Класификация служебных писем

 

12)Охарактерезуйте  приказы и распоряжение по  основной деятельности: значение, реквизиты,  характеристика текста.

Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями  и организациями. В настоящее  время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно  издание распорядительных документов по следующим вопросам:

организационным;

планирования  производства;

строительства, материально - технического снабжения;

сбыта;

финансов  и кредита;

труда и заработной платы.

Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для  обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим  или подчиненным организациям, группам  или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:

всестороннее  изучение вопроса, подготовка проекта  документа;

согласование  текста и его подписание;

обсуждение  и принятие документа на заседании  коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен  отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных  задач предприятия. Приказами оформляются:

порядок деятельности предприятия;

решения и  поручения по организации работы;

организационные мероприятия;

итоги работы;

результаты  ревизии.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:

изучение  существа вопроса, законодательных  актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;

подготовку  текста документа;

согласование  текста документа;

подписание  приказа;

доведение до сведения исполнителей.

Подготовка  приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:

констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных  органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер  и заглавие;

распорядительной.

Распорядительная  часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится  на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное  подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа  формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить  на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам  будет осуществлять контроль за исполнением  приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается  без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным  лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его  исполнение, юристом.

Может осуществляться и внешнее согласование с другими  организациями, если приказ затрагивает  их интересы. Согласование оформляется  грифом "Согласование". Реквизиты  приказа:

наименование  министерства или ведомства;

название  организации;

наименование  вида документа - ПРИКАЗ;

дата, номер;

место составления;

заголовок;

текст;

подпись;

визы согласования.

С приказов для  удобства пользования внутри организации  делаются копии и выписки. Выписка  из приказа - копия основной части  текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть  текста пишется полностью. Реквизиты  выписки из приказа:

наименование  министерства или ведомства;

название  организации;

наименование  вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

дата, номер (те же, что и у приказа);

место составления;

заголовок;

часть текста;

подпись (кроме  личной подписи);

заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).

Приказы оформляются  на общих бланках.

Следующим видом  распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного  действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются  цели и причины распоряжения. В  ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

наименование  организации;

наименование  вида документа;

дата, номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись;

отметка о  согласовании.

Текст оформляется  на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными  в этом документе лицами. Исполнителями  распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные  лица.

Еще один вид  распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера  относятся следующие:

а) организация  исполнения приказов;

б) организация  исполнения инструкций.

Право издания  указания в организациях предоставлено  руководителям, их заместителям, руководителям  структурных подразделений, которые  действуют на правах единоначалия в  пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины  издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".

Распорядительная  часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются  предписываемые действия. Текст может  делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия  и должность исполнителя в  дательном падеже после слова  ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается  контроль за исполнением документа  на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его  подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:

наименование  министерства или ведомства;

название  организации;

наименование  вида документа;

дата, номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись;

отметка о  согласовании.

Следующий вид  распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст  решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания  документа, цели, которые достигаются  при его выполнении.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово  РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:

название  организации;

наименование  вида документа;

дата, номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подписи (председатель, секретарь);

визы.

21) укажите класификацию служебных  писем и требование к тексту  письма.

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам.

По  содержанию и назначению письма могут  быть  информационные, гарантийные,   рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения   и т. д.

В состав служебного письма входят следующие  реквизиты:

адресат 
дата 
индекс документа 
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом 
заголовок к тексту 
текст 
возможно отметка о наличии приложения 
подпись 
фамилия и телефон исполнителя

Письмо  составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

Письма  оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном.

Если  письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется  адрес основного получателя, затем  перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

Текст письма рекомендуется разбивать  на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются  причины вызвавшие составление  письма, сопровождаемые ссылками  на факты, даты, документы; 
-  в основной части формулируется основная цель письма.

Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

 

41)составьте  и оформите заявление по заданию  3,1 из зборника задач по деловой  документации для лабораторно-практических  занятий дневной и заочной  формы получения образования.

3,1. Составьте заявление  о приёме на работу, выпускника  ОУ “Минский торговый колледж” , председателю провления Толочинского райпо Паляниной В.И.

Вы закончили указанное  учебное заведение по специальности  “комерческая деятельность”  26 июня 2012 года. Вам дано направление №167 от 27 июня 2012г. На работу в данное потребительское общество на должность заведущего магазином “Универсам”.

Недостающие данные(дату, домашний адрес) выберите произвольно.

58)Составьте и оформите  акт по заданию 5,3.

5,3. Составьте и оформите  акт приёма-передачи ПЭВм в  Держинское райпо по следующим  данным: акт составлен на основании  докладной записки о целесообразности  передачи ПЭВм начальника отдела  маркетинга Андрейчинко П.Л. от 15.09.2012г №59. Комиссия в составе председателя – начальника отдела Андрейчинко П.Л. и членов комиссии: бухгалтера Темуриной А.В. и экономиста Стычковой Г.В. составила акт приёма-передачи ПЭВМ №45 из отдела рекламы в отдел маркетинга.

ПЭВМ признана пригодной  к эксплуатации и полностью укомплектованной( процессор, клавиатура, мышь, монитор, принтер). ПЭВМ передаётся отделу маркетинга на срок выполнения работ по контракту  №22\47. Акт составлен в присутствии  ведущего инженера Славина О.Б. и  инженера-програмиста Орлова И.В.

Недостающие данные возьмите произвольно.

45) Составьте и оформите приказ по личному составу по заданию 3,1 из зборника заданий по деловой документации.

3,1.Вы закончили указанное  учебное заведение по специальности  “комерческая деятельность”  26 июня 2012 года. Вам дано направление №167 от 27 июня 2012г. На работу в данное потребительское общество на должность заведущего магазином “Универсам”.

Недостающие данные(дату, домашний адрес) выберите произвольно.

 

 

 

 

 

 

Использованная  литература:

 

http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl9.html