Официально-деловой стиль - основа деловой переписки

     Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный  номер, сведения о составителе и  т.д. постоянно располагаются в  одном и том же месте - первые три  в верхней части, а последний - в нижней части листа после  подписей.

     Число реквизитов бывает различным и зависит  от вида и содержания документов. Формуляр-образец  устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. К ним относятся:

     - Государственный герб Российской  Федерации. 

     - Эмблема организации и предприятия. 

     - Изображение правительственных  наград.

     - Код предприятия, учреждения или  организации по общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО).

     - Код формы документа по общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД).

     - Наименование министерства или  ведомства. 

     - Наименование учреждения, организации  или предприятия. 

     - Наименование структурного подразделения. 

     - Индекс почтового отделения, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телетайпа, телефона, факса, номер  счета в банке. 

     - Название вида документа. 

     - Дата.

     - Индекс.

     - Ссылка на индекс и дату  входящего документа. 

     - Место составления и издания. 

     - Гриф ограничения доступа к  документу. 

     - Адресат. 

     - Гриф утверждения. 

     - Резолюция. 

     - Заголовок к тексту.

     - Отметка о контроле.

     - Текст. 

     - Отметка о наличии приложения.

     - Подпись. 

     - Гриф согласования.

     - Визы.

     - Печать.

     - Отметка о заверении копий. 

     - Фамилия исполнителя и номер  его телефона.

     - Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

     - Отметка о переносе данных  на машинный носитель.

     - Отметка о поступлении. 

     Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта  синтаксиса, высокая степень терминированности  лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой  диалогической речи.³

 

2. Оформление  официальной корреспонденции

     Документы - это оформленные по установленным  правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые  для реализации управляющих воздействий.

     Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

• ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система  организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к постророению формуляра-образца.

• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Представление дат и времени. Общие требования.

• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

     Существуют  пять типов записи для деловых  документов:

     Линейная - запись, обладающая самомтоятельностью в оформлении мысли, с полностью  оформленными предложениями, которые  соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

     Запись  в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и  графических компонентов (приказы, решения, постановления).

     Трафарет - традиционная линейная запись, но с  пробелами, которые заполняются  переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

     Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что  является более дробной, вопросы  и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

     Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме  и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

     Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами  оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают  к сложившейся практике их оформления.

     Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система  организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

     Для каждой разновидности документов набор  реквизитов определяется отдельно в  соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а  также сложившейся практикой  делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь  за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.    

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Деловые письма

     Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной  организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может  быть одному должностному лицу и подписана  одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

     Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем  контракт или постановление, но имеющим  юридическую значимость. Деловая  переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая  и входящая документация.

     Современные формы переписки, которые приняты  в международном общении, сложились  около 150 лет назад в Англии.

     Следует помнить, что за рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется  больше внимания, чем у нас.

     Письмо  принято писать на бланках организации, где уже имеются реквизиты  учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка - это своеобразная визитная карточка, поэтому к нему следует относиться со всей серьезностью.

     Любое письмо начинается с адреса на конверте. Во всем мире сначала пишут «кому», а затем «куда».

     Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в  левом верхнем углу письма.

     Затем пишется фамилия адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, затем - фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже») или «Г-дам» («Господам»).

     В странах арабского Востока перечисляется  длинный ряд имен предков - Ахмед  ибн (сын) Мухамед ибн Хасан ибн  Хусейн или Фатима бинт (дочь) Хасан  и т.д.

     В большинстве стран принято писать сначала имя, затем фамилию. Однако, есть исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, а затем имя - Ден Сяопинь.

     У адресата может оказаться титул  или звание - граф, доктор, магистр  и т.д. В этом случае вместо обращения "Господину" можно указать его  титул и звание. Писать и говорить «Господин+титул или звание+фамилия» принято лишь в Германии.

     Слова «Господин» и «Госпожа» всегда сокращаются  до «Г-н» и «Г-жа». Они никогда  не употребляются самостоятельно, без  фамилии. Такие звания и титулы, как  генерал, полковник, профессор или  президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

     В Англии часто употребляется вежливое обращение «Эсквайр», сокращенно «Эск.» («Esquier - Esq.»). Обращение «Эсквайер» никогда  не употребляется в совокупности со словом «Господин».

     В США замужние дамы пишут имя и  фамилию своего мужа. В адресе писем  незамужним дамам всегда должно указываться  их имя.

     Если  вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии  следует поставить «лично» («Private» - Англия, «Personal» - США, «Confidential» - Англия, США).

     После этого пишется название фирмы, где  работает адресат, затем почтовый адрес: номер дома, название улицы. Заключают  адрес название города, штата, графства, кантона и т.п. (названия английских графств и названия штатов, имеющих  сокращения, можно посмотреть здесь), почтовый индекс и страна.

     При пересылке в конверте небольших  брошюр, буклетов пишут «Печатная»  

 

     4. Структура писем  деловой переписки

       Обычно служебное письмо  состоит   из  нескольких  типовых  структурных элементов:

     1. Область заголовка.

       В этой части письма слева  размещается  угловой  штамп  организации  с указанием наименования организации,  ее  почтовых  и  других  реквизитов,  а также  регистрационный  номер  и  дата  регистрации  письма  как  исходящего документа. Если служебное  письмо  является  письмом-ответом,  то  здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже  углового  штампа  размещается  заголовок  к  тексту   документа.

     Языковая  конструкция заголовка может  иметь вид:

      - предлог о + сущ. в предложном  падеже: «О поставке автомобилей»;

     - по вопросу о + сущ. в предложном  падеже:  «По  вопросу  о   поставке запчастей»;

     - касательно +  сущ.  в  родительном   падеже:  «Касательно  заказа  на поставку» и т. п.

2. Собственно  текст письма.

Основные  особенности оформления текста письма состоят в следующем.

* Текст  служебного письма, как правило,  должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и  будут  рассматриваться  в одном структурном подразделении организации-адресата.

* Текст  письма, как правило, состоит из  двух частей.  В  первой  части излагается  причина,   основание   или   обоснование   составления   письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.  Во второй  части,  начинающейся  с  абзаца,  помещаются  выводы,   предложения, просьбы, решения и т. д.

* Письма  печатаются на стандартных листах  или бланках формата  А4  или А5; при оформлении письма на двух и более  страницах  вторая  и  последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

* Если  письмо оформлено на бланке  должностного  лица,  то  его   текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...»,  «направляю...».  В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.