Место и значение секретаря в структуре управления

1. Место и  значение секретаря в структуре  управления

     Секретарь участвует в процессе документационного  обеспечения управления. Работа с  документами - важнейшая составляющая обязанностей любого секретаря. Квалифицированный  секретарь должен уметь самостоятельно подготавливать и оформлять документы по заданию руководителя. Секретарь организует работу руководителя с документами, поскольку именно к нему попадает поступающая корреспонденция. В работе с документами секретарь опирается на инструкцию по делопроизводству организации. 
          Чаще всего секретарь складывает поступившие документы в папку и передает ее для рассмотрения руководителю, а затем, в соответствии с резолюцией руководителя, передает документы на исполнение. Если секретарь обладает необходимой квалификацией и пользуется доверием руководителя, этот процесс может быть организован по-иному. В этом случае секретарь берет часть задач руководителя на себя: просматривает почту, отмечает в документах самое важное, готовит проект резолюции и даже предлагает вариант ответного письма. Такой секретарь может сортировать документы по степени важности и срочности, определять приоритеты в работе с документами, предлагать исполнителей документов и определять сроки их исполнения, организовывать контроль за исполнением документов. 
        Секретарь организует также работу с внутренними и исходящими документами в соответствии с инструкцией. 
В процессе работы у секретаря накапливается свой информационный массив. Он состоит прежде всего из документов, которые организуются в дела. Каждое дело должно занять свое место в информационном массиве и при этом получить индекс, заголовок и другие поисковые признаки. Лучше всего, если секретарь сразу составит номенклатуру дел, где под соответствующими индексами обозначаются заголовки заводимых в секретариате дел. При должной аккуратности номенклатура дел служит прекрасным навигатором секретаря в море документов. 
         Другая часть информационного массива находится в памяти компьютера. Компьютер - незаменимый современный помощник в работе, однако он способен одновременно как облегчить выполнение служебных обязанностей секретарю, так и осложнить их. Отдельные документы, файлы могут так затеряться в директориях и форматах памяти компьютера, что на их поиск уйдет слишком много рабочего времени. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать несколько элементарных правил: во-первых, не забывать сохранять файлы, правильно называть их и организовывать в папки и каталоги; во-вторых, своевременно переводить потерявшие оперативное значение файлы с жестких дисков на отдельные диски и дискеты, которые следует хранить в систематизированном виде отдельно от компьютера, не забывая отмечать на их ярлыках содержание и формат хранения информации. 
          Очень важная часть информационного массива секретариата включает в себя справочники телефонов, интернет-адресов, персонала, а также городские справочники и планы, международные справочники, языковые словари и т. п. 
          Для того чтобы секретарь мог поддерживать современные информационные коммуникации, необходимо оснастить его рабочее место организационной техникой. Кроме компьютера с выходом в сеть, на рабочем месте секретаря должны быть телефон (телефонная станция), телефакс, копировальный аппарат/сканер; в необходимых случаях секретарь должен владеть оборудованием для проведения презентаций и конференций. 
          Таким образом, секретарь, являясь звеном информационной инфраструктуры организации, занимает в ней далеко не последнее место. Обеспечивая и поддерживая информационно-документационные процессы, секретарь помогает своей организации и своему руководителю добиться полноценного обеспечения управления релевантной информацией. 
          Но это - только часть задач, решаемых секретарем. Не менее важное значение имеет организационная сфера деятельности секретаря. В ней центральное место занимает обеспечение эффективной работы руководителя. Руководитель и секретарь составляют тандем, ведущую роль в котором играет руководитель. Однако это нисколько не умаляет роли секретаря. 
          Одна из важнейших задач секретаря - планирование работы руководителя в течение рабочего дня, недели, месяца, года. Эта задача очень сложная, учитывая элементы импровизации в работе руководителя. Тем не менее необходимо постепенно и последовательно приучать руководителей к планированию собственной работы и зависящего от них графика работы секретаря. Чтобы намеченный план был выполнен, секретарь должен своевременно напоминать руководителю о предстоящих мероприятиях, ограждать его от воздействия факторов, мешающих плановой работе (незапланированные посетители, телефонные звонки и т. д.). Квалифицированный секретарь может облегчить выполнение намеченных мероприятий, собрав необходимую научно-техническую, маркетинговую, производственную информацию. 
             Руководители достаточно часто организуют совещания, в подготовке и проведении которых принимает участие секретарь. Степень участия секретаря в подготовке совещания определяет руководитель. В любом случае с ним следует оговорить круг участников совещания, точную дату и место проведения, задачу совещания, его предполагаемую продолжительность, сумму денег, которую можно потратить на проведение мероприятия. После согласования текста извещения о совещании (письменного или устного) необходимо заблаговременно довести его до всех участников совещания. 
В приглашении должны быть обозначены: дата, время, продолжительность, место проведения, повестка дня, регламент или план совещания, фамилии приглашенных, фамилии выступающих, фамилия референта (секретаря). Секретарь должен позаботиться о ведении протокола (магнитофонной или видеозаписи), оборудовании помещения техническими средствами .

     Следует обратить внимание и на создание комфортных условий для проведения заседания (наличие напитков, стаканов, буфета и др.  Очень важна имиджевая роль секретаря. Зачастую по работе секретаря складывается впечатление об организации в целом, об уровне ее менеджмента. Эта роль проявляется при работе секретаря по телефону, при приеме посетителей, в ходе подготовки совещаний и других мероприятий, при выполнении секретарем представительских функций в других организациях, на общественных мероприятиях, при общении с представителями средств массовой информации. 
             Разумеется, круг задач, определяющих место секретаря в организации, не ограничивается только теми, которые мы обзорно рассмотрели в данной статье. Однако из сказанного можно сделать вывод, что хорошо организованная секретарская служба способна в значительной мере повлиять на качество менеджмента любой организации. Поэтому руководителю следует уделять самое пристальное внимание организации секретарской работы и подбору кадров для ее выполнения.