Разработка комплекса документации предприятия ООО «Комфорт»

     СОДЕРЖАНИЕ

Введение ………………………………………………………………..4

1. Описание деятельности предприятия  и подготовка предприятия к началу деятельности …………………………………………………6
2. Организация документооборота предприятия………………… 9
1. Организационно-правовая документация ………………………11
2. Распорядительная документация…………………………………17
3. Система справочно-информационной документации ………….18
4. Документы предприятия по личному составу…………………..22
5. Профессиональная документация предприятия………………..24
3. Использование информационных технологий………………..25

Заключение………………………………………………………….. 28

Список  используемых источников ………………………………30

Приложение А. Фирменный товарный знак предприятия……32

Приложение Б. Рекламный буклет предприятия……………...33

Приложение В. Штатное расписание В документе № 2

Приложение Г. Приказ по основной деятельности…………....34

Приложение Д. Распоряжение………………………………..…35

Приложение Е. Деловое письмо на бланке………………….…36

Приложение Ж. Письмо-приглашение…………………….…..37

Приложение 3. Заявление о приеме на работу……………..….39

Приложение И. Резюме…………………………………………40

Приложение К. Приказ по личному составу…………………..41

Приложение JI. Характеристика-представление……………...42

Приложение М. Автоматизированное рабочее место секретаря предприятия……………………………………………………………43

     ВВЕДЕНИЕ

     В данной курсовой работе мы разрабатываем комплекс документации условного отеля . Для того чтобы организовать деятельность условного предприятия необходимо: выбрать наименование предприятия; его организационно-правовую форму; с использованием графических редакторов (Adobe Photoshop) создать фирменный товарный знак; определить виды деятельности предприятия; подготовить учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах; получить лицензию (если это предусмотрено законодательством РФ для данного вида деятельности). Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия необходимо: дать общую характеристику документооборота; подробно изучить комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации; продумать автоматизированные рабочие места служащих.

     Цель  данной курсовой работы состоит в  разработке комплекса документации предприятия ООО «Комфорт», необходимого для осуществления деятельности.

     Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

• произвести подготовку предприятия к началу деятельности;
• подготовить учредительные документы, разработать фирменный товарный знак;
• изучить организационно-правовую документацию ООО «Комфорт»;
• исследовать систему справочно-информационной документации ООО «Комфорт»;
• для наиболее полного раскрытия вопроса также рассмотреть документы предприятия по личному составу;
• рекомендовать использование информационных технологий при работе с документами;
• Проанализировать автоматизированное рабочее место ( АРМ) одного из служащих (секретаря).

     Данная  курсовая работа состоит из введения, шести глав, заключения и 17 приложений.

 

      1. ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ И ПОДГОТОВКА К НАЧАЛУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. 

     Для создание отеля первоочередным нужно определить ряд важнейших вопросов. Это определить форму собственности, организационно-правовую форму предприятия и уровень комфорта.

     По  форме собственности гостиницы  подразделяются на государственные, муниципальные, общественных объединений, частные, находящиеся  в смешанной российской, находящиеся  в собственности иностранной  и смешанной с совместным российским и иностранным участием.

     По  организационно-правовой форме гостиницы  подразделяются на государственные  унитарные, муниципальные унитарные  предприятия, открытые, закрытые акционерные  общества, общества с ограниченной ответственностью и другие. ¹

     В данной курсовой работе условно создадим отель, в форме общества с ограниченной ответственностью под названием  ООО «Комфорт», комфортом 4 звезды.

     Согласно  Федеральному закону от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» таким признается, учрежденное одним или несколькими  лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами  размеров; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут  риск убытков, связанных с его  деятельностью, в пределах стоимости  внесенных ими вкладов. ООО несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, но не отвечает по обязательствам своих участников.

     Согласно  ст. 12 упомянутого закона в учредительном  договоре учредители общества обязуются  создать ООО и определяют условия  совместной деятельности, состав общества, размер уставного капитала и доли каждого из учредителей, размер и  состав вкладов, порядок и сроки  их внесения, ответственность учредителей  за нарушение обязанностей по внесению вкладов, условия и порядок распределения  между учредителями общества прибыли, порядок выхода участников из ООО. ²

     В соответствии с ГОСТ Р 50645—94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц» рассмотрим требования для 4-х звездного отеля. в России гостиницам присваивалась категория от одной до пяти звезд, что соответствует международным стандартам. Правила классификации определены распоряжением Правительства РФ «О системе классификации гостиниц и других средств размещения». В соответствии с этим распоряжением действует приказ Федерального агентства по туризму от 21.07.2005 г. № 86 «Об утверждении Системы классификации гостиниц и других средств размещения».³

     ООО «Комфорт» - располагает всем полагающимся техническим оборудованием и оснащением. Имеет номерной фонд, оснащение мебелью и инвентарем, инвентарь и предметы санитарно-гигиенического оснащения номера, санитарные объекты общего пользования, общественные помещения, помещения для предоставления услуг питания соответствующие законодательством РФ. Предоставляет постояльцам расширенный комплект услуг и высококвалифицированный персонал. Предприятие ООО «Комфорт» организовано 7 апреля 20007 г в г. Ростове-на-Дону. Уже за столь короткий срок – 4 года - мы добились значительных результатов.

     Фирменный товарный знак охраняется Законом как  интеллектуальная собственность его  владельца и подлежит обязательной государственной регистрации (Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» № 3520-1 от 23.09.1992 г.)

     Хозяйственное общество – это коммерческая организация, уставный фонд которой формируется  одним или несколькими физическими  или юридическими лицами путем внесения своих долей. В качестве долей  могут рассматриваться денежные или материальные средства, интеллектуальный капитал, ценные бумаги.

     Общество  с ограниченной ответственностью (ООО) – это коммерческая организация, учредителем которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков в пределах только внесенных им вкладов.

     Для учреждения ООО необходимо заключить  учредительный договор, в котором  определяются наименование фирмы, местонахождение  и направление деятельности предприятия, а также указываются размеры  уставного капитала и долевое  участие в нем членов общества.

     Обязательным  для любого предприятия, вне зависимости  от его организационно-правовой формы, является Устав, который регламентирует деятельность предприятия.

     Цель  деятельности коммерческого предприятия  любой организационно-правовой формы  – извлечение прибыли. Получение  прибыли зависит от видов деятельности, которые указываются в Уставе предприятия.

     Предприятие может начать осуществлять свою деятельность только после регистрации и постановки на учет в соответствующие органы. При регистрации предприятия  регистрирующий орган проводит экспертизу на уникальность наименования предприятия  и вносит данные о создаваемом  предприятии в единый реестр юридических  лиц. В случае принятия регистрирующим органом положительного решения, оно  выдает зарегистрированному предприятию  свидетельство о государственной  регистрации, дающее ему статус юридического лица. После получения свидетельства  о регистрации предприятия необходима его постановка на учет в: районную налоговую инспекцию, пенсионный фонд, районный комиссариат, фонд социального страхования, фонд медицинского страхования, фонд занятости.

     Для эффективной работы предприятия, приобретения им клиентов и завоевания рынка необходимо тщательно продумать рекламу. 
 

     2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. 

     Документооборот — это порядок движения документов в организации.  Документ – материальный носитель данных, записанной на нем информации, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение. Документооборот можно разделить на следующие этапы:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию,
2. предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ),
3. организация рационального движения документов внутри организации,
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

     Документооборот предприятия образуют:

1. организационные документы – Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов,
2. распорядительные документы – всевозможные приказы и распоряжения всех уровней,
3. справочно-информационные и справочно-аналитические документы, такие как - заявления, обращения граждан по различным вопросам, регистрационно-контрольные карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а также весь комплекс переписки,
4. документы по личному составу (кадровая документация),
5. отчетно-статистические документы (статистические отчеты, таблицы),
6. бухгалтерские документы,
7. документы, связанные с профессиональной деятельностью отделов.⁴

     Каждый  отдел предприятия создает и  обрабатывает свой поток информации, который вливается в общий, образуя  документационный оборот предприятия от высшего руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном направлении.

     В то же время каждое структурное подразделение  работает со своим блоком информации, касающейся исключительно его деятельности. То же относится к внутренним отделам  структурных служб.

     Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и обработкой занимается служба документационного обеспечения управления, которая направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение. Таким образом, входящие документы вливаются в документооборот структурных подразделений и их отделов

     Управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба ДОУ (документационного обеспечения управления).

     Современное делопроизводство характеризуется  тем, что основной поток документации создается с применением компьютерных информационных технологий. Сегодня  разработаны и активно внедряются в обращение – специальные  системы автоматизации делопроизводства.