Категории секретарей

Введение

Для нормального функционирования и успешного развития любой организации  необходим руководитель, осуществляющий организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, берущем  на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющим поддерживать высокий авторитет руководителя.

За последние годы профессия  секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно  секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя», регулирующей различные производственные процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнёрами, отвечая по телефону, организуя приёмы, совещания презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

Понятие «секретарь» сегодня достаточно сложное и имеет много градаций, хотя в Средние века в обязанности секретаря входили только работа с деловыми бумагами написание писем. Сейчас у секретаря функций прибавилось, в связи с этим появилось множество разновидностей этой старинной должности – от секретаря – помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Только в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) зафиксировано более двух десятков различных названий должности секретаря.

В данной работе будет рассмотрено  четыре основные категории секретаря: помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт и секретарь на reception.

Цель работы – выявить специфику  каждой из основных категорий секретаря.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• изучить характеристику каждой из основных категорий секретаря;
• ознакомиться с основными и специфическими функциями, обязанностями и правами секретаря;
• проанализировать положение каждой из основный категорий секретаря по значимости в обеспечении управления фирмой.

Актуальность данной темы определяется тем, что профессия секретаря была востребована в Средние века и особенно является востребованной в наши дни. Так как ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без секретаря. С появлением новой техники и новых условий труда выделяются секретари, выполняющие разные функции. Теперь человек, окончивший школу и прошедший курсы секретаря не может претендовать на должность помощника руководителя в солидной фирме, так как у него не достаточно опыта, умений и знаний. Следовательно, необходимо понимать разницу, например, между секретарём на reception и офис-менеджером.

Данная тема не осталась без внимания учёных. Каждая категория расписывается  достаточно чётко, невозможно на основе имеющийся литературы не заметить разницу  между ними. Есть авторы, которые  свои работы полностью посвящают определённой категории секретарей. Так, например, у Т.В. Рыбченковой ряд статей об офис-менеджере, или у И. Юрасова о секретаре референте. Так же есть попытки сравнения категорий секретарей. Так выше упомянутая Т.В. Рыбченкова сравнивает офис-менеджера и секретаря-референта. В целом тема изучена хорошо. Но есть и перспектива дальнейшего её изучения, так как мир постоянно меняется, появляется новая техника, а значит у секретаря – новые инструменты труда, новые функции, следователь, появляются новые категории.

1. Роль секретаря в современном обществе.

1.1 Характеристика основных  категорий секретарской профессии

Слово «секретарь» происходит от французского слова «secretaire» и первоначально

означало доверенное лицо (по-французски secret – тайна). Хороший секретарь по существу остаётся таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII в., сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь, доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сферы его деятельность и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку определённого лица или какого-нибудь учреждения». Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчёркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современном секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Совсем недавно  малопопулярная и низкооплачиваемая  профессия секретаря стала нынче  одной из самых престижных в России. На рынке труда она пользуется спросом, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности – учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Всё чаще встречаются среди секретарей и люди, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря. Появилось также большое количество курсов по подготовки секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно – правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: секретарь руководителя, секретарь референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис – менеджер или администратор офиса.

Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) – это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception:

• секретарь – ресепшионист;
• секретарь офиса или секретарь приёмной;
• дежурный секретарь;
• администратор или администратор офиса;
• секретарь – администратор.

Обязанностей немного, но они чрезвычайно  ответственны: это организация приёма посетителей (включая предложение  чая или кофе), ответы на телефонные звонки и их распределение, отправка и получение корреспонденции, при необходимости – ведение документации и печатание документов. Степень самостоятельности невелика. В работнике, занимающем должность секретаря приёмной, ценится прежде всего умение точно следовать инструкциям и указанием руководителя. Знание иностранного языка, как правило, необязательно. Так как секретарь ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создаёт благоприятный и достойный имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется так же коммуникабельность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.

Должность секретаря  предполагает несколько большую самостоятельность.

Управленческий  персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в  основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административно) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями. Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря – референта.

Как известно, секретарь  и референт – достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации – это помощник, который организует деятельность первого руководитель, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт – это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчёты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь – референт – это доверенное лицо руководитель, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточится на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря – референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Т.И. Овчинникова в своей статье «Секретарь – референт – работа творческая» называет секретаря – референта работник нового типа. И даёт ему следующую характеристику:

• способность эффективно оперировать информацией;
• высокая мобильность;
• потребность в самореализации и самовыражении.

Секретарь – референт в компании – это специалист, который проявляет интеллектуальные и креативные способности.

Офис – менеджер – сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. Человеку непосвященному работа офис – менеджера может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не всё так просто: не даром секретарь считается «лицом» компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества.

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной техники  и её координацию с обеспечиваемыми  управленческими функциями. В него входят:

• руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно – технического персонала и работников информационного и документационного обеспечения;
• секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
• координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание  функций различных категорий  офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего  времени такие сотрудники, как  правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей  основной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной  организации офисной работы требуется  профессиональная подготовка и наличие  соответствующей должности с  необходимыми правами и обязанностями.

Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис – менеджера.

Офис – менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис – менеджер – это  первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно – хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).

Офис – менеджер должен не столько помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке её стратегии, и в работе по управлению персоналом, а проектировании управленческих процессов, операций и процедур. Делегирование полномочий по решению задач с уровня высшего руководителя на более низкие уровни – воплощение этой тенденции и является деятельность офис – менеджера.

Квалификационный  справочник должностей руководителей, специалистов и других служащий, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря помощника руководителя к категории технических исполнителей.

Международная ассоциация секретарей даёт такое определение секретарю  руководителя: " Это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Квалифицированный секретарь помощник руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Занимающая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обуславливают то, что личный секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя.

Одна из основных задач секретаря – никогда не забывать об оказанном ему доверии, надёжно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать её во вред организации и руководителю.

Личный секретарь руководителя не должен поддерживать чьи-либо интересы, за исключением интересов руководителя. Он – связующее звено между руководителем и внешним миром, между руководителем и коллективом. Секретарь руководителя учувствует в каждом этапе управления, начиная с подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно – управленческий процесс в организации.