Регламентировать в виде фрагмента инструкции порядок формирования в дела конфиденциальных документов

 

Регламентировать  в виде фрагмента инструкции порядок  формирования в дела конфиденциальных документов.

Одним из пункта инструкции по организации конфиденциального  делопроизводства является такой пункт как:

«Формирование дел», где могут быть следующие  пункты:

Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела формируются в течение года по мере  поступления в них документов.

Формирование  конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении конфиденциального делопроизводства.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дела лишь в том случае, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения конфиденциального делопроизводства допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела.

В дела не должны помещаться документы,  подлежащие возврату.

Перед помещением документа в дело сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства обязан проверить наличие отметки об исполнении, соответствие вида и содержания документа заголовку дела, наличие отметки о переводе приложения на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, если оно не подшивается в дело.

В деле группируются, как правило, документы  одного календарного  года. Ведение переходящих дел  допускается по планированию, проектированию, а так же разработке научных тем  и, для документов временных сроков хранения.

В зависимости  от вида и содержания документы систематизируются  внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

В делах с  перепиской поступившие документы  помещаются вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, подшиваются в дело сразу, до получения ответов на них.

Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени  их составления. Перспективные планы  помещаются в дела начального года действия планов, отчеты о их исполнении - в дела последнего действия планов.

Листы ознакомления с распорядительными документами  и листы рассылки документов помещаются вслед за соответствующими документами, номеруются и вносятся в описи документов дел как самостоятельные документы.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. При большом количестве листов заводятся в  последовательности тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс и заголовок  данного дела.

Формирование  дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скоросшивателях или папках - регистраторов.

После подшивки изданного документа в графе 16 журнала учета изданных документов проставляется индекс (номер) дела, его том (если документ подшит во второй или последующие тома) и номера листов дела. После подшивки поступившего документа аналогичные записи производятся в графе 12 журнала учета поступивших документов.

Номер дела, в  которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляется: «В дело №..», дата, подпись начальника подразделения конфиденциального делопроизводства.

Изъятие, по каким либо причинам документов из дела разрешается руководителям подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия – руководителям предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.

Методическое  руководство и контроль над правильным формированием дел осуществляет начальник подразделения конфиденциального делопроизводства.

 

Классифицировать  способы и средства физического  уничтожения документов, изготовленных  на носителях различных типов.

Способы уничтожения бумажных документов:

• Шредирование
• Сжигание
• Химическая обработка

Каждый из перечисленных способов имеет свой достоинства и недостатки, и используется в зависимости от сложившейся практики делопроизводства от законодательства и от возможности конкретной организации.

Сжигание на протяжении долгого времени было самым распространенным методом уничтожения бумажных документов. Основное достоинство данного метода – он прост, при правильном применении гарантирует уничтожение информации, и, в крайнем случае, можно обойтись подручными средствами, без использования сложного дорогостоящего оборудования.

Недостатки:

• Для уничтожения большого количества документов требуется время и бдительность исполнении, т.к. хоть бумага и горит хорошо, но при ее плотной упаковки (дела, книги, связки) может сгореть не полностью;
• Сжигать документы можно только на подходящем оборудовании (например, в котельной) . При попытке сжечь документы на костре ветер будет разносить полуобгоревшие документы по всему району;
• Сейчас сжигание считается экологически вредным методом уничтожения, от которого постепенно отказываются во многих странах мира.

Химическая  обработка приводит к размягчению бумаги и превращает ее в бумажную массу. Это надежный, но не дешевый метод, и в настоящее время его используют в качестве дополнительной меры безопасности при уничтожении секретных документов шредированием.

Недостатки  метода:

• Требуется специальное оборудование и /или химические реактивы, что во многих случаях подразумевает использование услуг специализированных компании;
• Процесс уничтожения достаточно длительный, и есть определенный риск несанкционированного доступа к информации;
• Вследствие длительности процесса, присутствовать при уничтожении своих документов от начала до завершения процесса уничтожения невозможно;
• Это достаточно дорогой способ уничтожения;

При уничтожении  конфиденциальных документов, необходимо наблюдать за всем процессом уничтожения независимо от его времени.

Шредирование - наиболее распространенный  и популярный на сегодня  метод уничтожения документов. Привлекают его дешевизна,  «экологичность», достаточная надежность.

Организации или  самостоятельно уничтожают документы, или пользуются услугами фирм, занимающихся переработкой вторичных отходов.

И у того, и  у другого варианта есть свой плюсы  и минусы. Для уничтожения конфиденциальных документов организации лучше организовать самостоятельное уничтожение в целях сохранения конфиденциальной информации.

Главное достоинство- документы можно уничтожать поэтапно на своей территории, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность  документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в  оперативной работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты и контролируется службой безопасности.

Недостатки  метода:

• Мощные шредеры, способные уничтожить крупные партии документов, стоят дорого. Не  каждая организация может позволить себе такие затраты;
• Для мощного полупромышленного шредера требуется отдельное помещение и квалифицированный персонал. Возникает проблема вибрации и бумажной пыли;
• Требуется организовать вывоз больших объемов бумажной массы, за что организации приходится дополнительно платить;

Способы уничтожения информации на магнитных носителях.

Воздействовать на отдельный участок,  что бы уничтожить только часть информации не представляется возможным.

Следовательно, необходимо воздействовать на носитель в целом. В данном случае варианта два:

• Физическое нанесение повреждений на носитель информации (царапины на дисках, разлом). Все это возможно выполнить подручными средствами.
• Воздействовать на носитель постоянным магнитом, пронося мимо него носитель информации;

Недостатком этого  способа является, невозможность  размагнитить большие носители, не используя большой магнит, а так же необходимость проносить носитель через магнит, что занимает определенное время и представляется затруднительным.

Воздействовать  на носитель мощным электромагнитным импульсом.

Достоинства:

• Носители информации могут находиться в специальных камерах, и при этом находится в полностью рабочем стоянии (например, жесткие диски).
• Стирание данных происходит мгновенно, для этого необходимо только пустить заранее  накопленный заряд в камеру.

Существует  несколько типов таких устройств, разработанных как в России, так и за рубежом. Одним из представителей таких устройств является линейка изделий, объединенных под маркой Раскат.

 

Функционально в Раскате выделены три основных модуля объеденных в одну конструкцию - модуль накопления заряда, камера для стирания и модуль управления.

 

ЛИТЕРАТУРА

Алексенцев. А. И. Конфиденциальное делопроизводство.