Документирования

      – по сфере деятельности – управленческие, научные, технические,         производственные.

       В учебном пособии «Современное делопроизводство» [4] приведена классификация документов по пятнадцати признакам. В данной классификации дополнительно использованы следующие признаки:

     – по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

     – по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ,       конфиденциально и др.);

     – по юридической силе – подлинные, подложные;

     – по роду деятельности – система банковской документации, система        отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

     – по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

       В учебно-методическом издании «Организационно-распорядительные документы» приведена  классификация с учетом появления новых видов документов (электронных, аудио-, видеодокументов и др.) [9]. Для этого было использовано одиннадцать признаков.

     1. По способу фиксации  информации:

      – письменные (рукописные и печатные);

      – фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

      – кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется  с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

      – фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим  способом);

      – аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

      – электронные документы, в которых  информация представлена в электронной  форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

      2. По месту составления:

      – внутренние документы, составленные и  используемые в самой         организации;

      – входящие документы, поступившие в  организации;

      – исходящие документы, отправляемые из организации.

     3. По содержанию:

     – простые документы, в которых  рассматривается один вопрос;

     – сложные документы, охватывающие несколько  вопросов.

     4. По степени гласности:

      – обычные (открытые, несекретные);

      – секретные документы с грифом ограничения доступа;

        Секретные документы могут иметь следующие грифы:

  – для служебного пользования (ДСП) –  служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной организации  или отрасли;

  – конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен        законодательством РФ;

  – коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести  ущерб обладателю информации.

     5. По форме изложения:

     – индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

     – трафаретные – структура, часть  документа, стандартные фразы заранее  подготовлены, а другая часть заполняется  при составлении (например, справка  с места работы);

     – типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

         6. По стадиям создания:

     – черновик – предварительная редакция документа;

     – беловик – чистовик;

     – отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

     – автограф – документ, написанный рукой  автора.

     7. По юридической  значимости:

     – подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный  с учетом требований государственных  стандартов;

     – копия документа – точное воспроизведение  подлинника (копии      бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты  документа и отражает особенности  их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

     – дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

     8. По наименованию: приказ, справка,  служебное письмо, акт, протокол, договор  и другие виды  документов;

     9. По срокам хранения:

      – документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для  науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

      – документы, имеющие длительные сроки  хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

      – документы временного хранения –  до 10 лет;

     10. По происхождению:

     – служебные документы (затрагивают  интересы организации, предприятия);

     – личные документы (касаются интересов  конкретного лица и являются именными).

     11. По срокам исполнения:

     – срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

     – несрочные документы, для которых  срок исполнения не установлен.

     Данная  классификация документов представлена на рис. 2.

     Рассмотрим  классификацию организационно-распорядительных документов (ОРД) подробно (рис. 3). В состав ОРД входят следующие группы управленческих документов: организационные распорядительные и информационно-справочные.

     Организационные документы предприятия включают устав, учредительный договор, структура  и штатная численность, штатное  расписание,      положение, должностные инструкции, правила  внутреннего трудового распорядка. К распорядительной документации относят  постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Информационно-справочная документация – одна из наиболее многочисленных групп ОРД (служебные письма, акты, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки и другие документы).  

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         
 
 
 

Рисунок 2 – Современная классификация документов

 

 

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         
 
 
 
 
 
 

                   Рисунок 3 – Классификация организационно-распорядительных документов 

2. Должностная инструкция 

ООО «Атлантрыбторг»  

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 

01.07.2009 г.№ _2_ 
 

Контролера  качества (готовой продукции) 
 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор 

___________А.А. Гудов  
 

01.07.2008 г. 
 
 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права  и ответственность контролера качества готовой продукции.

Контролер качества готовой продукции относятся  к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательном порядке приказом генерального директора.

Взаимоотношения по должности:

 

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ КОНТРОЛЕРА КАЧЕСТВА ГОТОВОЙ  ПРОДУКЦИИ 

 
 
 
 

3. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КОНТРОЛЕРА КАЧЕСТВА ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ 

 

1. Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой  работы.
2. Инструкции по соблюдению требований технологии производства готовой продукции.

Приказы и распоряжения генерального директора  предприятия.

3. Должностная инструкция контролера качества готовой продукции.
4. Правила внутреннего трудового распорядка.

 

4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ КОНТРОЛЕРА КАЧЕСТВА ГОТОВОЙ  ПРОДУКЦИИ 

 

1. Контролер качества готовой продукции перед  началом рабочего дня:
1. принимает рабочее место;
2. подготавливает рабочее место и средства индивидуальной защиты;
2. В процессе работы контролер качества готовой продукции:
1. соблюдает требования личной гигиены и производственной санитарии;
2. соблюдает правила использования технологического оборудования, приспособлений и инструментов, способы и приемы безопасного выполнения работ;
3. немедленно ставить в известность непосредственного руководителя обо всех недостатках, обнаруженных во время работы;
4. оказывать первую (доврачебную) помощь пострадавшем при травме, отравлении в аварийной ситуациях и внезапном заболевании;
3. В течение рабочего дня контролер качества готовой продукции:
1. осуществляет сплошной контроль качества готовой продукции согласно инструкции по соблюдению требований технологии производства готовой продукции;
2. производит приемку и отбраковку готовой продукции, не соответствующей требованиям качества;
3. осуществляет возврат отбракованной продукции бригадиру на исправление в соответствии с технологической инструкцией;
4. ведет учет отбракованной продукции по каждой бригаде в течение смены в разрезе отдельных параметров несоответствия в журнале;
5. подготавливает ежемесячный сводный отчет о количестве несоответствующей продукции;
6. проводит контрольную проверку упакованных изделий;
7. выявляет причины возникновения брака готовой продукции и вносит предложения по их устранению;
8. участвует в рассмотрении претензий и рекламаций от потребителей.
4. Контроль качества готовой продукции в конце рабочего дня:
1. осуществляет уборку рабочего места;
2. сдает рабочее место.