з 1950 р. поняття „документ” тлумачиться в енциклопедичних довідниках і енциклопедіях як матеріальний  об’єкт,  що  несе  інформацію. Суттєвий   внесок,  конкретизацію у поняття "документ" зробили у 1960-1970-ті рр. такі дослідники як: Г.Г. Воробйов, К.Г. Мітяєв, Р.С. Гіляревський, О.П. Коршунов, О.І. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров, Г.М. Швецова-Водка та інші.

В 60-70 рр. поняття "документ" тлумачилося в широкому значенні. У загальному вигляді воно було зафіксовано у "Великій радянській енциклопедії", "Українській радянській енциклопедії", в інших енциклопедичних  словниках (як уже було зазначено  вище).

 У 80-х  на початку 90-х рр. використовується  найширше тлумачення, згідно з  яким документом можна вважати  будь-який матеріальний об’єкт, який несе інформацію: від письмового  документа, грамплатівок і кінофільмів  до творів мистецтва (архітектурних  споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків матеріалів, гербаріїв,  історичних реліквій до виробів  промисловості і техніки (годинників, автомобілів, гвинтівок тощо). За  образним виразом А.В. Соколова, документом стали йменувати навіть  „слона в зоопарку” [69, с. 40]. Але розуміння сутності документа, меж цього поняття розрізнялося в залежності від того, яке значення вкладалося в це поняття, від визначення того, що відноситься до документа.

Саме тому книгознавці і документалісти, а  потім і інформатики взялися  до нового тлумачення поняття "документ", яке було пов’язано з поняттям "інформація" і "комунікація" (Г.Г. Воробйов, О.П. Коршунов, А.В. Соколов,  О.І. Чорний та інші). Починає усвідомлюватися  той факт, що головною метою є не збір, збереження і надання документів, а збереження функціонування укладеної в документах інформації, її включення в систему суспільних комунікацій.

Документалісти  та інформатики першими відмовилися  від широкого значення "документа", обмеживши його зміст обов’язковими  атрибутивними елементами: наявність  інформації і матеріального носія. У 1960-ті роки                 О.І.Михайлов, О.Й.Чорний, Р.С.Гіляревський та інші вчені ввели функціональну  ознаку документа. Згідно з їх визначенням, документ – це матеріальний об’єкт, який містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі і часі [51, с. 46]. Це визначення набуло поширення ще й в 1970-ті рроки

У Росії на початку 1990-х років практично  одночасно, уточнюючи значення поняття  „документ”, О.П. Коршунов, А.В. Соколов  і Ю.М. Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об’єкт – носій  соціальної інформації. Український  документознавець проф. С.Г. Кулешов, вивчаючи зміст поняття „документ”, прийшов  до висновку, що документи – це „  матеріальні об’єкти, які спеціально створюються з метою зберігання й розповсюдження (передачі) в просторі й часі соціальної інформації, створеної  людиною для використання в суспільній діяльності” [41, с. 16].

Завдяки роботам  цих учених, документ став розглядатися як одне з найважливіших джерел інформації й засобів соціальної комунікації, одним із базових термінів у терміносистемах таких наук і наукових дисциплін як археографія, джерелознавство, історія, тому, природньо, виникла проблема його трактування.

Широке використання персональних комп’ютерів у кінці 1980-х рр., зміни, які відбулися на початку 1990-х рр. на ринку інформаційної техніки та програмного забезпечення дозволили більшості організацій та державним підприємствам придбавати будь-які інформаційні системи і технології. Пов’язаний з цим процес накопичення комп’ютерної та копіювальної техніки сучасними засобами зв’язку призвели до того, що робота з документами здійснювалася переважно за допомогою комп’ютерної техніки, а електронні документи впевнено увійшли у сферу документаційного забезпечення управління. Сучасні ефективні інформаційні технології ґрунтуються на принципі оцифровування, тобто представлення різноманітних предметів і явищ як певним чином законодавчої інформації у цифровому вигляді, який найбільше придатний для комп’ютерної обробки, програмування і передавання по мережових каналах. Фіксація інформації на електронних носіях, поява нових каналів передачі інформації, перехід, із широким впровадженням мережі Internet до Web-сторінок, а також вимогами користувачів призвело до ще більшого використання електронних документів.