Разработка комплекса документации предприятия ООО «Комфорт»

   Компоненты, из которых складывается функциональность системы электронного документооборота.

• Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.
• Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.
• Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин "электронный документооборот". Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется "смесь" из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех системы электронного документооборота. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа "появились ноги", то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. Проще говоря, кому-то нужно его просто прочитать, а кто-то, возможно, будет уволен.
• Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты - отличный материал для принятия управленческих решений.
• Администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т. д. ¹⁰

   Степень эффективности использования системы электронного документооборота определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности гостиницы. Очевидно, что при работе отелей высокого класса без информационных технологий обойтись невозможно. На макроуровне система информационных технологий позволяет интегрировать предложения услуг и их распределение. На микроуровне внедрение передовых технологий ведет к более эффективному и быстрому управлению фирмой. В гостиничном хозяйстве такая система выполняет множество различных функций: контролирует системы электроснабжения, упрощает деятельность менеджеров, выполняя функции бронирования и расчетов с клиентами, оказывает поддержку маркетинговому отделу в составлении баз данных, осуществляет управление складированием и учетом заказов и счетов за потребление продуктов и напитков, и т.д.

   ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

   Термин  «делопроизводство» характеризует  совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом  материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим  лицом, в любой организации для  использования в своей деятельности

   Документированная информация составляет основу управления любым предприятием, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое  для поиска, повышает точность и  своевременность информации, устраняет  ее избыточность.

   Во  время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления в предприятиях любой  формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия  в целом. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, использование  и правильный отбор на государственное  хранение.

   Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств  механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

   Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

   Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

   СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Изд-во стандартов, 1988.
2. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб. : Нева, 2003.
3. Павленко В.В. Документирование управления персоналом : учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. – Ростов н/Д, 2003.
4. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. – М. ; СПб.: Питер, 2004.
5. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. – М.: «Приор издат», 2003.
6. Сан_Гигиен - Система классификации гостиниц и других средств размещения. 2005 г. № 86 ДЕАН
7. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. 2005
8. Замыцкова О. И. Делопроизводство Феникс 2001
9. Айман Т.О Делопроизводство. Образцы документов.  РИОР 2005
10. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. МУФЭР 2006
11. Кузнецов И. Н. Делопроизводство, Дашков и К 2009
12. Бонцевич Н.В. Делопроизводство и деловые отношения ЧУП «ЦНТУ «Развитие» 2008
13. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, Омега-Л  2008
14. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 3-е, исправленное . ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999
15. Байкова И.Ю. настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М., 2008

 
 

ИНТЕРНЕТ  ИСТОЧНИКИ.

16. http://www.rgost.ru/
17. http://kodeksrf.ru/zakoni-rf.html
18. http://ru.wikipedia.org/

 

      Приложение А.

     Фирменный товарный знак предприятия. 

       
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приложение Б. 

     Рекламный проспект предприятия 

 
 

     Приложение Г.

     ПРИКАЗ  ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

ОБЩЕСТВО  С ОГPAНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «КОМФОРТ»

___________________________________________________________

ПРИКА3

«20»  ноября 2010 г.                                  № 77

г. Ростов-на-Дону 

     О переходе на новую  программу электронного документооборота «ELMA».

     В связи с переходом 25.12.2007 г. предприятия  на новую систему электронного документооборота.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Все документы компании составленные и введенные в базу «Евфрат-Документооборот», Занести в базу «ELMA». (отв. - секретарь Клименко Ф. М)
2. Внести соответствующие изменения в инструкцию по ДОУ предприятия (отв. - секретарь Клименко Ф. М)
3. Исполнителям документов при отправке исходящих документов сохранять электронную копию документа в двух программах, которые передавать по окончании делопроизводственного года в архив компании (отв. - секретарь Клименко Ф. М)

 

Генеральный директор                                                                Федоров В.В. 

Разослать: транспортный отдел О.В. Иванов 264-45-70 В дело  
 
 

     Приложение  Д.

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

ОБЩЕСТВО  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

ООО «КОМФОРТ»

____________________________________________________________

Р А С II О Р Я Ж Е Н И Е

«25»  декабря 2007 г

г. Ростов-на-Дону 

О порядке работы факсового

узла  связи предприятия 

    В связи с вводом в эксплуатацию нового лифта в компании ООО «КОМФОРТ» и с целью упорядочения его работы:

     1. Произвести инструктаж по работе с новым оборудованием.

     2. Ознакомить рабочий персонал  с правилами эксплуатации.

     3. Ознакомить рабочий персонал с правилами безопасности.

     3. Секретарю компании Клименко Ф. М. в недельный срок ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номера лифта.

1. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на зам. генерального директора компании Ивочкину Н.Д.

Генеральный директор                                          Федоров В.В.

Разослать: технический отдел

Бурнос С.С 257-20-30 В дело .5 
 
 

     Приложение  Е.

Деловое письмо на бланке.

     Деловое письмо на бланке