Техническое документирование

Имеются некоторые особенности в содержании и оформлении основных надписей и  чертежей, приме-няемых в области  строительства, в электротехнике и  радиопромышленности, дорожном строительстве, горном деле.

Основные сведения, которые обычно указываются в угловых штампах строительных чертежей: на-именования проектной организации и вышестоящего органа, название комплекса, объекта, чертежа, произ-водственный номер комплекса, стадия проектирова-ния, часть проекта, номер листа, формат чертежа.

Текстовые технические документы могут  быть вы-полнены машинописным, рукописным и типографским способами. Схема  получения текстового технического документа выглядит следующим образом: составление проекта документа  автором, перепечатка его на пишу-щей машине или компьютере, согласование и корректирование, подпи-сание руководящими лицами.

Для размещения утверждающих и согласовываю-щих  подписей к текстовым документам составляется титульный лист. На нем  указываются: наименова-ние министерства или ведомства, в ведении которого находится организация, разработавшая данный доку-мент; название самой организации; наименование из-делия или его составной части; должности и подписи исполнителей и ответственных лиц; дата разработки документа.

В научно-исследовательских, конструкторско-технологических, проектных  организациях, научно-иссле-довательских лабораториях вузов, промышленных предприятий  составляются технические документы  научно-исследовательского характера. Основным из них, в котором излагаются исчерпывающие сведения о выполненных экспериментах и этапах научного исследования, является отчет о теме. Структуру от-чета о НИР: титульный лист, список исполнителей, ре-ферат, содержание (оглавление), перечень сокраще-ний, символов и специальных терминов с их определе-ниями, условных обозначений; введение, основная часть, заключение, список использованных источников и литературы, приложения.

На титульном  листе отчета о НИР указывается:

1) официальное  название организации-исполнителя,  Министерства (ведомства), которому подчиняется ор-ганизация;

2) номер  государственной ре-гистрации, инвентарный  номер отчета о НИР; над-писи  о согласовании и утверждении  отчета, в которых, кроме должностей, фамилий и инициалов, указываются  ученые степени и звания лиц, утвердивших и подписав-ших документ;

3) наименование  темы, отчета (если последнее не  совпадает с наименованием темы) и -- в скобках -- тип отчета (промежуточный,  заключи-тельный, этапный отчет  и т. п.);

4) номер  (шифр) те-мы, присвоенный ей в  организации (ведомстве);

5) должности,  ученые степени и звания, фамилии  и инициалы руководителей подразделений  организа-ции, руководителей НИР  и ответственных исполните-лей; 

6) место  и год выпуска отчета.

В списке исполнителей в алфавитном порядке пе-речисляются фамилии с указанием занимаемой долж-ности, ученой степени и ученого звания, в скобках ука-зывается выполненная ими часть работы.

В реферате излагаются краткие сведения об основ-ном содержании проведенной работы, отражающие сущность и методы исследования, приводятся кон-кретные данные, определяющие техническую харак-теристику, параметры изделии, процессы и пр., крат-кие выводы относительно применения полученных ре-зультатов. В реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов, иллю-страций, таблиц и т. п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием об их характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выпол-ненной работы. В заключении даются выводы и пред-ложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство.

Отчет по теме должен иметь оглавление, в котором указываются разделы (части) со ссылками на соответ-ствующие страницы текста. На обложке полностью скомплектованного и оформленного отчета по теме со-общаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и ответственных испол-нителей НИР.

Имеются некоторые особенности оформления стан-дартов и технической документации по изобретатель-ству, выполнение которых  строго регламентировано со-ответствующими ведомственными нормативами.

Для организации  промышленного производства, ка-питального строительства и удовлетворения других нужд требуется большое количе-ство экземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинника изготовляется опреде-ленное или необходимое количество копий.

Глава 7. Организация хранения и использования  технической документации в ведомственных технических архивах

В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических  органи-заций, научно-производственных объединений, а так-же промышленных предприятий образуется большое  количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости  от состава и количества докумен-тов  и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, органи-зациях и на предприятиях могут создаваться следую-щего вида службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические архивы. СНТД организу-ется на правах самостоятельного структурного под-разделения учреждения, организации и предприятия и подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о ней, которое со-гласовывается с архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников СНТД определяется адми-нистрацией исходя из количества поступающей от про-изводственных отделов документации, с учетом ха-рактера и специфики проводимых с нею операций и объема документации, находящейся на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.

В круг деятельности СНТД входит:

1) прием  тех-нической документации на  хранение;

2) контроль  за правильностью оформления  принимаемых на хранение технических  документов;

3) размножение  и рассылка технических документов;

4) систематизация, описание и учет технических  документов;

5) обеспечение  режи-ма хранения;

6) создание  научно-справочного аппарата (каталогов,  указателей и других архивных  справоч-ников);

7) организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования и прием их обратно, выдачи копий и справок, подборка документов по запросам и др.);

8) сбор  и пе-редача научно-технической  информации;

9) внесение  изменений в подлинники;

10) экспертиза  научной и. практической ценности  технических документов;

11) подготовка  документов к сдаче и государственный  архив.

Согласно  существующим правилам, все имеющиеся  в учреждениях, организациях и на предприятиях по-длинники, дубликаты и копии научно-исследователь-ских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреж-дений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проб-лемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строитель-ства в целом либо по мере завершения их самостоя-тельных этапов, стадии или частей. При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность документов в соответствии с ведомос-тями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; физическое состояние документов -- пригодность их для хранения, много-кратного снятия (отсут-ствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, -- бумажных, электронных и др..

На хранении в СНТД находятся самые разнооб-разные документы: научно-исследовательские, конст-рукторские, технологические, проектные для строи-тельства; фотодокументы, документы на раз-ных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов ка-питального строительства; документы по изобретени-ям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный  режим хранения доку-ментов в архивохранилище  должен соответствовать следующим параметрам:. Помещения для хранения НТД оборудуют метал-лическими стационарными или передвижными стелла-жами, а также специальными металлическими шкафа-ми с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки -- боксы с металлическими перегородками и полками. Допус-кается оборудование хранилищ деревянными стелла-жами и шкафами, обработанными огнезащитным со-ставом.

В целях  обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хра-нящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при на-личии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по ко-торым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хра-нения.

Единицей  учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации -- отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в  том (папку); для конструкторской, технологической  и проектной документации -- лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.

Принятые  в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных  книгах, которые запол-няются на основании  данных основной надписи черте-жей  и титульных листов переплетенных  учтенных еди-ниц хранения. Инвентарные  книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-иссле-довательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, прислан-ные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: ин-вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ-ственного исполнителя темы, количество листов, эк-земпляров, примечание.

Принятые  подлинники конструкторской и технологической  доку-ментации регистрируются полистно. На каждый кон-структорский или технологический  документ, которому присвоен инвентарный  номер, составляется карточка учета. На документацию вспомога-тельного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло-гических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, при-своенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентар-ной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.

Инвентарная книга для регистрации проектной  до-кументации для строительства  аналогична инвентар-ной книге на конструкторскую документацию. Регист-рация  подлинников проектной документации в инвен-тарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным само-стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин-вентарные книги на каждое сооружение, объект. В пре-делах каждой части на каждом чертеже или тексто-вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от-дельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.