Сущность делопроизводства

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………….…………3

 

I. Делопроизводство: сущность и основные понятия…………………..……..5

 

II. Структура делопроизводства и ее компоненты……………...……………11

 

III. Классификация документов в делопроизводстве……..……………….…15

 

Заключение……………………………………………………………………...25

 

Список литературы……………………………………………………………..26

 

Приложение: Классификация  видов документов…………………………….27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Совокупность  процессов по созданию документов  и организации работы с документами  в процессе управленческой деятельности называется делопроизводством. Делопроизводство является функцией управленческой деятельности любого органа управления, где создают и обрабатывают документы. Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов.

Значение делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяет ряд факторов, прежде всего - его универсальность.

Актуальность темы исследования курсовой работы заключается в том, что традиционные машинописные, рукописные, печатные документы составляют основу информационной сферы любого предприятия, организации, фирмы. Информация, которую они содержат, может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, передана) только в результате осуществления ряда делопроизводственных операций. Следовательно, делопроизводственная операция занимает значительную долю в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени, а в некоторых учреждениях - до 80%.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных для них операций. Вследствие этого повышается эффективность труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.

Кроме того, делопроизводство, обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, способствует укреплению государственной и исполнительной дисциплины. От правильной организации делопроизводства зависит полнота комплектования Национального архивного фонда. Состояние архивного дела в стране также в значительной мере зависит от методики и практики делопроизводства.

Предметом исследования курсовой работы является делопроизводство и подходы к классификации документов в делопроизводстве.

Цель данной курсовой работы- рассмотреть сущность и основные понятия делопроизводства, как вида деятельности, а также изучить существующие подходы к классификации документов в практике делопроизводства.

На основе данной цели можно выделить ряд задач курсовой работы:

- рассмотреть основные понятия, характеризующие делопроизводство, изучить их сущность,

- рассмотреть существующие  классификационные группы документов,

- проанализировать документы,  входящие в каждую классификационную  группу, в отдельности. 

На основании проведенного исследования в заключение к курсовой работе сделаны выводы и подведены основные итоги работы.

 

 

 

 

 

 

 

I. Делопроизводство: сущность и основные понятия

 

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально  означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа.

Надлежащее  оформление, правильная организация  работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Делопроизводство  как отрасль деятельности обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство  включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

- организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;

- выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);

- хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения). Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата.

Сущность делопроизводства можно выявить в определении  этого термина, установленного государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Согласно указанному государственному стандарту:

- делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

- документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

- официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам  процесс создания документа или  запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В составе документирования выделяют две составляющие:

- документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности);

- документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма или звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).

Средствами  документирования являются орудия и  приспособления, используемые человеком  для создания документов (ручки, пишущие  машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника).

В зависимости  от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования.

Система документирования представляет собой совокупность процессов  по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.

Процесс управления включает следующие основные типовые  документируемые операции:

- сбор и обработку документной информации;

- подготовку решения;

- принятие и документирование решения;

- доведение решения до исполнителей;

- исполнение решения;

- контроль исполнения;

- сбор информации об исполнении;

- передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

- хранение и поиск информации.

Документирование  предполагает соблюдение установленных  правил и норм фиксирования информации для каждого конкретного типа документа. Это обеспечивает придание данному документу юридической силы.

Юридическая сила документа представляет собой свойство официального документа, придаваемое  ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и  установленным порядком оформления. Она обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов.

Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и коммерческая операция, оформленная посредством  этого документа. Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения; согласования (в соответствии с требованиями нормативных актов и правил оформления); заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Документирование  управленческого действия начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации и компетенции предприятия. Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.

Главными требованиями являются:

- использование официально-делового стиля;

- соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;

- актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;

- требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности).

Результатом документирования является документ. Согласно ГОСТ документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

- нормативные документы по организации и охране управленческого труда;

- нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Ответственность за правильную организацию делопроизводства в стране возложена на Росархив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Структура делопроизводства и ее компоненты

 

Для документационного  обеспечения  работы  любой организации,  предприятия,  фирмы  в рамках  организационной  структуры  управления  предусматривается  делопроизводственная служба.  В  нормативных  документах  службу  делопроизводства  в  настоящее  время  принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами — централизованная, децентрализованная или смешанная форма:

- при централизованной форме все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта;

- децентрализованная форма предполагает  рассредоточение  делопроизводственных  операций  между  структурными подразделениями организации;

- при  смешанной  форме  часть  операций  выполняют централизованно  (прием,  регистрацию,  контроль,  размножение  документов),  а  часть - децентрализованно  (справочно-информационное  обслуживание,  хранение  документов, формирование дел).