Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

      Правилами введены  такие новые реквизиты, как  «Должность лица, подписавшего документ»,  «Отметка о конфиденциальности».  Реквизит «Должность лица, подписавшего  документ» - это реквизит так называемых должностных бланков документов. Этот реквизит давно используется на практике. И хотя ГОСТ Р 6.30-2003 установил должностные бланки как особый вид бланков, соответствующего реквизита, отличающего этот вид бланков от других, в стандарт включено не было. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

    Реквизит «Отметка о  конфиденциальности» - это также  реквизит, широко применяемый на практике. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В предыдущих редакциях стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 ( Р 6.30 -1990, Р 6.30-1997) этот реквизит присутствовал, но под названием «Гриф ограничения доступа к документам». По сути, отметка о конфиденциальности – это и есть гриф ограничения доступа к документу.

     Раздел  IV Правил  «Требования к организации документооборота  в федеральном органе исполнительной власти» содержит положения, устанавливающие основные этапы и сроки прохождения и рассмотрения документов. Особое значение в этом разделе имеют положения, определяющие роль службы делопроизводства в организации документооборота. В Правилах подчёркивается, что документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, в службе делопроизводства проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям в структурные подразделения. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы служба делопроизводства возвращает исполнителю. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти также осуществляется через службу делопроизводства. Разработчики Правил, насколько это возможно, постарались обозначить организующую роль службы делопроизводства.

    Раздел V Правил - «Документальный  фонд федерального орган исполнительной  власти» - содержит положения,  определяющие порядок хранения  образовавшихся в деятельности  федерального органа исполнительной  власти документов. К числу базовых положений этого раздела относятся следующие положения о том, что федеральный орган исполнительной власти:

• Формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

• Разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

     Таким образом, Правила  обязывают федеральные органы исполнительной власти в целях формирования полноценного документального фонда разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения. Утверждение этих перечней, так же как и утверждение инструкций по делопроизводству федерального органа, осуществляется только после согласования с Росархивом.

     Формирование документального  фонда федерального органа исполнительной  власти осуществляется на основе  номенклатуры дел. Номенклатура  дел, как это предусмотрено  нормативными документами в сфере архивного дела, составляется службой делопроизводства и утверждается руководителем  после её согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, органа государственной власти в регионах. В данном разделе Правил предусмотрены процедуры выдачи дел во временное пользование сотрудникам федерального органа исполнительной власти, государственным органам и организациям, а также порядок изъятия документов из дел, который возможен только в исключительных случаях. При этом в дело помещается копия изъятого документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника. Данный раздел Правил устанавливает сроки хранения документов  дел постоянного и временного  (свыше 10 лет) хранения  в структурных подразделениях до их передачи в ведомственный архив: не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Дела передаются в ведомственный архив на основании описей дел, основой для составления которых является номенклатура дел.

     Особое значение имеют  положения Правил, определяющие  особенности работы с электронными  документами (раздел VI, п. 25 раздела  IV). Правила содержат ряд принципиальных  положений о работе с электронными  документами, они следующие:

• Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

• В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учёта и поиска документов используются обязательные сведения о документах.

• Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

• При систематизации электронных документов в дела, определении сроков их хранения, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажной основе.

     Пунктом 4 постановления  Правительства РФ, утвердившим Правила  ведения делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти, Федеральному архивному агентству  (Росархиву) давалось задание разработать и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 такие рекомендации были утверждены. Рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства при разработке им инструкций по делопроизводству, призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства  Российской Федерации, федеральным  органам исполнительной власти и  вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
4. http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?76