Сущность делопроизводства

В большинстве  учреждений используют смешанную форму.

Наиболее распространенной  формой делопроизводственной  службы  является канцелярия. Канцелярия -  это  самостоятельное  структурное  подразделение,  возглавляемое  заведующим, подчиняющимся  непосредственно  руководителю  организации.  Канцелярия  функционирует  на основе Положения о канцелярии.

Организационная структура канцелярии может включать в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро (компьютерная группа), контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив.

Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:

- документирования;

- организации работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, то есть запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую  силу документа.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

В обществе документы  являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый  в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с  документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация  работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления  документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

- сложившихся национальных традиций работы с документами;

- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Организация работы с  документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III. Классификация документов в делопроизводстве

 

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

3.1. По происхождению различают документы личные и официальные.

- документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

- официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, атгестат), трудовой стаж (трудовая книжка).

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

3.2. По способу документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые);

- изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

- графические (документы, выполненные графическим способом);

- фотодокументы;

- фотодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);

- кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);

- документы, созданные с помощью компьютерной техники.

3.3. В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

3.4. По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные:

- простые документы со- держат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо.

- сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

3.5. По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования, и несекретные (простые):

- секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения.

- документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом “Для служебного пользования”.

3.6. По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми:

а) в индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

б) в трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.

Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а  переменная вписывается от руки. Вариант  использования трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблоны текстовых редакторов).

в) типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, и составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры).

В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, то есть образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст- образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

3.7. По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты:

а) подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные  в нескольких экземплярах оригиналы  называются умноженными. Все они  обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространен- ной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

б)  копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ:

- факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск.

- свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально незаверенные виды копий не имеют  юридической силы.

в) дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой “Дубликат”.

Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

3.8. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

3.9. В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие научные, технические, производственные (технологические).

3.10. Документы можно классифицировать по их назначению:

- распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений;

- планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях;

- учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;

- регламентация отдельных направлений деятельности- в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.

3.11. По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы.

Всякий документ может рассматриваться с точки  зрения носителя информации, способа  фиксации, выполняемых документом функций.

Документы могут  выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные  функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие  процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

1. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Таким образом, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), то есть характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.