Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (ПРИЛОЖЕНИЕ 1), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

     Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Во внутренней описи содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела (ПРИЛОЖЕНИЕ 2). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (ПРИЛОЖЕНИЕ 3). Внутренняя опись подписывается ее составителем.

     В обложке дела указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела (ПРИЛОЖЕНИЕ 4). Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела -- год заведения и окончания дела. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).¹⁴

     Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись -- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. По этим описям документы передаются в архив.

      

     Заключение

 

     Итак, законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течение всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

     Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

     Оформление дел может быть полным или частичным, производят в зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно).

     Полное оформление дела включает в себя:

     нумерацию листов;

     составление заверительной надписи;

     составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

     переплет или подшивку;

     оформление обложки.

        Относительно рассматриваемой организации, можно сказать следующее.

        Архив ООО «Стройтрест» в соответствии с Положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

     В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации.

        Оформление дел проводится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

     Полное оформление дел предусматривает следующие операции: -- подшивку или переплет дела; -- нумерацию листов дела; -- составление листа-заверителя; -- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; -- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

     Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 

      Список используемой литературы

 

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

4. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (дата введения 01.01.2003).

5. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.)

6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18 января 2007.

7. Устав ООО «Стройтрест».

8. Вигера А.М.  Секретарское дело. -  Ростов на Дону: 2003.

9. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. - Тверь, 2000.

11. Оськина Р.Д. Оформление дел. - М., 1999. - Изд-во «Альфа».

12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000.

13. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001.

14. Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. - М., «ЮНИТИ», 2000.

15. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор,  2001. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Внутренняя опись

документов личного дела №  23 

 
 

      Итого ___________2 (два) _______________________________документов

                         (цифрами и прописью)

    Количество листов внутренней описи _____1 (один)______________

                                                                      (цифрами и прописью)

 

Инспектор отдела кадров               Филиппова                О. В. Филиппова

 

17.11.2009 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ И ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ 
 

Передал _____________________________________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

и  __________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

      (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения    Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ______________________ ед. хр. и ___________________________

(цифрами и прописью)      (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника     Подпись            Расшифровка подписи

архива организации

Дата 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

                                                                                                                                          Фонд № _________

           Индекс дела      05-06___

                                                                  Опись №     2 л/с__ Дело №       14____ 

 

  

______Общество с ограниченной ответственностью «Стройтрест»_________

________________________ООО «Стройтрест»_________________________

____________________________отдел кадров___________________________

                       (название организации и структурного подразделения)

 

ДЕЛО №    14__ ТОМ №    1_

___________Приказы руководителя организации по личному составу______