Служебные документы и номенклатура дел

 

6. Контроль исполнения документов.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения  документа до исполнителя, учет и  обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения  и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела, или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 N 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые  сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который  их установил.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  выполнения заданий, запросов, сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в  регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки  контролируемых документов; направление  карточки контролируемого документа  в подразделение-исполнитель; выяснение  в структурном подразделении  фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание  подразделению-исполнителю о сроке  исполнения; получение информации о  ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в  карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей  о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов (приказы министра, решения  коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения  срока в следующем порядке: заданий  последующих  лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев  текущего года - не реже одного раза в  месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию  с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием  даты исполнения и содержания соответствующих  мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется  на общих основаниях.

Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы  в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к  разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением  переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного  и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

 

7. Хранение документов, составление номенклатуры дел.

Номенклатура  дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел  составляется для однородных по характеру  деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным  документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру  деятельности, но разных по структуре  организаций с указанием их индекса  и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться  типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями  с указанными в них сроками  хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые  участки работы организации. В том  числе указываются справочные и  контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Номенклатуру дел в  организации составляют по установленным  нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения  управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном  архиве, с которым согласовывалась  номенклатура дел и куда документы  поступают на постоянное хранение.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении  новых дел и т.д. По окончании  года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел  организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел  структурных подразделений.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и  по завершении года. Далее они передаются в архив - текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы  в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление  листа - заверителя дела, составление  в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы  в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения  и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под  датой вносится запись: «Имеются документы  за ... годы». На обложках дел, состоящих  из нескольких томов (частей), проставляются  крайние даты документов каждого  тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц  и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении  календарной даты допускается сокращенное  цифровое написание, в том случае если это будет приводить к  неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться  карандашом по согласованию с ведомственным  архивом номер дела по описи, номер  описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передаче дела в  другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел  постоянного и долговременного  хранения следует производить четко  черными светостойкими чернилами  или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих  большой объем документов по каждому  структурному подразделению, описи  на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под  непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или  трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.  В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных  подразделений в ведомственный  архив передаются регистрационно-контрольные  карточки на документы, регистрационные  журналы и другие регистрационные  формы, которые включаются в опись  как отдельные единицы хранения.

 

 

 

Список литературы:

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М.: Инфра-М, 2003.
2. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
3. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. М.: ПРИОР, 2005.
4. Румынина Л.А. Делопроизводство. М.: Мастерство, 2002.
5. Интернет сайт:

http://www.twirpx.com

http://www.profiz.ru/sr/11_2007/kontrol_ispolnenia

http://referat.yabotanik.ru/deloproizvodstvo/delovaya-korrespondenciya/9747/9795/page1.html