Организация первичного наблюдения и документация

7.3. Порядок составления  и хранения документов

    Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные  документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому  к оформлению документов предъявляются  особые требования.

    Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

    Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

    Четкое  заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

    Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных  операциях на основе первичных учетных  документов могут составляться сводные  учетные документы. Первичные и  сводные учетные документы могут  быть на бумажных и машинных носителях  информации.

    Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие  обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• код формы;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственных операций;
• измерители хозяйственных операций (количество, сумма);
• должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

    При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

    Документы на машинных носителях  информации в обязательном порядке содержат:

• наименование организации;
• дату записи документа;
• местонахождение организации;
• код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

    Документы на машинограммах обязательно содержат:

• наименование и местонахождение организации;
• дату составления.

    Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая  проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т.е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

    Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

    Арифметическая  проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

    Таксировка  документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

    Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

    После записи документов по бухгалтерским  регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением  к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение  документов следует проводить для  предотвращения злоупотреблений путем  вторичного использования уже проведенных  документов.

    Все документы после окончательной  бухгалтерской обработки подшиваются  в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки  последовательно в порядке нумерации  журнальных статей помесячно. На обложке  папки указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц  и количество листов в папке. При  передаче документов в архив и  при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

    Дела  из архива выдаются по письменному  распоряжению главного бухгалтера. Изъятие  документов может производиться  только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и на основании  их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный  бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов  проводящих изъятие документов, снять  с них копии с указанием  основания и даты изъятия.

Перечень и  сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в  государственные архивы утверждены Главным архивным управление (1989 г.). Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Федеральная архивная служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности от 27 августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет