Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

     Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

     Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

     Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

     В документационном обеспечении предприятия  можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.

     Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов в дела.

     Первичная обработка входящих документов заключается  в проверке правильности адресования, количества листов документа, наличия  приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

     Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

     На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

     Секретарь-референт осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю фирмы должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя фирмы, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

     На  документах, передаваемых в структурные  подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОМ» - отдел маркетинга.

     При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю.

     После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

     Эти указания должны быть оформлены в  виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

     Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

     Отравляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

     Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или  в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

     Регистрация документа рассматривается как  начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. 

     3. Основные функции  и задачи, выполняемые  секретарем-референтом  в организации. 

       Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

     Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

• ведение документации дирекции предприятия;
• организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;
• поиск необходимой руководителю информации;
• выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;
• контроль исполнения документов и поручений руководителя;
• бронирование гостиниц, авиабилетов;
• планирование рабочего дня руководителя;
• организация и участие во встречах и переговорах;
• прием посетителей;
• прием делегаций;
• помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;
• решение административных вопросов в пределах своей компетенции;
• работа с оргтехникой.

     Все функции, права, обязанности и ответственность  секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

     Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал». 

     ООО «Издательский дом               УТВЕРЖДАЮ

     «Урал»                             Исполнительный директор

     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

     29.12.2003.                           Подпись И.И. Торева

       секретаря-референта

       генерального директора 

     1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Секретарь-референт относится к  категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

     1.2. Основными задачами секретаря-референта  являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

     1.3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно исполнительному  директору предприятия.

     1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

• действующим законодательством РФ;
• Уставом предприятия;
• Положением о функциональных службах предприятия;
• правилами трудового распорядка;
• приказами (указаниями) руководства предприятия;
• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
• настоящей должностной инструкцией.

     1.5. Секретарь должен знать:

• структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;
• инструкцию по делопроизводству;
• государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
• правила орфографии и пунктуации;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
• правила ведения телефонных переговоров;
• правила техники безопасности и противопожарной защиты;
• приемы оказания первой медицинской помощи.

     1.6. Секретарь должен уметь:

• составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
• пользоваться средствами связи и организационной техникой;
• работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;
• пользоваться базой данных предприятия;
• пользоваться возможностями Интернета;
• принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
• редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
• вести деловые переговоры.

     1.7. Во время отсутствия секретаря-референта  исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

     2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

     Основной  задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт

     2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

     2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

     2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

     2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

     2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

     2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

     2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.