Протокол. Формы протоколов. Нормативные правила и традиции в составлении и оформлении протоколов. Выписка из протокола

       Если  бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

       В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты: полное наименование организации или предприятия; название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата; индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам); место составления; заголовок; текст; подписи.

       Дополнительными реквизитами протокола  являются: наименование структурного подразделения; гриф утверждения; отметка о наличии приложений; место (помещение, офис) и время проведения заседания; фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании; дата подписания протокола; способ голосования (открытое, тайное, заочное).

       Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

 

       Заголовочная  часть протокола

       Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

 

Пример 1

Общество  с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

 

Пример 2

Закрытое  акционерное общество «АБВГД»

 

       Наименование  структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

       —  протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);

       —  протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

 

Пример 3

Общество  с ограниченной ответственностью «Компания  «Пятый элемент»  
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Открытое  акционерное общество «Реммеханизация»  
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

 

       Названия  структурных подразделений в  протоколе должны соответствовать  точным названиям, закрепленным в схеме  организационной структуры, штатном  расписании или других внутренних документах организации.

       Название  вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов – центрованным способом).

       Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

 

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

       04.05.2011

 

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

       04.05.2011 – 05.05.2011

 

       Цифровой  способ используется преимущественно  при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

       При оформлении даты в протоколах коллегиальных  органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

 

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

       03 мая 2011 г. 

 

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

       03 – 04 мая 2011 г. 

 

       Дата  располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над  специальной ограничительной линией в общем бланке.

       Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

       Реквизит  «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов – в центре следующей строки).

       Этот  реквизит содержит название географического  пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

 

Пример 9

       г. Коломна Московской обл.

Пример 10

       г. Курск

Пример 11

       с. Малеево Коломенского р-на Московской обл.

 

       В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ – чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

 

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

 

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

       Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

 

       Содержательная  часть протокола, текст

       Текст протокола является самым сложным  реквизитом и состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная  часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

       Состав  присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

 

       Пример 14

Председатель                                                                                            – Марков С .В. 
Секретарь                                                                                                –  Петрова  А.И.

 

       Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

 

       Пример 15

       Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

 

       Если  в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный  список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

 

       Пример 16

       Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

 

       Фамилии и инициалы приглашенных должностных  лиц, которые не являются членами  коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после  слова «Приглашенные:». Оно оформляется  от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

 

       Пример 17

       Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник  отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

 

       Перечень  вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

       Каждый  вопрос повестки дня формулируется  с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».

       Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

 

       Пример 18

       Повестка  дня:

1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.  
   Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).  
   Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

 

       Пункты  повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку  именно они и представляют собой  собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

       Формулировка  «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

       Даже  в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как  самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

       Основную  часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится»  из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

       Основная  часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

       Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется  от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени: