Служебные документы и номенклатура дел

Для электронных документов:

• документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
• юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
• юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

              Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

           Письмо  составляется на специальном  бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

            Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и  корректным по форме. Факты  и события должны излагаться  объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать  различного толкования.

        В зависимости  от типа письма и его содержания  текст письма может быть простым  или сложным. Простые письма  состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.            

Сложные в композиционном плане  письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.

      Во вступлении  дается обоснование вопроса, причина  возникновения вопроса или его  краткая история. Если поводом  для составления письма послужил  какой-либо документ, дается ссылка  на него.

           В  основной части (доказательстве) излагается существо вопроса,  приводятся доказательства или  опровержения. Основная часть должна  быть убедительной, чтобы не возникало  сомнений в правильности и  обоснованности предлагаемых решений. 

      В заключение формулируется  основная цель письма.

      В зависимости  от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать  внимание, применяются и другие  схемы построения, в которых один  из элементов может отсутствовать  или порядок их расположения  может быть другим.

 Текст письма излагается  от первого лица множественного  числа (просим, направляем).

         Для упрощения  операций по обработке писем  и ускорения их исполнения  не рекомендуется в одном письме  рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

     Если письмо является  ответным, то в бланке письма  указываются номер и дата письма, на который дается ответ. 

          Если  письмо адресуется более чем  в четыре адреса, то исполнителем  составляется список рассылки.

         Письма  визируются руководителем подразделения,  подготовившего письмо, при необходимости  – руководителями заинтересованных  структурных подразделений, а  также заместителем руководителя  организации – куратором соответствующего  направления, если письмо будет  подписываться руководителем организации.  Визируются письма на втором  экземпляре, остающемся в архиве  организации на хранение.

     Письма подписываются  руководителем организации, его  заместителями в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями  самостоятельных структурных подразделений,  если им предоставлено это  право. 

        Письмо должно  иметь отметку об исполнителе,  которая проставляется в нижней  части листа, под подписью руководителя.

  Вносить какие-либо исправления  или добавления в подписанные  письма не разрешается. Датой  письма является дата его подписания.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить  готовый бланк со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес  отправителя.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами телекса  являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается  информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Текст телекса должен содержать  конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных  случаях допускается краткое  доказательство, аргументация.

Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам фак-симильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для  оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения  и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный  номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер  полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных  оборотов.

Телефонограмма составляется в  одном экземпляре и подписывается  руководителем или ответственным  исполнителем.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронное сообщение состоит  из адреса (или нескольких адресов  получателей); заголовка, содержащего  служебную информацию, и текста.

5. Протоколы совещаний, заседаний, деловых встреч.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в  органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется  на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или  с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания  и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.    

Все виды протоколов оформляются  на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Номером (индексом) протокола  является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в  пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол — заседания коллегии; — собрания трудового коллектива; — совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола  составляется в соответствии с последовательностью  вопросов, установленных повесткой  дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы  нумеруются. Каждый раздел состоит  из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного  докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь  заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.