Теоретические основы документирования управленческой деятельности

Содержание

Введение3

1.Теоретические  основы документирования управленческой  деятельности4

1.1 Документооборот  и его основные задачи4

1.2 Организация  работы с поступающей документацией8

1.3 Регистрация  документов17

2 Практическая  часть.(вариант 2)4

Список литературы4

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1. Документооборот и его основные задачи.

Документы - это основные информационные ресурсы  предприятия, работа с которыми требует  правильной организации. Документы  обеспечивают информационную поддержку  принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение  всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Горы  макулатуры, длительный поиск нужного  документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при  плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью  парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное  управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия.

Упорядочивание  документооборота должно начинаться с  составления полного реестра  используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла  документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный  за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

График  документооборота - это график или  схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии  от момента их создания до момента передачи на хранение. 
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График  должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. 
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и  качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

Контроль  за соблюдением исполнителями графика  документооборота в организации  осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно  вручить каждому работнику выписку  из графика документооборота, в которой  перечислены документы, относящиеся  к сфере его деятельности.

Для каждого  документа в бухгалтерском учете  существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление  документа в момент совершения  хозяйственной операции, а если  это не представляется возможным  - непосредственно после ее окончания  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача  документа в бухгалтерию, где  контролируются своевременность  и полнота сдачи его для  учетной обработки; 

3) проверка  принятых документов бухгалтером  по форме (проверяются полнота  и правильность оформления, заполнение  обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных  показателей) и арифметическая  проверка;

4) обработка  документа в бухгалтерии, которая  осуществляется в три этапа: 

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод  натуральных и трудовых измерителей  в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе  корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача  документов в архив на хранение  после составления по ним учетных  регистров. 

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа  от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое  на прохождение документов по этому  маршруту. Отсюда главное правило  организации документооборота - оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет  улучшить документационное обеспечение  аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

 

2. Организация работы с поступающей документацией.

Организация работы с документами – это  обеспечение оптимальных условий  для всех видов работ с документами (с момента создания или получения  документа до его уничтожения  или передачи в архивное дело).

Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения  руководства предприятия документированной  информацией.

Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь  в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому  объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению  к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших  документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Каждый  документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит  от состава и содержания документов, степени регламентации функций  руководителей и структурных  подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие  документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит  и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс  регистрации распадается на два  этапа: внесение в регистрационные  формы данных о полученном документе  до его рассмотрения руководством и  дополнение этих данных резолюцией, сроками  исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации  документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных  подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Как уже  отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной  структуры и формы работы с  документами, принятой технологии обработки  документов. Работа с документами  состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение  и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо  от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.