Экспертиза ценности документов

 

1. ОСОБО ЦЕННЫЕ  ДОКУМЕНТЫ. ОПИСАНИЕ

 

В Архивном фонде  Российской Федерации документы  по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все, отнесенные к составу Архивного фонда  Российской Федерации документы, вне  зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших фактах и  явлениях жизни общества, имеющие  непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения и автографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

Ограничивается  доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда  Российской Федерации, находящимися в  неудовлетворительном физическом состоянии. 

В государственном  архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния дел проводится:

• уникальных документов – ежегодно;
• особо ценных документов на бумажной основе – один раз в 10 лет (в государственной библиотеке – один раз в 5 лет);
• аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет;
• кинодокументов – один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения  экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке – один раз в 15 лет).

 

2. ВЫЯВЛЕНИЕ  ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

В целях обеспечения  сохранности и наиболее качественного  учета документов Архивного фонда  Российской Федерации, отражающих важнейшие  события в жизни республики в  архивах организаций проводится выявление особо ценных документов.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в  составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя: 

• заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;
• рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;
• представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Определение в  составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией  уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

При выявлении  особо ценных документов используются следующие критерии:

• значение учреждения, фондообразователя;
• авторство документов;
• время создания документов;
• ценность, содержащейся в документах информации;
• юридическая сила, подлинность документов;
• наличие художественных, палеографических особенностей документов.

На основании  общих критериев каждый архив  организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем  материалов.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в  список в порядке их номеров или  по мере выявления. Графа первая списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется. В графе второй за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа третья заполняется по последнему названию фонда. В графе четвертой указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

Методика выявления особо ценных дел

Архив организации  по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо  ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

• выявление фондов, частей фондов;
• выявление дел по описям;
• непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

На дела, содержащие особо ценные документы, составляются описи, которые рассматриваются  центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.

После утверждения  описей в правом верхнем углу обложек  дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс «ОЦ».

После утверждения  описей все особо ценные дела подлежат учету.

 

3. УЧЕТ ОСОБО  ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Уникальные  документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре  уникальных документов Архивного фонда  Российской Федерации, ведение которого осуществляет Федеральная архивная служба России.

На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов; порядок составления  и представления этих листов определяется инструктивно-методическими документами по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения, единицам учета) учетных  номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета, идентификации и быстрого поиска) состоит из следующих элементов:

• сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры);
• номера архивного фонда;
• номера описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

Особому учету  подлежат дела, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни. Они считаются особо ценными  или уникальными.

Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или  в приложении к ним драгоценные  металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируются в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.

Учет указанных  дел осуществляет материально-ответственное  лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем  делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов, и включается в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или приложении драгоценные металлы или камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй – у материально-ответственного лица, третий хранится в бухгалтерии архива.

Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку  номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов – по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. №1/ГАРФ, ф.572, оп.1, д.17). К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально-ответственного лица.

Листы инвентарной книги до начала ее заполнения пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляется печатью архива.

Ежегодно, специальной  комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в  приложении к ним драгоценные  металлы и камни.

Инвентаризация  проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Учет особо  ценных документов ведется по:

• списку фондов, содержащих особо ценные документы;
• описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов (номерникам);

В описи особо  ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо  ценных дел, документов (номерник) составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения, единиц учета в данной описи в  необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство  документов по описи являются ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а  копируется имеющаяся опись. В таком  случае к ней также составляется номерник, который является переводной таблицей от номера единицы хранения, единицы учета документов к номеру единицы хранения страхового фонда.

Сведения о  копировании особо ценных документов в целях создания страхового фонда  вносятся в соответствующие описи или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо  ценных единиц хранения, единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения, единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения, единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо  ценных аудиовизуальных документов составляются по формам, установленным  в отраслевых методических документах.

Описи особо  ценных дел, документов, номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов, номерников.

При отнесении  документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки  «ОЦ».

В других учетных  документах отметка «ОЦ» проставляется  к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка  является служебной и не входит в  архивный шифр единиц хранения, единиц учета.

4. СТРАХОВОЙ  ФОНД И СТРАХОВЫЕ КОПИИ ОСОБО  ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

На особо  ценные и уникальные документы Архивного  фонда Российской Федерации, с целью  сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения  их оригиналов, в архивах создаются  их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность  страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях  сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах.