Составление номенклатуры дел

Для некоторых  категорий дел в номенклатурах  к сроку хранения добавляется  отметка "ЭПК", которая означает, что часть документов дела может  иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении  установленного срока должна проводиться  дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных  номенклатурах дел отметка "ЭПК" делается в случаях, когда она  предусмотрена типовым или ведомственным  перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные  документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории  дел, содержащих отметку "ЭПК" перед  их включением в номенклатуру с целью  возможного переформирования дел и  установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку "ЭПК" в примерных номенклатурах  следует употреблять только в  самых необходимых случаях, когда  от нее нельзя отказаться.

Закрепленная  отметка "ЭПК" переносится из примерной  номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в  ней сроков хранения дел. Самовольное  снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в  примерной номенклатуре дел для  их применения в индивидуальных номенклатурах  дел всех однотипных организаций  или организаций системы, связанных  между собой соподчинением. При  необходимости изменения в них  сроков хранения дел, следует согласовать  эти изменения с архивом. 
 
 
 
 
 

Оформление  примерной номенклатуры дел  

При оформлении примерной номенклатуры дел нужно  помнить, что ее форма должна соответствовать  формам конкретных индивидуальных номенклатур  организаций, на которые она распространяется.

Гриф  утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется  на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов (вкл.), титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита "подпись составителя". 

Применение  примерных номенклатур  дел  

Примерная номенклатура дел, как мы уже отмечали выше, служит методическим пособием для  организаций, на которые распространяются ее положения и в которых на ее основе разрабатываются индивидуальные номенклатуры дел. 

Каким же образом осуществляется применение примерной номенклатуры дел?

В номенклатуру дел организации из примерной  номенклатуры переносятся предусмотренные  ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации  с учетом ее специфики, а также  сроков хранения.

При этом индивидуальная номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том  числе и не предусмотренные примерной  номенклатурой дел, например, документы, отражающие особенности работы отдельной  организации, не свойственные другим аналогичным  организациям). Вместе с тем, не следует  переносить из примерной номенклатуры дел в индивидуальную дела, которые в этой организации не образуются.

Индивидуальная  номенклатура дел организации на предстоящий календарный год  составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого  года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации  и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Графы индивидуальной номенклатуры дел в  организациях заполняются, основываясь  на указаниях примерной номенклатуры дел, но с учетом своей специфики.

Так, при  составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной  необходимо учитывать следующее.

1. Большинство  заголовков дел примерной номенклатуры  переносится в конкретную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело).

2. В  заголовках дел с термином "документы"  в конкретной номенклатуре указываются  те виды документов, которые характерны  для данной организации.

3. По  одному заголовку дела примерной  номенклатуры могут быть предусмотрены  несколько дел в конкретной  номенклатуре (с более подробными  заголовками).

4. Несколько  заголовков дел примерной номенклатуры  могут объединяться и включаться  в конкретную номенклатуру как  одно дело. 5. В конкретную номенклатуру  не включаются дела, предусмотренные  примерной номенклатурой, если  в деятельности данного учреждения  не образуется соответствующей  документации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Нужно помнить также, что в конкретной номенклатуре, в отличие от примерной, имеется графа (3), в которой против каждого заголовка дела, по завершению его делопроизводством, проставляется количество частей, томов. Эта графа заполняется по окончании календарного года. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в индивидуальную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима учреждению в его практической работе. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения их определяются в соответствии с действующими ведомственными или типовыми перечнями, либо путем оценки документов специалистами и Экспертной комиссией (ЭК) организации, исходя из научной и практической ценности документов, по согласованию с ЭПК архивных учреждений.

Записи, изложенные в графе "Примечания" примерной номенклатуры, в индивидуальную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения дел), однако используются при ее составлении. В течение всего срока действия номенклатуры в этой графе проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. При включении в номенклатуру дел электронных документов в графе "Примечания" делается отметка "ЭД" (без кавычек).

Если  в течение года в организации  возникают новые документируемые  участки работы, то для них, даже, если они не предусмотрены в примерной  номенклатуре дел, заводятся новые  дела, которые дополнительно включаются в индивидуальную номенклатуру дел.

По окончании  делопроизводственного года в конце  индивидуальной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и  временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год. 

Московский  Государственный  Автомобильно-дорожный Институт (МАДИ) 
 
 

Кафедра "Менеджмент"

Реферат 

Составление номенклатуры дел 

Студент: Васильев М.Н.

Группа: 5ЭДС1

Преподаватель: Трофименко К.Ю.                                                                  
 
 
 

Москва 2011 

Список  использованной литературы

1.   «Делопроизводство», Андреева В.И.: М-2000.

2.   Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М;  Новосибирск: НГАЭ и У., 2001.

3.   Андреева  В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2003.

4.   Кузнецова  Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 2002.