Оформление дел

-         индекс дела;

-         номер дела (тома, части) по годовому  разделу сводной описи дел;

-         заголовок дела;

-         аннотация к документам дела (для  дел постоянного хранения, содер­жащих особо ценные документы);

-         дата дела (тома, части);

-         количество листов в деле;

-         срок хранения дела;

-         архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного  хранения предусматривают место  ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который  будут переданы дела данной организации  на государственное хранение[6].

Наименование организации  указывают на обложках полностью  в имени­тельном падеже, с указанием  полного наименования организации, которой она подчинена (также  в именительном падеже). При наличии  официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организа­ции их пишут в скобках после полного наименования.

 

Пример:

 

Государственная Архивная Служба России (РОС АРХИВ)

 

Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения

 

и архивного дела (ВНИИДАД)

 

Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наиме­нование организации (структурного подразделения). В таком случае на об­ложке пишут старое и новое наименование организации (структурного под­разделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в дру­гое подразделение и т.п.

Индекс дела после переплета  переносят на обложку из номенклатуры дел.

 

Номер дела (тома, части) проставляют  на обложке дел постоянного хра­нения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела про­ставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководи­телем организации.

Заголовок дела переносят  на обложку в соответствии с номенклатурой  дел с учетом изменений, которые  были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каж­дого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

 

Пример:

 

"Приказы директора  предприятия по основной деятельности, т.1,с№1 по №85";

 

"Приказы директора  предприятия по основной деятельности, т. 2, с № 86 по № 198".

 

В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.

 

Пример:

 

"Приказы директора  предприятия по основной деятельности, с №1 по № 60 (копии)".

 

На подлинность документов в заголовках дел не указывают.

Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых  име­ются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

Дата дела должна соответствовать  году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого  тома (части).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации  самого раннего и самого позднего документа, поме­щенного в дело.

При обозначении дат указывают  число, месяц и год. Число и  год обозна­чают арабскими цифрами, а месяц - словами.

Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это  не будет приводить к неоднозначности  толкования даты.

Пример:

 

2 января 1998 года или 02.01.98;

 

2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое  написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.

 

Если дата содержится в  заголовке дел, ее отдельно не указывают.

Если делом является журнал регистрации документов, то датой  такой дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.

Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов рук водителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.

Датами протоколов заседаний  будут даты составления или утверждения  первого и последнего протоколов.

Личные дела датируются в  соответствии с датами приема и увольнения  лица, на которое оно заведено.

Если дата документа или  отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания  оговаривают, а дата или отдельные  ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно  достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

Пример:

 

[не ранее 21 сентября?] 1995 г.

 

Количество листов переносят  на обложку из заверительной надписи.

 

Срок хранения проставляют  в соответствии с номенклатурой  дел после сверки с ведомственным  или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".

Архивный шифр дел может  быть проставлен на обложках дел постоянного  хранения только по согласованию с  государственным архивом, в который  данная организация передает документы  на государственное хранение. На делах  по личному составу и других делах  со сроками хранения свыше 10 лет  архивный шифр проставляет архив  организации после согла­сования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководите­лем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

Надписи на обложках дел  производят стойкими черными чернилами  или тушью.

 

6. Составление  и оформление описей дел структурных  подразделений организации

На все дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения в каж­дом структурном подразделении организации по окончании делопроизводст­венного года составляют описи (рис. 3).

Опись дел структурного подразделения  является прежде всего докумен­том, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обес­печивающего быстрый поиск документов[7].

При наличии в структурном  подразделении дел, за несколько  лет, со­ставляют общую опись за несколько лет.

Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению  делопроизводства в организации.

Ответственность за качественное и своевременное составление  описей несут руководители структурных  подразделений.

Перед внесением  заголовков дел в описи проверяют:

-         соответствие заголовка дела  содержанию документов в деле;

-         правильность оформления и группировки  документов в деле;

-         правильность оформления дел.

 

_____________________________________________________________наименование  организации)

 

(наименование структурного  подразделения или общественной  организации)

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности            

 

руководителя структурного

 

подразделения (общественной    

 

организации)

 

Подпись                   Расшифровка

 

                         подписи      

 

                                                       Дата          

 

ОПИСЬ№______

№ п/п  Индекс дела (тома, части)  Заголовок дела (тома, части)  Дата дела (тома, части)  Кол-во листов в деле (томе, части)  Срок хранения дела (тома, части)  Примечание

1  2  3  4  5  6  7

 

 

В данную опись внесено ___________ дел с № _________ по №

 

в том числе:

 

литерные номера:

 

 пропущенные номера:

 

Наименование должности  Расшифровка

 

составителя описи                   Подпись 

 

подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                                       ОДОБРЕНО

 

Наименование должности                                          Протокол ЭК

 

руководителя службы делопроизводства                          структурного

 

организации                                                                         подразделения

 

Подпись     Расшифровка  подписи     от_____ №_________

 

Дата

 

Передал _________________________________________________дел

 

(цифрами и прописью)

 

_____________________________________________ регистрационно-контрольных  цифрами и прописью)                картотек к документам[8]

 

Наименование должности  сотрудника

 

структурного подразделения (общественной           Расшифровка

 

организации)                                  Подпись              подписи

 

Дата

 

Принял _________________________________________________ дел и

 

(цифрами и прописью)

 

(цифрами и прописью)

 

регистрационно-контрольных  карточек к документам.

 

Наименование должности                       Расшифровка

 

работника архива                                             Подпись              подписи

 

Дата

 

Формат А4 (210 х 297 мм)

 

В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки  о заведении дел, структурное  подразделение принимает меры к  розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсут­ствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

Описи структурного подразделения  составляют по установленной форме.

Описательная статья описи  включает в себя следующие элементы:

-         порядковый номер дела (тома, части)  по описи;

-         индекс дела (тома, части);

-         заголовок дела (тома, части);

-         дата дела (тома, части);

-         количество листов в деле (томе, части);

-         срок хранения дела;

-          примечание.

-       

При составлении  описи соблюдают следующие правила:

-         дела систематизируют в описи  таким же образом, как в номенкла­туре;

-         каждое дело (том, часть) вносят  в опись под самостоятельным номе­ром;

-         графы описи заполняют в точном  соответствии со сведениями, выне­сенными на обложку дела;

-         в графу "Примечание" используют  для отметок о передаче дел  в другое структурное подразделение,  об особенностях формирования  дел, о на­личии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;

-         при внесении подряд дел с  одинаковыми заголовками заголовок  пер­вого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозна­чают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут пол­ностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

 

Пример:

1  2  3  4  5  6  7

 

6

 

7

 

 

…01-06

 

01-06

 

 

Приказы руководителя организации  по основной деятельности, т.1., с № 1 по № 60.

 

То же, т.2, с № 61 по № 132

 

 

03.01.96

 

28.06.96

 

03.07.96

 

28.12.96

 

 

102

 

184

 

 

Постоянно

 

Постоянно

 

 

За последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую за­пись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).