Кадровые документы: состав, оформление, особенности работы с кадровыми документами

- Комментарий  к Кодексу законов о труде  РФ (с изменениями и дополнениями);

- Инструкцию  о порядке ведения трудовых  книжек на предприятиях, в учреждениях  и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупнённых нормативах времени на работы по комплектованию и учёту кадров". Прием на работу обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2). Заявление чаще всего пишется от руки. Но организация (фирма) может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении. При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке. На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учёту кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения. В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:

- фамилия,  имя, отчество пишутся полностью;

- в дате  рождения указываются год, число  и месяц рождения;

- место  рождения записывается на основании  паспорта.

- образование  - среднее, среднее специальное  и высшее - указывается на основании  документов (аттестата, удостоверения,  диплома). Неполное среднее или  неоконченное высшее образование  указываются на основании соответствующих  документов. Для окончивших неполную  среднюю или начальную школу  указывается, сколько классов  окончил. Наименование высшего  или среднего специального учебного  заведения пишется полностью.  Сокращенные названия учебных  заведений не допускаются. В  этой графе указывается и специальность  в соответствии с записью в  документе об образовании (сертификате,  лицензии);

- лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные  труды и изобретения, заполняют  соответствующую графу;

- в анкете  указывается адрес прописки (регистрации), фактический адрес проживания  и телефон;

- сведения  о трудовой деятельности заполняются  в соответствии с записями  в документах о высшем и  среднем специальном образовании,  военном билете и трудовой  книжке. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами. 
 

К анкете прилагаются:

- копии  документов об образовании, ученой  степени, звании, заверенные подписью  работника отдела кадров и  печатью;

- фотокарточки.

При сообщении  в анкете сведений об опубликованных трудах, поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов). По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы. На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу. В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа. Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт). 
 
 
 
 
 
 
 

2. Заключение.

Вступление  в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся  систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в  трудовом законодательстве, которое  во многом по-новому трактует порядок  письменного оформления тех или  иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет  сделать, прежде всего, следующие общие  выводы:

―  исчезли  из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся  в обязательном порядке (например, заявление  о приеме на работу);

―  появились  новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);

―  увеличилось  общее количество обрабатываемых в  кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого  отпуска);

―  расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;

―  ряд  документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного  органа работников;

―  кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным  инспекторам труда при осуществлении  ими надзорно-контрольной деятельности;

―  наличие  соответствующих документов по личному  составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление  кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени  специалистов служб персонала и  нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных  ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными  ошибками в этой области являются:

―  отсутствие предусмотренных действующим законодательством  в обязательном порядке видов  документов;

―  нарушение  порядка разработки и ввода в  действие документов, содержащих нормы  трудового права;

―  неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;

―  неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых  документов или в непонимании, какой  вид документа должен подтверждать происходящие события;

―  организация  хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями  правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь  четкое представление о составе  кадровых документов, а также порядке  их оформления и последующего хранения. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Список  использованной литературы.

1.Печникова  Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2.Пустозерова  В.М. Ведение трудовых книжек  по новому Трудовому кодексу.  –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

3.Стенюков  М.В. Справочник по делопроизводству  –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.

4.ГОСТ  Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков  хранения. Типы, разновидности, технические  требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.

6.Указ  Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об  утверждении сведений конфиденциального  характера»

7.Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой  службе. Практическое пособие с  образцами документов. Изд.3-е, исправленное  и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез»,2000.

8.Квалифицированный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические  новости», 1998.

9.Верховцев  А.В. Делопроизводство в кадровой  службе – М.: ИНФРА –М,2000.

10.Андреянова  В.В. Как правильно подготовить  и оформить приказ. –М..1998

11.Об  утверждении «Временных методических  рекомендация по аттестации государственных  служащих» Письмо Министерства  труда РФ от 033.08.93 № 1375-РБ