Основные положения по документированию управленческой деятельности

В пределах своей  компетенции организации всех уровней  управления могут направлять письма при осуществлении оперативных  связей с вышестоящими отраслевыми  и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и  отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда  невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании  положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и  иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться  в следующей очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;
• с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
• с юридической службой;
• со службой документационного обеспечения;
• с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающим вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа  осуществляют в следующей очередности:

с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда  последние выступают обязанной  стороной в правоотношениях, возникающих  вследствие издания правового акта, или когда содержание документа  затрагивает их непосредственные интересы;

с организациями  и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в  той области, к которой имеет  отношение содержание документа;

с общественными  организациями - при необходимости  или в случаях, предусмотренных  документами этих органов;

с органами, осуществляющими  государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции  в случаях, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, о структурном подразделении, должностной  инструкцией, приказом о распределении  обязанностей и т.п. Две или более  подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и  выдачи денег, товарно-материальных и  других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства  с другими организациями, подписывают  руководитель организации и главный  бухгалтер (или бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций  подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены  комиссии. Решения (постановления) коллегиальных  органов подписываются председателем  и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют  одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или  распоряжений может предоставляться  заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных  подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное  за их подготовку.

Протокол подписывают  председательствующий на заседании  коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные  записки, справки и другие документы  информационного, справочного или  аналитического характера могут  быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы  не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной  инструкцией.

Существуют также  документы-приложения. Они могут  быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное  значение); поясняющие или дополняющие  содержание другого документа; направляемые с письмом· в другие организации.

На приложениях  к распорядительным документам и  приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в  правом верхнем углу печатают:

 

Приложение

к………………………..…………….

(указывается документ)

от____________ №______

 

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают  отраслевые табели документов, необходимых  и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как  традиционные, так и создаваемые  средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение  табеля, внесение в него изменений  осуществляются службой документационного  обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

 

3. Виды документов и их классификация

 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим  и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделении предприятия.

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники  финансовых органов, бухгалтерии, отделов  планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются: по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

• по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
• по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
• по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все Типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
• по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
• по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
• по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;
• по средствам фиксации - письменные, графические, ,фото-, кинодокументы и т.д.

Подлинник - это  подписанный и надлежащим образом  оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или  иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

4. Правила оформления управленческих документов

 

Документы состоят  из отдельных элементов, которые  принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его  форму. Следовательно, для того чтобы  документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории  документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая  сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением  Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N2 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место  расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к  учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов  РФ.

В данном государственном  стандарте определено 30 реквизитов.

Документ имеет  юридическую силу при наличии  реквизитов, обязательных для данного  вида документов. Например, необходимые  реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются  на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для  всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым  расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210мм).

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Реквизит

Реквизит (от лат. requisitum требуемое, необходимое) - элементы документа, которые должны обязательно в нём присутствовать, иначе документ будет считаться недействительным.

Перечень реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации
2. Герб субъекта Российской Федерации
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
4. Код организации - автора документа
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
7. Код формы документа
8. Наименование организации - автора документа
9. Справочные данные об организации - авторе документа
10. Наименование вида документа
11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. Место составления или издания документа
15. Адресат
16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция
18. Заголовок к тексту
19. Отметка о контроле
20. Текст документа
21. Отметка о наличии приложения
22. Подпись
23. Гриф согласования документа
24. Визы согласования документа
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии документа
27. Отметка об исполнителе
28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело
29. Отметка о поступлении документа в организацию
30. Идентификатор электронной копии документа