Составление номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел 

Для обеспечения  правильного формирования и учета  дел в каждой организации должна составляться грамотная номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный  перечень заголовков дел с указанием  сроков их хранения, оформленный в  установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме  технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в  Государственной системе документационного  обеспечения управления, Основных правилах работы  архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

На наш  взгляд назначением номенклатуры дел  является систематизация документов, позволяющая  правильно распределять документы после их исполнения в  дела и определяющая систему хранения документов в архиве.

Каждое  дело включает в себя документы одного срока хранения, таким образом, номенклатура дел позволяет первоначально  проводить экспертизу ценности документов. Индексация дел, закрепленная номенклатурой дел, используется при регистрации документов.

Номенклатура  дел может быть использована как  схема построения справочной системы  на исполненные документы в организации.

Номенклатура  дел организации разрабатывается  специалистом, отвечающим за работу с  документами, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура  дел составляется по установленной  форме  и включает в себя следующие  реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения). 
 

Значение  примерной номенклатуры дел

1. Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

Схема построения примерной номенклатуры дел

Составление заголовков дел

Определение сроков хранения дел

Оформление  примерной номенклатуры дел

Применение  примерных номенклатур дел

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической  деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской  деятельностью, увеличивается электронный  документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации  выступают на первый план. Одним  из давно апробированных и эффективных  инструментов систематизации и классификации  крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление  номенклатур дел.

Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к  номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной  и хозяйственной жизни, структуры  административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций  и объединений предъявляет все  более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Определение ее можно найти в ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

Какие же цели и задачи преследуются при  составлении Примерной номенклатуры дел? В первую очередь она предназначена  для того, чтобы, как мы уже говорили, облегчить работу по составлению  номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур  и унифицировать их структуру. Примерная  номенклатура дел в этом смысле является базой (основанием) для создания номенклатур  дел конкретных организаций.

Квалифицированно  составленные примерные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности всего ряда охватываемых ею организаций, всех их функций и задач, тем самым  обеспечивая полноту сохраняемых  информационных ресурсов организаций. Можно говорить о том, что примерная  номенклатура дел является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации  номенклатуры дел.

Вместе  с тем, примерная номенклатура дел  способствует и решению задач  унификации структуры государственных  и негосударственных систем документирования, их сопоставимости в условиях информатизации. При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут  быть использованы в качестве классификаторов  документированной информации. В  условиях развивающихся электронных  делопроизводственных технологий примерная  номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде (о чем делается соответствующая отметка в графе "Приложения".) Примерная номенклатура дел может функционировать и использоваться как в традиционном (бумажном), так и в электронном виде.

Не нужно  сбрасывать со счета и то, что  в результате использования примерных  номенклатур дел организациями  достигается существенный экономический  эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению индивидуальных номенклатур дел.

В качестве нормативно-методической базы при составлении  примерных номенклатур дел следует  руководствоваться Основными правилами  работы архивов организаций (М., 2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001), уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

Когда необходимо установить круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, то он устанавливается  на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

При составлении  примерных номенклатур дел следует  использовать индивидуальные номенклатуры дел базовых организаций, которые  соответствуют требованиям, предъявляемым  архивными учреждениями, и могут  служить основой для составления  примерной номенклатуры дел. При  этом следует иметь в виду, что  практически все организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности  и иных особенностей, имеют те или  иные аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые  управленческие системы документации. К последним относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, ОК 011-93, с изменением на 2003 год, в действующей редакции):

организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;

первичная учетная документация;

банковская  документация;

финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская  документация бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистическая документация;

учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

документация  по труду;

документация  пенсионного фонда РФ;

внешнеторговая  документация.

Типовыми  для всех организаций являются также  документы по долгосрочному и  краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, учредительные, договорные и другие документы, которые не вошли  в ОКУД.

Названные управленческие функции документируются  в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных  форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией. Поэтому однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры примерных номенклатур дел.

В них  определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций, а сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), ведомственными перечнями  и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки  хранения.

Наряду  с этим, в организациях, кроме  типовых документальных систем, имеются  документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных  заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской  помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и  т.д.

В примерных  номенклатурах дел программируется (определяется, проектируется) наиболее эффективная структура дел, их информативные  наименования, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании  нормативных документов. 

2. Организация работы по составлению  примерных номенклатур  дел 

Для повышения  качества примерной номенклатуры дел  и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению.

Примерная номенклатура дел должна разрабатываться  на основе внимательного изучения функций  и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

Сам процесс  организации работы по составлению  примерной номенклатуры дел включает несколько этапов.

Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое  следует оформить приказом. В приказе  указывается, кем разрабатывается  примерная номенклатура дел, под  чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу  прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.

Следующим необходимым этапом является уточнение  сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций  и учреждений, для которых целесообразно  ее составить.

Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями  целей, выполняемых ими задач  и, следовательно, однотипность состава  образующихся в деятельности этих организаций  документов. При этом сами организации  могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность  схем построения примерной номенклатуры дел.