Составление и оформление описей дел. Порядок передачи кадровых документов в архив

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ  РФ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

 высшего профессионального  образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Михайловский филиал

Исторический  факультет

Направление <<Документоведение и архивоведение>>

 

 

Составление и оформление описей дел.

Порядок передачи кадровых документов в архив

 

(контрольная  работа по – кадровому делопроизводству)

 

                                                                                            

  Выполнила:                                          

                                                                                              студентка  курса,_____гр.                                                                                                                                                        

Проверил:

преподаватель

         _________________  

___________________                                                  
                           (подпись)                     

                                                                  Оценка _______

 

 

 

 

2012

Содержание

 

 

Введение

В каждой организации в течение  года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в  архив. Это дела с исполненными документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. Оформление дел состоит из следующих операций:

1. проверка правильности группировки документов в дела;
2. брошюровка (подшивка);
3. нумерация листов;
4. составление заверительной надписи (листа-заверителя);
5. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
6. внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
7. составление и оформление описи дела.

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Напомним, что дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Дела постоянного и долговременного  хранения, включая документы по личному  составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Большое количество дел, которые образуются на предприятии и необходимость правильного их оформления для передачи в архив обуславливают актуальность данной работы.

Целью данной работы является изучение порядка составления и оформления описей дел, а так же особенности передачи кадровых документов в архив. Для выполнения данной цели в работе используется метод анализа литературных источников, перечень которых приведен в списке литературы. В соответствии с целью работы, нами были выделены следующие задачи:

• изучить порядок составления и оформления описей дел;
• рассмотреть особенности передачи кадровых документов в архив

По результатам проведенного анализа  в конце работы сделано заключение.

 

Глава 1. Составление и оформление описей дел

 

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Проверка правильности группировки  документов в дела проводится для  того, чтобы еще раз проверить  соответствие документов в деле заголовку  по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

В случае, когда дело содержит особо  ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела¹ (рис. 1).

Рис. 1. Форма внутренней описи документов дела

 

Государственным стандартом Р 51141—98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров  документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»¹.

Внутренняя опись подшивается  перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается  количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

На все дела постоянного и  долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации¹. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) (рис. 2).

Рис. 2. Форма описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

 

Дела располагаются в описи  по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому  делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят²:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет  самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

В конце описи вслед за последней  описательной статьей заполняется  итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Глава 2. Порядок передачи кадровых документов в архив

 

При полном оформлении необходимо подшить  или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические  предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для за- верительной записи, в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или  переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются  документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая  как верхнюю, так и нижнюю часть  обложки. Дела постоянного срока  хранения подшиваются, начиная с  листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а  оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного  и временного хранения для обеспечения  сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем  углу только с лицевой стороны  листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Итоги нумерации фиксируют в  заверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. В ней указывается цифрами  и прописью количество пронумерованных  листов документов и отдельно через  знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается  лицом, ее составившим, с указанием  должности, личной подписи, фамилии  и даты составления. Составлять заверительную  надпись на обложке дела или оборотной  стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена основными правилами работы архивов организаций.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в  делопроизводстве и выполняется  в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914—72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку (рис. 3):