Техническое документирование

Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов

Научно-техническая  документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации  или предприятия, имеет различную  научно-историче-скую ценность и практическое значение. С целью опре-деления  значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев исходя из общих методологических прин-ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве-домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экс-пертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранение являются историзм и всесторонняя, комп-лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техни-ки в различные периоды истории общества. При все-сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи-тывается значение и место каждого научного исследо-вания, технической разработки в системах всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен-та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.

Экспертиза  ценности НТД осуществляется в два  этапа: первый этап -- выбор проблем, проектов изделий промышленного  производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап -- экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта-пе экспертизы ценности НТД применяется в комплек-се система общих и специфических критериев.

К общим  критериям, применяемым в процессе экс-пертизы ценности НТД, относятся:

1) происхождение  (роль и место учреждения, органи-зации и предприятия в системе учреждений, организа-ций и предприятий в хозяйстве страны в це-лом или в конкретной отрасли, значимость выполняе-мых им функций, время и место образования, авторство документов);

2) содержание (значимость события, явления, пред-мета, отраженного в документах);

3) значение  содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других  документах, целевое назначение, вид  и разновидность документа;

4) внешние  особенности (юридическая достоверность  документа -- наличие подписей, дат, печатей);

5) наличие  резолюций, пометок; 

6) особенности  передачи текста;

7) подлинность;

8) особенности  материальной основы документа;

9) особенности  физического состояния, полнота,  со-хранность документа.

Специфическими  критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разра-боткам являются:

1) степень  отражения уровня состояния науки  и тех-ники, производства в определенный  период развития общества;

2) значимость  проблем (тем), проектов, моделей,  кон-струкции, технологии на момент внедрения для разви-тия отраслей и народного хозяйства в целом;

3) принципиальная  новизна, уникальность, оригиналь-ность  решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

4) экономическая  эффективность внедрения результатов  исследования или технической идеи;

5) социальная  эффективность исследований и  научно-технических разработок.

Специфическими  критериями для второго этапа  яв-ляются:

1) этапность  научных исследований (стадийность  тех-нических разработок);

2) степень  информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;

3) степень  отражения в научно-техническом  докумен-те реально существующего  явления или объект.

Для организации  и проведения экспертизы ценно-сти  всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экс-пертная комиссия (ЭК). В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководите-лей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный кон-структор или его заместитель). ЭК является совеща-тельным органом, работает в непосредственном кон-такте с ЭПК соответствующего архивного учрежде-ния, получает от него организационно-методическую помощь и указания.

Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно  с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценно-сти НТД, отбору ее на постоянное и временное  хране-ние и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-истори-ческого значения.

Организации и предприятия по ис-течении сроков хранения документов организуют пе-редачу их на государственное хранение в  установлен-ном комплекте и в  упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоя-нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет органи-зации.

НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отрасле-выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утвержда-ются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.

Научно-техническая  документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствую-щих  правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической  докумен-тацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследова-тель расписывается. Книга учета посещений заводит-ся ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.

На всех сотрудников, пользующихся архивными  техническими документами, заводятся  формуляры библиотечного образца, которые располагаются в кар-тотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учета используемых в практической работе доку-ментов и располагается в порядке возрастания их обо-значений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а кар-точка остается в контрольной картотеке.

Научно-техническая  документация, хранящаяся в технических  архивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях, публику-ется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.

                                                      Заключение.

Научно-техническая  информация -- неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или  конструкторско-технологической работы. В современ-ных условиях специалист физически не в состоянии са-мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до-кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.

Большое значение имеет использование технической  документации ведомственных архивов  для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех-нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про-водится их подробный анализ, устанавливается сход-ство, различие и т.д., и в конце концов создается про-ект стандарта.

Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес-сорско-преподавательским составом высших и сред-них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.

Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало-ги своих работ, в которые включены сведения о типо-вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.

Список  использованной литературы.

1. Борушек  Л.С. Единая система конструкторской документации. - М.: Издательство стандартов, 1989.

2. Васильев  А.Л. Стандартизация для всех. - М.: Издательство стандартов, 1992.

3. Гончаров  А.А. Метрология, стандартизация  и сертификация. - М.: Академия, 2005.

4. Гуторова  И.А. Стандартизация, метрология и сертификация. - М.: Приор, 2001.

5. Единая  система технологической документации. - Мн.: Издательство стандартов, 1992.

6. Зиньковская  Н.В. Сертификация: теория и практика. - М.: Приор, 2002.

7. Крылов  Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. - М.: Юнити, 2003.

8. Лифиц  Н.М. Основы стандартизации, метрологии, сертификации. - М.: Юрайт, 2001.

9. Общетехнический  справочник под общей редакцией  Скороходова Е.А. - М.: Машиностроение, 1990.

10. Сергеев  А.Г. Метрология, стандартизация, сертификация. - М.: Логос, 2001.

11. Сертификация  сложных технических систем под  общей редакцией Круглова В.И. - М.: Логос, 2001.

12. Соломахо  В.Л. Основы стандартизации, допуски,  посадки и технические измерения. - Мн.: ДизайнПро, 2004.

13. Фомин В.Н. Сертификация продукции. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.