Документирование как элемент правовой культуры.

Министерство образования  и науки Российской Федерации 

Федеральное государственное  автономное  образовательное учреждение

 высшего  профессионального   образования 

«Российский государственный  профессионально-педагогический университет»

Институт социологии и  права

Кафедра права

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

«Документоведение и делопроизводство»

по теме:

Документирование как  элемент правовой культуры.

 

 

Студент_ Забродин М. М _______

Группа_211 ПВД______________

Курс__ 1_____________________

Преподаватель  _______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2012 г.

 

Содержание:

1. Документирование как процесс создания документов…..
2. Юридически значимый электронный документ.

Предпосылки создания……………………………………………….

3. Документирование как элемент правовой культуры………………

Список литературы…………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документирование как  процесс создания документов является одним  
из ведущих направлений управленческой деятельности. Через документ осуществляется управленческое воздействие руководителя, поэтому естест-венно, что документ является свидетельством и доказательством при под-тверждении деловой деятельности и правовых обязательств организации¹. Данное положение не является чем-то принципиально новым, поскольку лишь акцентирует внимание на правовой функции документа, которая была ему перманентно присуща. В знаменитом словаре В.И. Даля документ опре-делялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство»².

В системе управления, правовая функция документа всегда была и  оста-ется одной из самых важных. Документ как доказательство деятельности или, наоборот, бездеятельности является основой для коммуникативного взаимодействия в рамках внутренней и внешней  среды организации: между сотрудниками организации, между организацией и  местным сообществом, партнерами, потребителями  ее продукции или услуг и обществом  в целом, главным образом, в лице государства.

Актуальность правовой функции  документа в современной организации  неизмеримо возросла с тех пор  как появилась необходимость  фиксировать достигнутый уровень  качества продукции или услуги. Таким  образом, внедрение СМК на предприятии  вновь развернуло всю систему  управления  
к эффективному документированию.

Стандарт ИСО 9000-2001 так  определяет виды документов, приме-няемые в СМК:

1. документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования; к таким документам относятся руководства по качеству;
2. документы, описывающие как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким доку-ментам относятся планы качества;
3. документы, устанавливающие требования; к ним относятся доку-менты, содержащие технические требования;
4. документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся и методические документы;
5. документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать доку-ментированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;
6. документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи³.

Совершенно очевидно, что  документация СМК имеет иерархическую  структуру, на вершине пирамиды которой  будут локальные нормативные  
и организационные документы, далее методические и, наконец, записи.

Именно записям отведена роль документов, призванных быть доказа-тельством  достигнутого уровня качества, следовательно, именно на записи  
в СМК в большей степени ложиться роль документов, выполняющих  право-вую функцию, поскольку информация, содержащаяся в этих документах, носит объективный характер и не может быть подвергнута изменениям  
в результате управленческого воздействия.

Но вот что любопытно, в российском документоведении отсутствует  такой вид документа, как запись. В стандарте при описании документов разного уровня в качестве примеров названы конкретные наименования видов  документов: руководство по качеству, план качества, методические рекомендации и документированные процедуры. Мы вполне можем предста-вить себе документ на титульном листе, которого будет  написано, скажем, «План качества», и это будут выглядеть так  же естественно, как широко известные  наименования видов документов, например, служебная записка.

Следует помнить, что наименование вида документа является одним из основных реквизитов управленческих документов. Наименование вида документа является документообразующим признаком, позволяющим  получить начальное, самое общее  представление о документе, его  правовой значимости⁴. Можем ли мы получить какую-либо информацию о документе, обозначенном как «запись»? Скорее всего, нет.

Вместе с тем, стандарт дает вполне четкое представление о  том, какие документы могут быть отнесены к записям – содержащие объективные свидетельства выполненных  действий. В этом смысле, к записям  могут быть отнесены и такие общеизвестные  виды документов, как акт, приказ, прото-кол, докладная записка и др. Следовательно, термин «запись» определяет  
не столько вид документа, сколько его «доказательный» статус.

Запись - это документ в системе менеджмента качества, содержащий объективную, а, следовательно, неизменяемую информацию о результатах,

достигнутых при выполнении определенных действий. Наименование вида такого документа может быть практически любым.

Термин «запись» в российскую стандартизацию пришел из междуна-родной. Он присутствует во всех стандартах серии  ИСО 9000, им активно пользуются предприятия  и организации, реализующие СМК. Однако при подготовке российского  стандарта, в основе которого лежал  аутентичный русскоязычный перевод  международного стандарта ИСО 15489 – 1 – 2001 «Информация и документация, Управление записями. Общие требования», вместо понятия «запись» везде используется понятие «документ». Мотиви-ровалось это тем, что «в Российской Федерации  термин «запись» в сфере ин-формации и документационного обеспечения  управления, а также в теории документоведения не используется»⁵. И это обстоятельство вполне могло бы стать весомым аргументом, если бы в разделе «Область применения» дано-го стандарта не было указано, что он «содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и упра-вления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001»⁶. Почему российскому доку-ментоведению необходимо было избавиться от термина «запись», если он активно используется в управлении доку-ментацией СМК?

Это обстоятельство, с нашей  точки зрения, значительно затрудняет использование данного ГОСТ Р  ИСО 15489-1-2007. Он значительно отлича-ется от российских стандартов в области  документоведения и носит  
не столько нормативный, сколько методический характер. В нем нет четко  
и однозначно зафиксированных требований, это общие руководящие прин-ципы в области работы с документами. Не случайно появление данного стан-дарта вызвало естественное желание сравнить его с Государственной систе-мой документационного обеспечения управления, в которой изложены осно-вные методические принципы организации работы с документами. Все вста-ло бы на свои места, если бы стандарт был предложен в практической дея-тельности в первую очередь не персоналу служб ДОУ⁷, а сотрудникам, занимающимся разработкой, внедрением и поддержкой СМК, которая позволяет совершенно иначе взглянуть на систему документации предприятия  
и организации.

 

 

2. значимый электронный документооборот: предпосылки создания

 

Сегодня в организациях происходит постепенный переход от бумаж-ного к электронному документообороту. Для  реализации данной задачи используются собственные разработки и различные  готовые решения,  
от офисных систем до систем управления предприятиями. Внутри таких сис-тем документы находятся в электронном виде, но для внешнего представле-ния они должны быть распечатаны на бумаге, подписаны и в необходимых случаях заверены печатью.

В системах, не обеспечивающих юридическую значимость документов, бумаг меньше не становится. Также  не уменьшается время, необходимое  для доставки документов. А как  же внутренние первичные документы, необхо-димые лишь для того, чтобы  контролирующие органы могли выполнить  про-верку организации? Сколько бумаги уходит на них и сколько места  они за-нимают. Переход на электронный  документооборот с обеспечением юриди-ческой значимости, позволяет  решить многие подобные проблемы. В  част-ности, использование электронных  документов обеспечивает следующие  преимущества по сравнению с традиционным бумажным документообо-ротом:

• повышение оперативности подготовки документов;
• ускорение обработки и передачи документов;
• совершенствование процедур учета и хранения.

Юридическая значимость обеспечивается за счет применения аналогов собственноручной подписи, в качестве которых в  соответствии с Федераль-ным законом  «Об электронной цифровой подписи»⁸ понимается электрон-ная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначен-ный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использо-ванием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устано-вить отсутствие искажения информации в электронном документе (ч.1 ст.3).

Под использованием ЭЦП понимаются две основные схемы:

1. подписание электронного  сообщения при его передаче  и проверка подписи отправителя  после получения, то есть защищенная  передача документа. Для обеспечения полноценного документооборота использо-вание данной схемы недостаточно;

2. использование ЭЦП во  всем жизненном цикле электронного  документа – при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении  
с ним и т.д.

Организация юридически значимого  электронного документооборота предполагает решение двух задач. Первая – использование  необходимого программного обеспечения. Вторая – решение организационных  и юриди-ческих вопросов. По поводу первой задачи необходимо отметить лишь то, что сказано в федеральном  законе.

При создании ключей электронных  цифровых подписей для исполь-зования  в информационной системе общего пользования должны применяться  только сертифицированные средства электронной цифровой подписи. Возмещение убытков, причиненных в связи  с созданием ключей электронных  цифровых подписей несертифицированными средствами электронной цифровой подписи, может быть возложено на создателей  
и распространителей этих средств в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 2 ст. 5).

Использование несертифицированных  средств электронной цифровой подписи  и созданных ими ключей электронных  цифровых подписей  
в корпоративных информационных системах федеральных органов государ-ственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления не допускается (п. 3 ст. 5).

Таким образом, для обеспечения  юридической значимости необходимо использование сертифицированных  средств криптозащиты информации (СКЗИ). В корпоративных системах допускается  использование и иных СКЗИ, но вопрос в том, будут ли рассматриваться  при этом иски в судебном порядке, до сих пор остается открытым. Судебная практика такого рода разбирательств на сегодняшний день неизвестна. Тем  не менее, существует достаточное количество сертифицированных программных  продуктов, использование которых  допустимо для организации электронного доку-ментооборота.

Но одно лишь использование  сертифицированных средств не позволяет  сказать, что созданная с их помощью  система электронного документо-оборота  автоматически приобретает юридическую  значимость. Необходимо решить и вторую задачу – создать регламент использования  ЭЦП в каждой отдельной системе  документооборота, либо использовать иной документ, называемый Соглашением об использовании ЭЦП. В этих документах должны быть отражены все необходимые положения.

В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ использование  при совершении сделок факсимильного  воспроизведения подписи с помо-щью  средств механического или иного  копирования, электронно-цифровой подписи  либо иного аналога собственноручной подписи допускается  
в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.