Документоведение

  При подписании совместного документа  первый лист оформляют i-на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

                   

23. Гриф согласования документа

       Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, 
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование 
организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

      Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

    СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания Совета директоров ЗАО "МТС" от 01.07.2007 №14

                         24.   Виза согласования документа

      Согласование документа оформляют визой согласования документа 
(далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Виза  необходима для проверки специалистами  целесообразности или своевременности  составления документа.

При наличии  замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись И.О.Громов

01.07.2007

        Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

        Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого |документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается,  по  усмотрению  организации,  полистное  визирование Документа и его приложения.

                                      25.Оттиск печати

     Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов организаций и предприятий для удостоверения их соответствия подлинникам.

     Оттиск печати с изображением Государственного герба РФ ставится на наиболее важных документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

  Оттиск  печати должен захватывать окончание  наименования должности лица, подписавшего документ.

  Копии приказов (распоряжений) по предприятию или их размноженные экземпляры могут быть заверены печатью службы делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                 2. Решение, содержание документа и состав реквизитов

        Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также Советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению. Макет решения приводится на рис. 5.18.

     К решениям также относятся совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами. Структура такого совместного документа выглядит следующим образом: 
 

 КОЛЛЕГИЯ                                              КОЛЛЕГИЯ

( наименование  организации)                     ( наименование организации)

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ                          ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

00.00.0000       № 00 00.00.0000       № 00 
 

                                                 РЕШЕНИЕ

 

                                                   Москва 
 

                                                  Заголовок 
 

                                               Текст решения 
 
 
 

Наименование  должности                            Наименование должности

( подпись ), инициалы,                                  ( подпись ), инициалы 

фамилия фамилия 

          рис. 5.18

                        НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ 
 
 

      РЕШЕНИЕ 

00.00.0000                                                                                      № 00 

                                      Место издания  
 

Заголовок начинается

с предлога « О » 
 

        Текст констатирующей части документа ( причины издания, цель ), ссылка в случае необходимости на распорядительный документ выше стоящего органа.

         Распорядительная часть начинается словами: Совет директоров (Коллегия и т д. ),

РЕШИЛ ( РЕШИЛА ):

         Текст пунктов оформления по схеме: исполнитель – действие – срок.

Последний пункт: « Контроль за исполнением  возложить на ….» - указываются  должность, инициалы, фамилия. 
 
 

Председатель                ( подпись ) И. О. Фамилия

Секретарь                      ( подпись) И. О. Фамилия 
 
 

Визы ( при необходимости) 

  

                     Идентификатор

                    Электронной копии

                     документа 
 

В дело 00 -00 ( подпись, дата ) 
 

                                      Макет решения коллегиального органа

            3. Докладная записка.  Содержание и состав реквизитов  

  Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

  В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

  Докладная записка может быть составлена как  по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

  В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

  Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Макет внешней докладной записки приведен на рис. 6.7.

  Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  

                          

                   НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ 
 

                                                                                     Наименование должности                                                                                                                                                                                                                                                                                

                                                                                    адресата с включением

                                                                                     наименования организации

                                                                                     в дательном падеже

      И. О. Фамилия 
 
 
 

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 
 

00.00.0000                                                                                         № 00 

                                  Место составления 
 

Заголовок к  тексту начинается

с предлога «  О » 

 

     Излагается проблема, вопрос, ситуация. Не рекомендуется текст начинать  со слов:  « Довожу до Вашего  сведения …».

     Затем приводятся выводы и  предложения. 

     Если сведения, приводимые в докладной  записке, относятся к определённой дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

Оформляют приложение, если оно есть. 
 

     Приложение:   1. Наименование приложения.

                               2. Наименование приложения. 
 
 
 

Наименование  должности лица,

подписавшего документ                           подпись             И. О. Фамилия 
 

В дело 00-00 ( подпись ), дата

                                                                                                Рис. 6.7.

                              4. Регистрация документов 

Регистрация документов — важный этап работы с  документами.

     Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

  Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

  Регистрации подлежат все документы, требующие  учета и исполнения, и для использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций и частных лиц.

  Регистрация документов преследует три цели: учет документов, контроль исполнения и справочную работу по документам.

  Место регистрации документов, правила  их регистрации прописываются в инструкциях по документационному обеспечению (делопроизводству) в организации.

  Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

  Не  регистрируется корреспонденция, которая  относится к нерегистрируемой. Перечень документов, не подлежащих регистрации, обычно утверждается руководителем службы документационного обеспечения.

      К нерегистрируемой может быть отнесена следующая корреспонденция: бухгалтерская документация, оперативная информация, пригласительные билеты, программы совещаний, конференций, издания средств массовой информации, поздравительные письма и телеграммы, рекламные предложения, статистические сведения и др.