Теоретические основы документирования управленческой деятельности

Рекомендации  по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация  этих операций позволяет быстрее  доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку  документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка  документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем  передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача  службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных  документах регламентированы правила  первичной обработки поступивших  документов. Они сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.
2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю.
3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению.
4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.
5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество таких документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.
6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов - на документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.
7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших  организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать  классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

Процесс первичной обработки заканчивается  раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных  подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими  каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как  правило, оперативную информацию, поступает  в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все  эти способы доставки могут создать  мощные документопотоки, содержащие необходимую  для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих  по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи  и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему  организации, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться  в службах связи.

Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для  тех же операций.

На этапе  движения от первичной обработки  до поступления на исполнение документы  проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры  организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (например, главных управлений), затем более мелких (отделы).

Сроки прохождения документов увеличивает  и «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости  или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация  документов и контроль за сроками  их исполнения, могут значительно  увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в  пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю  быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

С 1970-х  годов получила широкое распространение  методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или  одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам - высокая  квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит  в просмотре всех поступивших  на имя руководства документов. При  этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке - документы  по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи  со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным  критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления о  положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных  подразделений, функции и специализацию  отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно  после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные  подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий  уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к исполнителю  уже в день их поступления в  организацию.

Рассмотрение  документов руководителем организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые  имеют принципиально большое  значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной  переписки.

Движение  документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и  назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих  организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа - они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат  или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга  сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа  документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к  руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором  документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие  письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые  используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая  отметки «Включено в план», «Включено  в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее  внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа.

Исполнение  документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается  в документационном обеспечении  своей деятельности, в использовании  информационно-поисковой системы  по документам организации и самих  документов, т.е. в рациональной системе  хранения документов. Свои соображения  по характеру исполнения документа  исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

3. Регистрация документов.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса с  последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационных  формах.

Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами  по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы  руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы  руководителя вышестоящей организации  по основной деятельности, решения  коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих  организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения  и т.д. Место регистрации документа  закрепляется в инструкции по документационному  обеспечению управления и в табеле документов организации.