Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Апреля 2012 в 18:41, реферат
Документ — согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизиты — это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.
«Приложение №____» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
• Реквизит 22. Подпись
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов
(при оформлении документа на бланке должностного лица Должность этого лица в подписи не указывают).
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьин
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Личная подпись
Ю.Г. Демидов К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколова
Реквизит 23. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа стоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Реквизит 24 «Виза согласования».
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом.
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Личная подпись
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа I подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Реквизит 25. Печать
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать — круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации (рис.1). Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.11.1993 № 2050.
Рис. 1. Гербовая печать Рис. 2. Пример круглой печати
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района РФ размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» от 28.08.1995 № 154-ФЗ.
В коммерческих организациях используется круглая печать (рис. 2), приравненная к гербовым для государственных организаций.
С I января 2004 г. введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличилась в диаметре на 5 мм. Кроме того, на ней появились дополнительные надписи: ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.
Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов РФ и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации, другие реквизиты. Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество предпринимателя; местонахождение; словосочетание «индивидуальный предприниматель»; ИНН; регистрационный номер и другие реквизиты, указанные в свидетельстве о государственной регистрации.
Оттиск печати должен захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.
Виды документов и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, положениях о службах документационного обеспечения управления, инструкциях.
Реквизит 26. Отметка о заверении копии
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению предприятия.
Реквизит 27. Отметка об исполнителе и номер его телефона
Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита «Подпись» и печатается от левого поля. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:
фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;
имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.
Например:
Сидоркин или Илья Ильич Сидоркин
706 44 23 706 44 23
В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.
Реквизит 28. Об исполнении документа и направлении его в дело
Этот реквизит наносится на документ от руки и является свидетельством завершения работы с ним.
Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.
Например:
Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05.2000.
В дело №08-15. Исполнитель Б.Л.Зотов
В ряде организаций отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.
Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указываются звание организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа
Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая именование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.
9