Отчет по практике в УВД Иркутского облисполкома

      В структурные подразделения органа внутренних дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел органа внутренних дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов. При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела. После введения в действие новой номенклатуры дел делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: «Переходящее, ведется с ____ года». Дополнительные тома дел и новый журнал учета журналов и картотек вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения с указанием фамилии сотрудника, ответственного за их ведение. По законченным делам (томам дел) в номенклатуре дел производятся записи о дате окончания ведения дела (тома дела), количестве листов в нем и других необходимых данных. Если в течение календарного года в органе внутренних дел возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры дел при ее формировании предусматриваются резервные номера. Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя органа внутренних дел по представлению руководителей структурных подразделений органа внутренних дел.

      Не  подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы  длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

      Дела, предусматриваемые номенклатурой  дел, заводятся по следующим основным признакам:

• предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации)
• виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое)
• адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями)
• заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребления в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и других), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

      Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• Название вида дела или разновидности документов.
• Наименование органа внутренних дел или его структурного подразделения (автора документа).
• Наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа).
• Краткое содержание документов дела.
• Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела.
• Даты (период), к которым относятся документы дела.

     Состав  элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.

      В заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Наименование органа внутренних дел (организации) в качестве автора документов указывается кратко. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

      Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения.

      По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного  и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе «Примечание» номенклатуры дел делается запись за подписью сотрудника режимно-секретного подразделения: «Дело не заводилось». После годовой проверки наличия документов номенклатура дел приобщается в дело с номенклатурами дел. 

       Формирование  дел 

      Формированием дел называется группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурные дела формируются в органах внутренних дел:

• При централизованном ведении делопроизводства – подразделением делопроизводства и режима.
• При децентрализованном ведении делопроизводства – как структурными подразделениями органа внутренних дел (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением делопроизводства и режима.

      Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел и по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима.

      Формирование  дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

• К делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.
• В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год).
• Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.
• В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
• Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов МВД России.
• В делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле.
• По объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и далее.

      При приеме исполненных документов проверяется  правильность их оформления (наличие  подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных  надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

      Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

      Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они  соответствуют заголовку номенклатурного  дела. При подшивке в дело документов, имеющих приложения, они вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делается.

      Распорядительные  документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.

      Плановые  и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они  относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении – в дела последнего года.

      Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

       Письма  и заявления граждан, запросы  социально-правового характера формируются  в отдельные дела вместе с материалами  по их рассмотрению.

       Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся  на инвентарный учет) в журнале  учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

      Контроль  за правильным формированием дел  осуществляется соответствующим подразделением делопроизводства и режима. 
 

       Обеспечение сохранности и  учета документального фонда,

       доступа сотрудников к  документам органа внутренних дел 

      С момента заведения и до передачи в подразделение специальных  фондов или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

       Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, отвечающие за ведение дел, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела размещаются в хранилищах в соответствии с нумерацией, установленной номенклатурой дел. На корешке обложки каждого дела указывается номер по номенклатуре дел. Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено ознакомление с ними, под расписку в карточке учета выдачи дел. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением документов и дел. Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель. В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.

       При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам (карточкам) учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале (карточке) учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.

       Справка-заместитель  подписывается сотрудником подразделения  делопроизводства и режима и руководителем  структурного подразделения, с согласия которого изымаются документы. Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и на заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

      Законченные производством дела, журналы и  картотеки, а также номенклатура дел подготавливаются для архивного  хранения в соответствии с Инструкцией  по архивной работе в системе МВД  России, утвержденной приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. № 1022, и настоящей Инструкцией. Номенклатура дел, журналы учета журналов и картотек, законченных производством дел, хранятся постоянно.

       О сданных на хранение в подразделение  специальных фондов и уничтоженных делах (журналах, картотеках) производятся отметки в журналах учета журналов и картотек, законченных производством дел, с проставлением номеров описей и порядковых номеров в описях или номеров и дат актов об уничтожении документов и дел.