Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

     В ряде случаев секретарь выступает от имени руководителя. Секретарю зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями. Секретарю-референту необходимо поддерживать нормальные деловые отношения с сотрудниками фирмы:

     - искренне интересоваться сотрудником;

     - указывать на ошибки не прямо, а косвенно;

     - уметь внимательно выслушивать  сотрудника;

     - внушать сотрудникам сознание  их значимости, создавать людям  хорошую репутацию, которую они  будут стараться поддерживать;

     - уметь добиваться, чтобы сотрудники  были готовы сделать то, что предлагает секретарь. 

8. Использование программ в процессе обработки информации.

     В организации «Издательский дом «Урал» компьютеры всех сотрудников организации объединены в локальную сеть.

     Компьютерная  сеть позволяет использовать общие  ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Остальные компьютеры являются рабочими местами локальной сети.

     Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты (пересылка  сообщений с компьютера на компьютер  на электронный адрес, включенный в  компьютерную сеть).

     В организации компьютер секретаря-референта  подключен к сети Интернет. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети. Информация хранится в виде графических документов (Web-site).

     WWW – всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую информацию на различных серверах и использовать гипертекстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.

     Хорошим помощником для секретаря-референта  при планировании рабочего дня служит программа Microsoft Outlook

     Информационная  система Microsoft Outlook предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря-референта и его руководителя.

     Эта программа помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать  совместные документы, а также позволяет  планировать встречи, поездки и  организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

     Входящие  – поддерживает несколько систем электронной почты, дает возможность  посылать и получать сообщения, получать запросы на выполнение задач.

     Календарь – контролирует расписание и планирует  встречи с другими людьми. Можно  просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц.

     Контакты  – хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом, послать электронную почту.Задачи – содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Дневник – ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция применяется для контроля исполнения документов.

     Заметки – электронный заменитель блокнота, куда заносятся оперативные вопросы, ценные указания и др.

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Арсеньев  Ю.И., Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Интегрированные  интеллектуальные системы принятия решений. М.: ЮНИТИ, 2002.
2. Балдин К.В., Уткин В.Б. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

3. Гергенов  А.С. Информационные технологии  в управлении: Учебное пособие.  – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005.

4. Дейт К. Введение в системы баз данных. М.: Диалектика, 1998.

5. Дрогобыцкий  И.Н. проектирование автоматизированных  информационных систем: организация  и управление. – М.: Финансы и  статистика, 1992.

6. Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004.

7. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.